淺談事業單位檔案管理信息化建設的提升策略

文/山東省日照市嵐山區黃墩鎮人民政府 尹章

一直以來，檔案管理工作都在默默支持著事業單位日常工作的有序開展，在事業單位的正常運行中發揮著極其重要的作用。隨著我國經濟體制的改革和社會的發展，事業單位對于檔案管理工作也提出了更高的要求。在當前信息技術快速發展的背景下，信息化建設成了我國事業單位檔案管理工作未來一段時間的必然發展趨勢。

一、事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）對檔案管理信息化重視程度不夠。通過信息化的形式向全社會提供檔案服務是事業單位檔案管理信息化建設的重點。然而目前還有很多事業單位并沒有正確認識到檔案管理信息化建設的重要性。一方面，事業單位檔案管理人員沒有按照信息化建設的要求對檔案資料進行必要的分類加工，一定程度上對電子檔案的使用效率造成了影響，滿足不了現代社會對事業單位檔案信息的各項需求。另一方面，事業單位領導沒有正確認識到檔案管理信息化建設對于降低檔案管理成本和提升檔案利用效率的作用。此外，是由于技術條件的限制，部分事業單位仍然依靠手工操作的方式進行檔案管理，還沒有實現無紙化的檔案閱讀，從而對事業單位檔案管理信息化的建設造成了嚴重的阻礙。

（二）缺乏科學合理的檔案管理信息化建設規劃。很多事業單位的檔案管理信息化建設缺乏科學性和合理性，脫離了單位整體的發展戰略，從而導致檔案管理信息化建設規劃難以落到實處。二是缺乏科學有效的調研論證，有的事業單位在制定單位檔案管理信息化建設時，沒有考慮到單位目前根本不具備實施這些規劃的必要條件。三是沒有重視檔案管理信息化建設的實效，規劃設計不夠靈活，缺乏拓展性，一定程度上限制了檔案管理信息化建設的發展空間。

（三）沒有及時建立檔案信息化管理網站。互聯網是信息化建設的基礎，要想實現檔案管理信息化建設，就必須建立起相應的網站才能有效實現信息資源的傳輸。然而目前我國很多事業單位還沒有及時建立起相應的檔案信息網站。其主要表現有以下三點：一是沒有實現檔案資料的網上查詢、傳輸和歸檔等具體工作。二是沒有以網站的形式為社會各界提供檔案服務。三是沒有把檔案管理系統納入事業單位信息系統中。除此以外，軟硬件設備缺乏的問題也比較嚴重。

二、如何提升我國事業單位檔案管理信息化建設

（一）樹立現代化發展意識。在當前各種新思想觀念不斷涌現以及現代信息技術不斷發展和應用的背景下，檔案管理工作也必須做到與時俱進，通過各種途徑進一步優化其管理效率。為了保證事業單位檔案管理工作能夠不斷創新發展，相關工作人員必須盡快樹立起事業單位檔案管理工作現代化發展的意識，以實現電子一體化的檔案管理工作目標，改變傳統的檔案管理模式，進而對事業單位檔案管理信息化建設起到積極的推動作用。

（二）建立完善的檔案管理制度。要想保證檔案管理工作的規范性，就必須通過建立科學完善的檔案管理制度來約束具體的檔案管理行為。因此，事業單位可以根據本單位實際發展情況，結合具體的檔案管理工作來制定一系列具有可行性的檔案管理制度，設定檔案管理信息化建設相應的考核指標，采取一定的獎懲措施進一步激發檔案管理工作人員的積極性和主動性。通過這種方式，不僅可以有效提升事業單位全體員工對于檔案管理工作的關注程度，還可以大幅提升工作人員對于檔案管理的熱情。

（三）建立實用的檔案信息網站。檔案信息網站主要作用是通過網頁的形式，向檔案管理工作人員提供檔案服務功能，方便相關人員利用網絡完成對檔案資料的查詢、歸檔和下載等操作。這種網頁服務的方式是檔案信息化管理中極其重要的一種手段和標志。與此同時，事業單位的檔案信息化管理中又將檔案管理操作系統納入事業單位管理信息系統之中，使其形成一個全方位的傳送系統，有效提升網絡信息資源共享的效率。事業單位要建立檔案信息網站，首先在選擇檔案信息管理操作系統時，應盡可能選擇具有升級功能和再開發能力的系統，以方便之后檔案信息化管理更新和發展的需要，以及更好地凸顯檔案信息網站的服務功能。其次，在設備設施的選擇上，必須要求其符合國家相關標準和規范，且盡可能是當前市場占有率相對較高的產品，如果有條件的話，還可以盡量與國內外相關的科技公司取得練習，量身打造最適合本單位檔案管理工作的操作系統，以保證事業單位檔案信息化建設取得更好的成效，確保檔案信息化管理系統能夠不斷進行升級更新，從而在一定程度上降低成本。

三、結語

總而言之，隨著現代社會的發展和信息科技的進步，事業單位檔案管理信息化已經是必然的發展趨勢。然而，事業單位檔案管理信息化建設是一項系統化的工程，事業單位檔案管理人員要積極創造條件，盡快實現檔案管理的信息化，還要不斷提高自身的管理素質，學習有關計算機、網絡等方面的知識，調整心態，與時俱進，并使事業單位的檔案信息得到最大的開發與利用價值，以滿足事業單位可持續發展的最大需求。