探討如何提高檔案管理人員業務處理綜合能力

摘 要：在當前機關企事業單位以及各類業務機構的運行過程中，已經越來越重視對檔案的有效管理，而要實現高效準確地管理檔案，需要檔案管理人員能夠充分提高業務處理綜合能力。基于對業務處理綜合能力涵蓋范圍的研究與剖析，本文提出了提高檔案管理人員業務處理綜合能力的措施，為檔案管理工作人員提供合理建議和指導的同時，充分提升檔案管理的效率與質量。

關鍵詞：檔案管理；檔案管理人員；業務處理綜合能力

隨著計算機技術的深入發展，當前的檔案管理體系中已經進行了全面徹底的信息化建設，這對檔案管理人員的業務處理綜合能力提出了新的要求，另外檔案管理工作本身具有很強的實踐性與科學性，故而需要工作人員在原有基礎上提高業務處理綜合能力。然而通過調查發現，能夠滿足新時期檔案管理工作要求的人員數量較低，在今后的發展中需要充分重視這一問題。

1 檔案管理人員業務處理綜合能力涵蓋范圍

1.1 協調能力

在檔案管理工作的推行過程中，涉及多個子系統和多種設施的有效使用，故而需要工作人員具有很強的協調能力，保證檔案管理的有條不紊進行。對于子系統間的協調，子系統主要為檔案管理工作中涉及的各個部門，這就需要工作人員能夠對整個檔案管理流程有深入了解，并且能夠將不同部門進行組織和協調，從而讓各子系統的工作能夠實現完整融合。對于檔案管理過程中各類設施的協調，主要為信息化系統設備的應用，需要工作人員能夠對各類設施的用途、應用方法和操作流程都有詳細了解，在應用這些設施提升檔案管理效率的同時，保證檔案管理工作的準確性[1]。

1.2 信息處理能力

在當前的檔案管理工作中，已經對檔案管理工作進行了信息化建設，通過建成的信息化系統能夠提升檔案管理的效率，并且在很大程度上提升了檔案管理的準確性，所以對于檔案管理工作人員來說，需要能夠熟練應用信息化系統，而這就要求工作人員有較強的信息處理能力。另外對于一些檔案來說，需要能夠被有效調用，尤其是在機關企事業單位運行檔案，工作人員通過對檔案的查閱和深度解讀能夠對單位的運行情況進行深入了解，從而為單位的運行提供合理建議，故而需要提升工作人員的信息處理能力，從而讓其能夠勝任檔案管理中的各項工作。

1.3 學習能力

在檔案管理系統當前和今后的運行與發展中，各類新的管理理念、體系和設備將會大量應用于檔案管理工作中，從而讓檔案管理工作能夠更好推行。而要能夠充分發揮這些新事物的功能，需要檔案管理的工作人員能夠在短期內對各類新事物有深入了解，從而提升檔案管理效率和準確性。這就要求工作人員需要具有很強的學習能力，讓其能夠在短時間內能夠熟練掌握各類專業技能，故而在各類企業和機構的檔案管理工作中，需要充分重視和提升工作人員的學習能力，讓其能夠更好地進行檔案管理。

1.4 創新能力

當前各行各業都對工作人員的創新能力提出了高要求，以通過提升職工的創新能力推動行業改革，從而讓行業獲得更好發展，對于檔案管理工作也是如此。在檔案管理工作今后的發展中，各類新技術、新理念將會在檔案管理工作中擁有很大的用武之地，而提升工作人員的創新能力能夠讓其在很短時間內對這些新事物的合理性進行驗證，將這些新事物經過合理改進應用到檔案管理工作中，從而提升行業的發展效率和效果。另外提升工作人員的創新能力還能夠讓其對其他行業的先進管理理念進行了解與探究，從而讓其他行業為檔案管理工作提供有效指導[2]。

2 提升檔案管理人員業務處理綜合能力的措施

2.1 提升檔案管理人員的創新意識

對于檔案管理工作來說，很多管理人員都對這方面的認識存在不足，故而在檔案管理工作今后的運行中，管理人員需要對這一點提高認識，讓工作人員能夠逐漸提升創新意識。而要達成這一目的，除了出臺相應的鼓勵政策，還可以通過舉辦培訓課程達成目的，這種外力和內力共同作用的方式能夠在提升檔案管理人員創新意識方面取得很好的應用效果。但是需要注意的是，創新并不是空想，而是在現有理論基礎與實踐成果的基礎上進行革新，從而使檔案管理工作能夠更好運行和發展，同時對于檔案管理工作的創新工作來說，現有的檔案管理工作的各項理論體系經過多年發展，已經較為健全，故而在檔案管理工作的創新過程中，需要由工作人員對其他行業的管理體系和方式進行解讀與研究，通過對其余行業管理方式的借鑒和改造推行檔案管理工作改革，尤其是各類私企中，檔案管理工作具有較高的先進性，這一點能夠對機關事業單位的檔案管理工作提供有效指導。

2.2 強化檔案管理人員的學習能力

當前我國的檔案管理工作已經向信息化推進，并且在一些檔案管理機構中已經實現了信息化的全面建設，以提升檔案管理的效率和準確性。而要充分發揮各項新型技術的優勢，就要求工作人員能夠深入了解各類設施的應用過程，但是我國當前的檔案管理工作改進時間緊，任務重，所以需要工作人員能夠在短時間內熟練掌握各種可能應用到的知識，故而檔案管理機構需要能夠強化檔案管理人員的學習能力。另外對于機關事業單位的檔案管理工作來說，當前和今后的發展中會將不同單位的檔案進行一定程度上的融合應用，檔案管理人員也需要通過學習對其余單位的檔案管理流程、檔案的管理內容進行學習。要提升檔案管理人員的學習能力，可以建設激勵體系、進行合理培訓等措施達成目的，從而讓檔案管理人員的學習能力獲得充分提升[3]。

2.3 對檔案管理人員進行合理培訓

對于檔案管理工作而言，要保證工作人員擁有較高的業務處理綜合能力，除了要使其能夠熟練應用各類辦公設備、掌握工作內涵，還需要具備很強的責任心和使命感，唯有如此才能充分保證檔案管理工作的質量。故而在對工作人員進行培訓時，除了要講解檔案管理工作的各個流程，以及各類設施的使用方法，還需要在培訓過程中加強對檔案管理人員的思想道德培養，通過這種潛移默化的教育能夠讓工作人員掌握各項專業技能的同時，讓檔案管理人員對工作的熱愛程度充分加深，另外對于機關事業單位的檔案管理人員來說，培訓過程中還需要對其主動服務意識進行強化，例如對于房管檔案管理，可以通過主動服務意識的強化讓檔案管理人員主動提升自身素質，根據檔案對城市的發展變化進行研究與分析，最終對城市的發展進行預測，為城市建設貢獻力量。

2.4 加強各系統間的合作

對于檔案管理工作而言，在工作過程中不但涉及系統內部各子系統的協調運行，還需要與其他機構或系統進行合作，從而提升檔案管理工作的效率。而在該過程中，也可以采取合理措施提升檔案管理人員的業務處理綜合能力，例如對檔案管理系統中的各系統融合過程中，各子系統可以派出檔案管理人員與其他部門的工作人員進行交涉，從而對其余部門的運行流程和運行難點進行了解，并與本部門的運行情況進行對比和融合，從而提出加強系統合作的方案。這種方式不但能夠加強系統間的合作，也能夠讓檔案管理人員的協調能力等方面獲得充分提升，提升了工作人員的業務處理綜合能力。

2.5 優化檔案管理工作流程

當前的檔案管理工作流程較為繁瑣，在檔案管理系統今后的運行與發展中，將會對檔案管理工作流程進行改進，從而提升檔案管理工作的效率與效果。而在建設新的檔案管理工作流程的過程中，可以讓檔案管理中的各子系統工作人員參與討論，并讓各子系統的工作人員結合本部門的運行情況提出合理建議，從而建設新的更加合理的工作流程。同時對于工作人員來說，參與這種討論能夠讓其協調能力獲得充分提升，并對整個檔案管理工作有更加深入的了解，同時也能夠讓其將學到的理論知識進行合理應用，最大限度提升了工作人員的業務處理綜合能力。

3 結論

綜上所述，對于檔案管理工作人員來說，業務處理綜合能力包括協調能力、學習能力、創新能力等方面，通過對這些能力的有效提升能夠提升檔案管理工作的效率和準確性。而要提升工作人員的業務處理綜合能力，可以通過強化檔案管理人員學習能力、提高創新意識等方面達成目的，從而讓檔案管理工作能夠更好運行與發展。

參考文獻

[1]魏雙躍.淺談如何提高檔案管理人員綜合業務能力[J].赤子（上中旬），2017（01）：165.

[2]慕智敏.提高學校檔案管理人員業務處理綜合能力的思考[J].北京檔案，2010（07）：26-27.

[3]徐擁軍，周艷華，李剛.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索[J].檔案學通訊，2011（02）：24-28.

作者簡介

谷宇（1983-），女，重慶，檔案館員，大學本科，研究方向：工商管理專業。