淺析人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

曾君

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，學(xué)校越來越重視人事檔案管理工作。它作為人事管理中的重要成員，對人才錄用工作非常重要，用人單位可以從人事檔案中獲取學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、家庭成員情況、工作實習(xí)經(jīng)歷等等。本文對人事檔案管理的重要性進行分析并給出提高人事檔案管理效率的

手段。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要性；優(yōu)化途徑

人事檔案記錄且跟隨每個人的一生，其地位非常重要。用人單位及學(xué)校通過對人事檔案的查詢，可以快速了解員工及學(xué)生的個性化特征，其真實性非常重要，但經(jīng)濟的發(fā)展使人才的流動越來越快，人事檔案管理過程中暴露了許多問題，無法滿足現(xiàn)階段社會的發(fā)展需求，所以，要加大人事檔案的管理力度。

1 管理人事檔案的重要性

檔案是記錄每個人成長的重要憑證，是每個人從幼兒園到走向工作崗位的人生軌跡縮寫。通過檔案，學(xué)校和用人單位可以了解每個人的家庭情況及社會關(guān)系。所以，管理人事檔案是非常必要的，其重要性主要體現(xiàn)在以下三方面：一是代表每個人的人生歷程。人事檔案可以體現(xiàn)學(xué)生上學(xué)時期的階段性表現(xiàn)，方便用人單位在后期進行招聘參考，這就要求的人事檔案管理人員要對自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，通過細(xì)致的記錄制作出每個人的專屬檔案，使其符合真實性、完整性、有效性；二是人事檔案管理在人事管理工作中占有重要的位置。學(xué)校的人事管理工作十分復(fù)雜且繁瑣，但最基礎(chǔ)的工作就是人事檔案管理，其管理能力的提升在一定程度上也可以提高整個人事管理工作的水平。因此，工作人員在進行人事檔案的管理工作時，必須要集中精神將每個人的每個階段的檔案做好整理，防止出現(xiàn)遺漏的情況，增加內(nèi)容的真實性；三是人事檔案管理的工作是檔案真實完整的表現(xiàn)形式。想要提升學(xué)校人事檔案的真實率，就必須要注重人事檔案管理部分的工作，這也是全體人事檔案管理人員工作的終極目標(biāo)，為了實現(xiàn)這個目標(biāo)，就必須要提高人事檔案管理的綜合水平，創(chuàng)新管理制度，實行統(tǒng)一的人事檔案管理制度，將管理工作進行詳細(xì)化分配，推動學(xué)校人事檔案管理建設(shè)的發(fā)展[1]。

2 現(xiàn)階段人事檔案中存在的問題

首先，人事檔案的信息獲取途徑較少，老師檔案的管理效果超過學(xué)生的管理效果。學(xué)校中的每一個個體都是人事檔案管理的重要對象，不論老師的個人檔案或是學(xué)生的個人檔案都是學(xué)校人事檔案的寶貴財富，管理人員需要根據(jù)實際情況進行整理；然后，人事檔案管理的軟硬件設(shè)施過于陳舊，不適合學(xué)校人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)校對人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，導(dǎo)致大多數(shù)學(xué)校的軟硬件管理設(shè)備比較落后，人事檔案管理工作人員大多數(shù)都是兼職，無法將工作的中心放在人事檔案管理上，一些思維陳舊的管理人員認(rèn)為，只要沒有丟失，就是完成了對檔案的管理工作，紙張的保管不及時，直接減少了人事檔案的壽命；最后，人事檔案的管理工作缺少信息科學(xué)化。改革開放以來，我國的人事管理制度不斷完善，人事檔案管理越來越現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化，但計算機技術(shù)推廣應(yīng)用還沒有完全普及，實際應(yīng)用還存在許多的問題，限制了學(xué)校人事檔案管理的發(fā)展。

3 提高人事檔案管理效率的優(yōu)化途徑

3.1 完善人事檔案管理的相關(guān)制度與體系

想要提高人事檔案的管理效率，就必須要制定完善的管理機制和體系。管理人員需要以國家出臺的相關(guān)法律法規(guī)為參考基礎(chǔ)，參照學(xué)校的實際情況，建立相關(guān)制度與體系，使管理人員在實際管理工作中實現(xiàn)“依法治檔案”，然后再向下進行制度推行落實。在這個過程中，學(xué)校人事檔案管理部門需要注意以下幾方面：一是統(tǒng)一檔案管理制度，這樣可以方便后期管理人員的整合，減少管理人員重復(fù)工作率，檔案管理部門可以參照國內(nèi)外優(yōu)秀的學(xué)校人事檔案管理實例，將其與自身的管理工作進行有機結(jié)合，制定出適合學(xué)校人事檔案管理的制度及體系；二是對人事檔案管理人員實行獎罰制度，這種制度的實行可以從根本上提高管理人員的主動性，當(dāng)人事檔案管理人員在工作中非常認(rèn)真，工作效率較高，就會獲得相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，一段時間后進行核算，給予分?jǐn)?shù)前三名的管理人員相應(yīng)的獎勵；反之，當(dāng)人事檔案管理人員在工作中動作散漫、不聽指揮，就會減分，一段時間后核算分?jǐn)?shù)最后三名管理人員會獲得相應(yīng)的懲罰。這樣做，有助于提高管理人員的工作積極性，保證人事檔案信息的真實。

3.2 提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識及管理能力

想要提高人事檔案管理工作的效率，就必須要培養(yǎng)人的專業(yè)知識及管理能力。若管理人員的專業(yè)知識量較少，管理能力較差，那么人事檔案的管理效果一定不容樂觀。針對上述問題，可以采取以下幾種解決辦法：一方面，合理分配檔案管理人員的相關(guān)工作。學(xué)校每年舉辦招聘會的時候，除了要保持原有的專業(yè)課老師、導(dǎo)員的職位招聘外，還應(yīng)該設(shè)立人事檔案管理人員的相關(guān)職位招聘，吸收新鮮的血液，增加人事檔案部門的基層工作熱情，從而提高其工作效率；另一方面，對現(xiàn)有的人事檔案管理人員開展專業(yè)知識培訓(xùn)，還可以定期舉辦同區(qū)域人事檔案管理人員的交流活動。對于剛?cè)肼毜娜耸聶n案管理人員可以采取“新老員工一帶一”模式，使其盡快熟悉自己的工作職責(zé)及日常工作內(nèi)容。學(xué)校還可以設(shè)立自我增值獎金，鼓勵人事檔案管理人員利用課余時間實現(xiàn)自我增值，取得相關(guān)的管理資格證書。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理辦法

現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足學(xué)校的多元化發(fā)展，所以管理人員要對其進行創(chuàng)新。例如：可以把人事檔案管理日常工作有效的分為多個小區(qū)域，再安排人事檔案管理人員對其進行針對性管理，這樣優(yōu)化了工作時間，增加了工作效率；在人事檔案管理過程中，根據(jù)自身的實際情況，制定相應(yīng)的管理表格，每個管理人員都需要在下班后上交這份表格，以周為單位、以人為對象、以工作效率作為基礎(chǔ)對這些表格進行階段性匯總，以圖表的形式顯現(xiàn)出來，并張貼在辦公室中，這樣可以增加人事檔案管理工作的明細(xì)化，還可以激發(fā)人事檔案管理人員的積極性，提高其工作熱情，使其在工作中能夠發(fā)揮自己最大的能量[2]。

3.4 增加人事檔案管理的信息化建設(shè)

建設(shè)信息化的人事檔案管理模式是社會未來人事檔案管理的發(fā)展趨勢，學(xué)校作為社會的重要場所，也要緊跟社會發(fā)展的步伐，才可以增加其核心競爭力。一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要在頭腦中樹立信息化檔案管理意識，增加人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)計建設(shè)投入；另一方面，學(xué)校要建立自己的人事檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中要實現(xiàn)錄入、查找、引用、修改、整理、反饋的功能，在錄入過程中要保證檔案信息與電腦中輸入一致，通過賬號、密碼登錄可以實時查看并引用需要的人事檔案，需要注意的是，可以修改人事檔案的人員必須是系統(tǒng)的管理員，更改后也要在系統(tǒng)中留下記錄信息，增加學(xué)校人事檔案信息的保密性。

4 結(jié)論

綜上所述，人事檔案管理工作在學(xué)校和用人單位中扮演著重要的角色，對個人具有重要的意義，所以必須要增加對其的管理力度。從學(xué)校的角度來看待人事檔案管理問題，首先要提高管理人員的綜合素質(zhì)，不斷完善管理方法，推動人事檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻

[1]王悅，羅振.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化的幾點建議[J].低碳世界，2017（35）：365-366.

[2]王心梅，名娟.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑[J].教育現(xiàn)代化，2017，4（38）：163-164.