淺談信息化背景下的企業檔案人才培養

黃毅

檔案信息化是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程，檔案信息化根本意義在于觸發并推進了檔案管理效率和服務質量，提高檔案管理人員素質，豐富了公眾的信息生活，促進信息產業的發展。

信息化人才是掌握信息化技能和知識、傳播信息技術，推動信息化建設的重要推手。隨著信息科學技術的發展和信息技術在檔案各個領域的應用，對專業技術要求越來越大，特別是信息化、數字化對檔案的管理、查閱重要性逐步突顯，實現信息化檔案管理成為各級檔案部門面臨的一項嚴峻挑戰，而想實現這一目標就必須緊緊依靠人才。培養信息化檔案人才。這是檔案信息化建設的基礎和前提，是檔案部門應對知識經濟，科學技術迅猛發展形勢的必然選擇，是各個檔案部門和機構乃至檔案人員的歷史使命。本文意在探討在信息化背景下企業檔案人員的現狀和加快人才培養的解決對策。

1 企業檔案信息化人才隊伍的背景和現狀

人是事業興衰成敗的關鍵，在信息化檔案建設中，人才隊伍是核心力量，是實現信息化檔案管理的關鍵所在。但是從企業當前的現狀來看，無法適應信息化時代背景下的新需求。主要表現在以下幾

方面：

1）年齡偏大，老中青結構不合理，人才斷檔。從年齡構成上來看，極其缺少30歲以下的人員，50歲以上占大多數，以大慶鉆探工程公司為例，共有126名專職檔案員，但是34歲以下僅僅有28名，占比22%。從學歷來看，大部分都是大專及以下，本科（包含成人本科）及以上占比不足一半，未能形成一個老、中、青優化的橄欖型年齡結構，也未能形成“傳幫帶”的學習型團隊，學習力不足，缺乏既懂技術又懂管理的軟件人才。這一現狀，嚴重制約了信息化的進一步推進發展。

2）缺少科班出身的管理人員。從當前企業檔案管理人員的現狀來看，幾乎沒有檔案專業科班出身的人員，檔案人員大多都是從技術工人、操作工人轉崗而來，檔案管理人員能夠從辦公室、人事部門等轉崗，就算是具備較高素質的人才了，這導致檔案從業人員對檔案管理的理論知識缺乏了解，更枉論真正掌握信息技術的綜合性人才了。同時，檔案人員自我定位不精準，缺乏鉆研精神，人心浮動，理論與實踐脫節，不能較好的總結工作中的經驗和教訓，也未能較好的推廣有效的應用技術管理方法，這些問題阻礙了檔案信息化的進程。

3）人、財、物投入力度不夠，檔案部門的地位較低。長期以來，檔案部門一直被看做是收容其他部門剩余人員的收容所，從其他崗位轉崗而來，未經過選拔、競聘就直接進入工作，此外，有些單位還將檔案部門看做“休養所”，將一些身體條件差、資格老和年齡大的員工安插過來，進行管理工作，以致檔案人員的整體水平差、素質差，人員結構不合理，在實際工作中，很難提高檔案人員的工作水平和信息化水平。

4）工作價值和經濟效益無法直接體現。企業的逐利性客觀導致檔案部門經常被“邊緣化”。由于檔案工作的價值更在于歷史見證，因此短期內很難體現工作價值和工作效益。很多單位領導對檔案工作重視度不夠，認為檔案管理只要不出事就可以了，這就導致外界氛圍對檔案的評價和認可度較低，認為檔案人員無所事事、安于現狀，缺乏工作熱情和創造性。輿論和外界氛圍的低評價導致檔案人員自我價值的認可度不高，這樣在吸引高素質的信息化人才上力度明顯不夠，以致于人才不想去、留不住等情況時有發生。

2 建設檔案信息化的重要意義

檔案信息化可以打破以前傳統的局限性、封閉性管理模式，有助于檔案管理部門向信息采集、服務、利用職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置與管理，并在企業發展的角度上，提供決策的基礎性依據，因此實現檔案信息化具有非常重大意義。而在經濟、技術快速發展的今天，人才是發展的重要資源，只有培育信息化檔案人才可以促進檔案信息化管理的實現，提高管理效率。實現檔案信息化管理意味著以較少的人力、物力、時間完成較高質量或較多數量的工作，主要表現在：

1）檔案管理的自動化和檔案實體管理的簡化。經過精心設計的檔案管理系統一方面可以實現管理過程的自動化，包括歸檔、存儲、鑒定、統計分析，另一方面還可以簡化檔案實體管理，如立卷、實體分類等，從而減少檔案工作人員的手工勞動，縮短工作時間，提高管理效率。

2）歷史檔案原件得到保護。一是代替原件提供利用。經過數字化后，利用者可以查看歷史檔案的數字化版本，從而減少對原件的損害；二是以電子的方式傳承歷史。如果將珍貴的歷史檔案數字化，檔案信息就會永久存在，有利于傳承歷史。

3）促進服務水平的提高，滿足群眾日益增長的和變化的多元化需求。信息化的檢索系統可以從多個檢索角度出發，實現目錄數據的一次輸入、多次輸出，強大的數據處理能力有助于滿足用戶多元化的檢索需求。相比親臨現場，手工在多個柜架中尋覓，在計算機中輸入檢索詞并等待檔案管理系統的反饋就顯得簡單。信息化條件下查詢效率的提高不僅表現在檢索時間的縮短，更表現在查全率和查準率的提高上。越是跨時空、大規模、綜合性的查找，這種優勢性表現得越明顯。

3 培育信息化背景的人才采取的對策和舉措

檔案信息化建設是檔案事業應對全球科學技術迅猛發展形勢的必然選擇，是推動我國信息資源總量增加、質量提高、結構優化、提升全社會信息資源開發利用水平，提高信息化建設的綜合效益的必然 要求。根據信息化建設的現狀，我們應積極引進帶有普遍性的關鍵技術，優先發展創新性強、可發揮杠桿作用的突破性技術，重點研制開發新技術。

1）豐富培育人才的形式。人才是最寶貴的資源，加強信息化背景下檔案人才的培養，要加大投入，一是招納具有檔案專業的大學以上學歷的高校畢業生，在源頭上保證從業人員素養，二是加大培訓投入力度。和高等院校合作，選拔優秀工作人員進入院校深造，開展信息化專題培訓班、專題講座、電視教育等形式普及信息化管理知識，通過再學習提升信息管理水平，提升信息化應用技術。同時，還可以“點帶面”“傳幫帶”，把學習到的優異知識傳授給身邊同事，帶動單位整體能力提升。培養信息化檔案人才隊伍，是檔案信息化的基礎性工作。三是培養具備信息化能力的決策者。一個領導者是人才隊伍的核心力量，有著巨大的導向和引領作用，培養業務精通、科技管檔、科學利用的領導者可以對工作起到良性循環的作用。

2）健全機制體制，加大立項投入。實現檔案管理信息化，一是支持檔案信息化項目，包括立項、經費、崗位設置、人員配備等，確保搭建出便捷、高效的信息化平臺，讓檔案信息資源為更多的群體共享和利用，進而提高檔案的價值，擴大檔案的社會影響力。同時，建立健全獎勵機制，對在檔案信息工作中作出突出成績的單位和個人進行通報表彰，擴大宣傳，提高檔案人員積極性。

3）合理整合利用各項資源。積極聘請具備技術攻關能力的檔案信息化技術專家。這批技術專家不僅能夠解決現代信息技術在檔案工作中的應用問題，還能鉆研檔案數字化技術、網絡技術，解決現實工作中的各種疑難雜癥，提升現代化管理水平。如歸檔數字化，可以減少原件借閱次數，有利于原件的保管，又簡化的借閱的流程，節約了時間。

總之，檔案的信息化是檔案發展的必然趨勢，我們要緊扣信息化時代背景，牢牢抓住機遇，面對信息化中存在的一些問題，積極采取有效方式及時解決，推動信息化人才的培養，為服務企業做出應有貢獻。