淺議基層民政檔案信息化建設

文/山東鄒城市民政局 李養崢

近年來，我國檔案信息化建設取得了顯著成績，信息化程度逐步提高。檔案信息資源得到了大力開發，檔案信息基礎設施飛速發展，檔案管理和利用的現代化水平大大提高，各項建設取得了巨大成就。各地、各部門檔案管理工作發生了深刻的變化，從傳統的手工管理方式向現代管理方式轉變，從長期封閉型、半封閉型向開放型轉變。隨著整個檔案行業信息化程度的不斷提高，基層民政檔案信息化建設也取得了一些成績。

一、檔案信息化建設取得的成就

當前的社會環境為檔案信息化建設創造了更加良好的氛圍和條件。各級黨委政府的重視和支持為檔案信息化建設的健康發展提供了可靠的保障；全國檔案信息化建設領導小組的成立和檔案信息技術專家庫的建立，負責技術方面的把關與指導，為全國檔案信息化建設科學有序地進行提供了組織保障；國內外有關計算機輔助檔案管理、電子文件管理、檔案網站建設、數字檔案館建設等方面研究成果的取得，為檔案信息化建設積累了寶貴的經驗；引進和培養了一批具有檔案信息資源加工和管理、數據庫管理和維護、應用系統開發等方面的專門人才，專業人才隊伍建設邁開步伐。所有這些，都為我國檔案信息化建設的新發展創造了優越的條件，奠定了良好的基礎。

二、基層民政檔案信息化建設的現狀

隨著整個檔案行業信息化建設的不斷發展，基層民政檔案信息化建設也取得了很大的成就，當然，在充分肯定我們在檔案信息資源的建設、管理和服務等方面取得成就的同時，我們也應當看到，我國基層民政檔案部門的信息化程度仍然是很低的，檔案資源中所蘊藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用，還不能完全滿足經濟建設和社會發展日益增長的需要。同時，基層民政檔案信息儲存和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化，也還有許多具體問題需要加以解決。

當前基層民政部門的室藏資源大多限于紙質檔案，數字檔案資源不夠豐富，且結構較為單一，主要是由紙質檔案轉化而來的數字副本。電子文件大多由信息技術部門管理，未對業務系統中的大量電子文件進行有效歸檔。檔案信息化平臺大多采用電子政務系統和虛擬數字檔案室管理系統相結合的方式，功能不夠完善，實用性較差，檔案信息化的重要作用未充分發揮。當前基層民政部門檔案信息化建設中主要存在以下問題：對民政檔案信息化建設缺乏認識、檔案人員信息化管理水平有限、檔案信息化應用系統建設不夠完善、電子文檔歸檔管理不規范、檔案資源信息化開發利用相對滯后等。

三、推進基層民政檔案信息化建設的對策與建議

在如今大數據時代背景下，檔案信息化建設應融入本單位、本系統、本地區民政業務信息化整體框架，按照建設智慧檔案的總體要求，以構建數字檔案室平臺為基礎，著力推進檔案信息化基礎設施建設，加快室藏檔案數字化步伐，做好現有各類民政業務應用系統的電子文件歸檔管理工作，開展網上檔案查詢和信息服務，最大限度地發揮檔案信息資源的作用。

針對民政部門檔案信息化建設中普遍存在的問題，結合本地區實際，有以下幾點思路：

(一)健全機構、明確職責，加強組織領導。充分認識做好民政檔案信息化工作的重要意義，把握民政工作信息化建設和檔案事業發展要求。重視檔案信息化網絡建設，成立檔案信息化建設領導小組，分工明確、責任到人，使檔案信息化建設步入快車道。依據實際情況，制定檔案信息化建設發展規劃。有目標，有任務，有措施，加大建設檔案信息化標準規范的力度。

（二）加強培訓，提升人員的信息化運用水平。把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入民政檔案工作人員知識更新和繼續教育工作計劃；加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，不斷拓寬民政檔案管理人員的知識面。

（三）完善基礎，加快與業務應用系統的有效銜接。把民政檔案信息化納入民政信息化建設的總體發展格局中，以“數字民政”建設為依托，著重加強“數字民政”的基礎環境建設、應用體系建設、服務體系建設和決策體系建設，充分利用現有基礎，加大民政信息資源融合力度，大力推動信息共享和業務協同，逐步實現檔案管理系統與各應用系統電子文件數據的網格采集和自動歸檔，做到數據集成和無縫銜接，提升檔案信息化應用能力，加強安全體系建設。建設統一的標準規范和綜合數據庫，使用“大數據”管理模式，搭建民政綜合業務框架，對各專題數據庫使用統一規范標準和管理，統一對接政務辦公系統、救助管理系統、居民家庭收入核對系統、婚姻管理系統、優撫安置系統、水庫移民管理系統、養老信息管理等各個業務應用平臺，促進各業務數據信息資源共享和匯聚，實現各平臺之間的數據共享、資源整合。

（四）規范管理，大力推進檔案信息資源建設。一是建立各類室藏檔案目錄數據庫。根據室藏檔案數字化建設要求，建立文書檔案、專業檔案會計檔案、設備檔案、特種載體檔案等各門類檔案的目錄數據庫，同時利用虛擬數字檔案室管理系統進行了文書檔案、專業檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案的全文掛接，逐步完成室藏檔案數據庫、檔案文件級目錄、案卷級目錄數據庫建設。二是建立全文數據庫。按照省級示范數字檔案室建設測評標準的要求，對工作開展有長遠利用價值的文書檔案及民政專業保管期限為永久、長期(30年)的檔案進行全文掃描及登記備份工作，對會計檔案年報表、照片檔案、實物檔案進行數字化掃描，利用虛擬數字室管理系統進行全文掛接管理，采取密碼授權的方式進行全文數據資源的檢索與利用。三是加強特種載體檔案數字化及集成管理。對民政工作中重大活動的錄像、照相，做好技術加工處理，完成室藏現有錄音、錄像、照片檔案的技術加工處理，納人數字檔案室平臺管理。四是規范數字檔案資源管理。建立健全檔案信息化建設的各項規章制度，規范流程，嚴格依照制度辦事，使信息化工作有據可依、有章可循。加強對本部門電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各科室(部門)產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。

隨著檔案部門的數字化發展，各級民政部門應當立足當前，著眼未來，積極采取措施，努力掌握現代科學技術知識，加快本部門檔案工作的信息化建設，以逐步實現民政檔案資源的信息化建設。