把好“三關” 提高公文質量和處理效率

文/華電章丘發電有限公司 王慎貞

公文一般由辦公室負責制發和處理，辦公室一名文書，一名文牘秘書，負責單位所有公文的核稿、制發和流轉，還要負責單位其他文字材料的起草，工作量非常大。如何提高單位公文處理水平，提高工作效率，讓秘書從重復、繁重的工作中解脫出來，有更多的時間去學習提升自己，寫出更好的文字材料，是當前面臨的一大難題。

經過一段時間的思索和實踐，筆者認為應從以下幾個方面做好工作，把好公文起草關、審核關和辦理關，大大提高公文的辦理效率。

一、把好起草關

作為工業生產企業，單位文筆好的并不多，各部門公文起草的質量更是良莠不齊。格式錯誤、語句不通、層次混亂等問題經常發生，有的文件改好多次仍然不合格。辦公室核稿工作量很大，但實際上掌握了公文的基本格式，基本的公文寫作方法，這些問題就能很大程度上得到改變。關于核稿，我經歷了三個階段：

第一階段：包辦。各部門發來的文件，我都一一改過，然后送下一步處理。這樣其實效率還蠻高的，但擬稿人認識不到問題在哪里，下次起草，依然錯誤頻出。

第二階段：一對一輔導。文件有問題，我不再代替修改，而是指出問題，退回擬稿人修改。但這樣一來工作量更大，有的擬稿人這次改對了，下次舊病復發，挑戰你的耐心！

第三階段：微信群通報。建立單位公文微信群，核稿中遇到的問題，截圖說明發到群里，擬稿人明白問題出在哪里，其他人也跟著接收教訓。經過一段時間的熏陶，單位擬稿質量大大提升，低級問題發生的頻率大幅下降。

同時，就一些常用文種的寫法，好的公文范本在群里與大家一起賞析，讓大家知道好的公文是怎么寫出來的。這種交流方式簡潔明快，受到大家的普遍歡迎，簡潔明快的圖片說明，讓大家一目了然，公文寫作不再神秘。

二、把好審核關

核稿，是保證公文質量的重要環節。按照公文處理流程，擬稿人擬稿完畢，送部門負責人審核。目前存在的主要問題是部門負責人把關不嚴，直接通過。一是增加了辦公室核稿的難度，二是擬稿對公文的起草不夠重視。畢竟部門負責人對部門人員崗位的升遷有著很大的決定作用。而辦公室的核稿環節，最多只能是考核一次而矣。為此辦公室多次在公文中強調，部門負責人要對本部門公文質量嚴格把關，同時設置部門兼職文書，對本部門公文進行初步審核。這樣一來，撰稿人對擬稿質量的重視程度大大提升，報送公文質量也有了很大的提升。在辦公室核稿階段，對每個存在的問題都與擬稿人進行交流，確保同樣的問題不再重復發生。

三、把好流轉關

公文流轉是公文處理的重要環節，流轉是否順暢直接影響公文處理效率和工作效率。公文流轉包括登記、批示、傳閱、分辦、催辦及歸檔工作。

第一，及時流轉。“及時”是確保公文處理工作時效性的基本前提。要及時認真做好文件的簽收登記和傳閱工作，隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，提高文件管理效率。來文較多時，先處理與本單位有直接關系的文件。如果領導出差或者忙于其他事項忘記批閱文件時，要適時委婉地予以提醒。在處理過程中，要準確理解領導批示意見，凡是批示意見中涉及到的領導和部門一一傳閱到位。

第二，適時催辦。文件進入分辦階段，要跟蹤文件的落實情況，可采用靈活多樣的形式，主動聯系對方，不能將領導批示的文件送達具體承辦部門就萬事大吉、不管不問，而要定期對所辦的文件進行核查，跟蹤督查落實情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時限內落實承辦事項。對于緊急重要文件，必須確保事事有結果、件件有回音。

第三，分類做好歸檔和保密。公文辦完后，要分類存放，方便取用。年底時立卷、歸檔。公文運行中，若涉及秘密事項，要嚴格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個環節工作，嚴格按照保密要求和閱知范圍辦事，并在運行和處理中妥善保管。

四、結束語

提高公文處理水平，需要在實踐中不斷摸索，要多總結、多鍛煉。通過以上三點的實踐，目前各部門上報的公文質量得到很大改進，流轉效率得到提升，有效地促進了單位各項工作的高質量開展。