黨校圖書館辦公室信息工作初探

文/中共云南省委黨校圖書館 胡曉雯

一、辦公室信息工作的主要內(nèi)容

圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，是為教學(xué)和科研服務(wù)的部門，在圖書館中，辦公室工作內(nèi)容相對復(fù)雜：一是承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)決策和圖書館的發(fā)展提供參謀作用、助手作用和協(xié)調(diào)作用的職能。二是承擔(dān)著協(xié)調(diào)多個(gè)部門之間的工作、溝通上下、協(xié)調(diào)左右、處理公務(wù)、參與館務(wù)、搞好服務(wù)，包括草擬公文、會(huì)議通知、上情下達(dá)、下情上達(dá)、文件收發(fā)等，每天所接觸到的信息內(nèi)容非常多，其中包括信息收集、信息溝通、信息儲(chǔ)存、信息加工和信息傳輸?shù)裙ぷ?。所以，信息工作在圖書館辦公室工作中占有十分重要的地位。

二、如何做好圖書館辦公室信息工作

（一）圖書館辦公室信息收集的作用。圖書館辦公室工作既有一般辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，又與圖書館專業(yè)有著密不可分的聯(lián)系。有著各種渠道收集的材料信息，如對館藏結(jié)構(gòu)、開放時(shí)間的安排、工作量的考核、設(shè)備的添置、崗位的設(shè)置、讀者的意見和建議等。需要提煉出對決策制定有益處的信息，將信息進(jìn)行綜合和匯總，為館領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供幫助。在制定了相應(yīng)的決策之后，實(shí)施過程中要向各個(gè)部門進(jìn)行信息傳遞，將領(lǐng)導(dǎo)的決策轉(zhuǎn)變成為具體工作去實(shí)施，并且負(fù)責(zé)將其他部門在實(shí)施過程中遇到的問題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反映。解決問題保證順利完成工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)圖書館整體和諧發(fā)展。

（二）圖書館辦公室信息溝通的作用。辦公室要多與各職能部門和教研部門溝通交流，宣傳圖書館的發(fā)展現(xiàn)狀；提供他們所需的各種信息，并反映圖書館的困難和需求，使圖書館的各種服務(wù)得以順利開展。隨著圖書館的發(fā)展，越來越傾向于為讀者提供個(gè)性化的服務(wù)，通過發(fā)放各類調(diào)查問卷、開座談會(huì)、研討會(huì)以及利用微信、微博等方式，及時(shí)地獲取讀者的真實(shí)需求，對讀者的申訴進(jìn)行整理和匯總，及時(shí)向讀者進(jìn)行反饋，保證第一時(shí)間處理問題、妥善解決矛盾，并掌握反饋回來的各類信息，實(shí)現(xiàn)與讀者的有效溝通。使圖書館的管理者與讀者之間的距離更近，準(zhǔn)確了解讀者的需求，從而為讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）加強(qiáng)信息存儲(chǔ)意識(shí)、完善檔案管理工作。檔案是一種重要的信息資源，圖書館辦公室檔案是指辦理完畢的具有查考價(jià)值和保存價(jià)值的公文材料等，為了以后使用需要保存起來。按照它們之間的內(nèi)在聯(lián)系歸檔，運(yùn)用科學(xué)的方法對檔案分類保管，使檔案資料準(zhǔn)確反映黨校及圖書館不同時(shí)期的真實(shí)情況。主要內(nèi)容：一是上級下發(fā)的各種文件、重要會(huì)議材料、本單位的請示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)、計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、崗位職責(zé)等。二是學(xué)校不同時(shí)期的教學(xué)、科研資料、課件管理情況。讀者數(shù)據(jù)包括讀者的姓名、專業(yè)、所在部門、年齡、借閱數(shù)量、借閱種類、借閱偏好等，包括圖書館人員結(jié)構(gòu)、職稱、數(shù)量、科研、進(jìn)修情況，圖書館固定資產(chǎn)數(shù)量、名稱、所在地。三是文獻(xiàn)資源采購數(shù)據(jù)、館藏?cái)?shù)據(jù)，各類紙質(zhì)文獻(xiàn)和電子文獻(xiàn)采購的合同、名稱、數(shù)量、價(jià)格、館藏地、每年的采購量等。四是圖書館的各種公共活動(dòng)如閱讀推廣活動(dòng)、贈(zèng)書活動(dòng)、新書推薦等活動(dòng)的工作計(jì)劃、活動(dòng)的簡報(bào)、照片、成果等。現(xiàn)在的歸檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式，必須緊跟信息處理技術(shù)潮流，運(yùn)用信息處理技術(shù)規(guī)范建立檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資料收發(fā)、處理、傳送、調(diào)用和保存的一體化，在保密的前提下通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作質(zhì)量和工作效率。

（四）培養(yǎng)圖書館辦公室人員信息素養(yǎng)，提升處理信息的能力。每天有大量的各種信息在辦公室中流轉(zhuǎn)需要處理，包括領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)下來的信息，部門之間傳達(dá)的信息，計(jì)劃進(jìn)行下一步工作的信息，這些信息的處理工作量大，若要保證信息處理中的快速性和準(zhǔn)確性，就要提升工作人員處理信息的能力。首先，工作人員要掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理，找到處理信息的最佳方法，將不同的信息給予劃分，做好信息的篩選、加工、采集、反饋、傳送、和存儲(chǔ)等工作，避免不同的信息混雜在一起，提高信息處理的效率。其次，圖書館辦公室工作的綜合性、專業(yè)性和特殊性要求相關(guān)人員具有較強(qiáng)的圖書館管理方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，從文獻(xiàn)資源的管理、傳遞到讀者意見統(tǒng)計(jì)、信息分析、物資使用到圖書館發(fā)展方案的規(guī)劃擬定、日常公文的起草，都要熟知，才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手，為圖書館的發(fā)展提出合理化建議。

提升業(yè)務(wù)素質(zhì)要以自學(xué)和在職培訓(xùn)為主，要為辦公室人員提供進(jìn)修、調(diào)研、參加相關(guān)會(huì)議、參加各種繼續(xù)教育培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，同時(shí)養(yǎng)成閱讀專業(yè)書籍的習(xí)慣，關(guān)心專業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和調(diào)查研究等方法掌握圖書館專業(yè)的發(fā)展、動(dòng)態(tài)，緊跟圖書館學(xué)理論研究與實(shí)踐的步伐，把學(xué)到的知識(shí)運(yùn)用到工作中。

三、結(jié)束語

隨著黨校教育事業(yè)的發(fā)展，圖書館的作用越來越大，是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)和科研的主要場所之一。圖書館在提供服務(wù)時(shí)，辦公室擔(dān)當(dāng)著關(guān)鍵性的角色。圖書館工作人員提高溝通能力和業(yè)務(wù)技能，可以為圖書館內(nèi)外的聯(lián)系、領(lǐng)導(dǎo)決策的制定及處理讀者的訴求提供有效的幫助。因此全面提升辦公室工作效能，更好地服務(wù)于黨校的教育事業(yè)。