基于信息化條件的城市建設檔案管理

葉飛飛

摘 要：近年來，我國經濟迅猛發展，在“科技是第一生產力”的指導下，我國的科學技術發展水平也不斷提高，在這樣良好的形勢下，我國的城市檔案管理水平也進一步提高，與此同時，檔案管理受到的重視越來越高，各個企業以及相關部門開始加強檔案管理這項工作。本文簡要概括了城市建設檔案信息化的基本特點，進而提出了一些如何有效的加強城市檔案管理信息化的建議，希望對以后的研究有所幫助。

關鍵詞：信息化；城市建設檔案；管理問題

現如今，城市發展的好壞在很大程度上影響著國家的發展，而一個城市發展的重點一定是本區域內的政治、經濟以及文化。在當今社會，經濟全球化進一步深入發展，競爭壓力也隨之增大，在發展過程中城市的數量不斷增加，并且規模也越來越大，隨之出現的便是城市檔案的管理問題。城市檔案管理是城市文化發展中的一個重要環節，檔案中記錄了有關城市發展的一點一滴，對城市來說有著重要的意義，做好城市檔案的管理工作有利于城市更好更快發展。

1 城市建設檔案管理信息化特點

1.1 城市檔案高效開發利用

隨著社會的發展，高科技產品如計算機、機器人等也進入了人們的日常生活，因此，在對檔案進行管理的過程中，對于那些難度較低并且重復性比較高的工作，可以讓計算機來完成，這樣可以節省大量的時間以及人力物力，并且準確性比較高，不會出現因人為因素而造成損失的情況，節省的人力資源可以投入到新的工作中，尤其是對城市檔案的開發與利用。相關的專業人員可以將注意力集中在目的性較強的工作中，例如對檔案的整理分類以及提煉重要信息等。加強對檔案的信息化管理有利于更深層次的開發檔案的有效信息，同時也能夠滿足檔案管理工作多方面的要求。

1.2 城市檔案管理系統信息共享

現如今，我國的科學技術發展水平不斷提升，網絡在日常生活中的地位越來越高，資源共享、網絡共享也越來越普及。由于網絡的共享條件，對檔案的信息化管理才能順利完成，也正因如此，共享性也體現在一定的檔案管理工作中。由于管理時的共享性，各個部門之間的配合也更加默契，使整個城市的檔案管理工作更加簡便快捷，也能夠更加有效的為城市發展做貢獻。

1.3 檔案管理工作虛擬化

在之前，檔案全部存在于紙張等實物載體之上，在管理檔案工作信息化之后，檔案不再依賴于紙張而有了數字化的特點，并且存在于電腦之中，檔案的分類管理以及查詢等工作都可以在電腦上完成。在檔案管理工作中，大部分都是在網絡上進行的，這也可以避免客觀環境以及人為因素對檔案管理工作的影響，防止檔案內部的信息被損壞，提高工作效率。

2 城市建設檔案管理信息化建議

檔案的信息化管理對提高管理工作的效率有很大的積極意義，有利于整個城市的發展。雖然我國在信息化管理上有不少的理論研究成果，但是在實踐方面仍然處于正在發展的階段，也有很多問題存在，因此，我們必須要清楚的知道如何進行檔案的信息化管理工作，以下是我自己的一些看法，供大家參考。

2.1 網絡系統建設

要想城市能夠又好又快的發展，就必須建立一套完備的制度體系，質量過硬的硬件設施以及良好的網絡系統對城市檔案的信息化管理有很大的幫助，也有利于城市的發展。良好的網絡系統能夠促進檔案的有序管理，也有利于檔案信息之間的交流，形成資源共享與設備共享的局面。同時，在網絡系統中必須要建立一定的保障措施與方案，以防在管理工作中出現安全問題。

2.2 電子文檔管理

隨著信息化發展的進一步深入，在當前的檔案管理工作中，大部分工作都是通過計算機進行，檔案的信息也通過數字化的形式儲存下來。由于計算機網絡技術以及眾多高科技技術的快速發展，檔案中的很多重要信息通過網絡傳播到現實生活中，對檔案的可靠性以及安全性造成了嚴重的威脅，與此同時，由于多方面的原因，電子信息的載體也會出現不穩定的現象，造成檔案的損壞。因此，進行檔案管理工作的相關部門要采取多個方面的措施，在確保檔案信息準確無誤、相關數據清楚明了的情況下，再將信息通過計算機傳播在網上，達到信息共享的目的。在日常工作中，有大量的檔案文件需要專業人員處理，這就要求檔案管理的工作人員有較高的專業水平與綜合素質，工作人員需要了解檔案接收、管理分類和保存的整個過程，要有能夠處理突發情況的能力等等。這項工作對專業人員技術要求比較高，不僅要有過硬的專業知識，還要具備較高的綜合素質，這樣才能確保信息的可靠性，并且保證重要信息不被破壞。

2.3 信息標準化建設

2.3.1 以實事求是為指導思想，堅持貫徹信息標準化原則

以實事求是為指導思想，堅持貫徹信息標準化選擇。要想使信息化管理工作成為國家的重要戰略之一，就必須要加強相關部門的組織與領導能力，做好相應的統籌工作。社會管理以及技術管理是檔案信息化管理工作中兩個重要的方面，從技術方面來說，工作中的各項技術都要滿足相應的要求，規范技術體系能夠使信息實現共享，同時也可以使檔案管理工作更加有效的進行。檔案的信息化管理工作涉及到法律、社會體制等多方面的內容，因此，政府以及相關部門要做好統籌工作，組織多種共同合作活動，使城市檔案信息化管理工作更加健康有序的進行。

在進行檔案管理工作中，國家要制定相應的政策機制，深入貫徹信息標準化原則。加強檔案信息化管理，政府的各個部門都有責任、有義務參與，是必須要完成的工作。

2.3.2 加強信息標準化管理的觀念

基于信息化條件的城市檔案管理建設具體是指通過具有創新意義的設備以及技術對目前檔案管理工作中存在的問題進行解決，從而提高工作效率，實現高效管理。現如今，我國在檔案信息化管理的理論方面有了不少的研究成果，但在實際的發展中仍然存在很多問題，例如會出現技術與科技發展相脫節的現象，并且有少部分的檔案沒有以數字化的形式儲存在電腦上，仍然以紙張等實物為載體，沒有實現信息化，更不用說資源共享、信息共享了，這就會在很大程度上導致檔案管理的不平衡發展，同時也不利于城市整體的發展。因此，城市管理者要從思想深處轉變觀念，深刻認識到檔案信息化管理工作對城市發展的重要意義，從而加強城市檔案信息化管理工作，盡可能對城市發展做貢獻。

2.3.3 樹立檔案信息化管理的觀念

實現城市規劃的一個重要環節就是要加強檔案的信息化管理，樹立檔案信息化管理的觀念，這些觀念要求城市管理者與建設者必須將城市檔案信息管理獨立出來，并且落實制定的方案。注重檔案信息的深度與廣度、防止檔案管理設備出現故障或是老化現象、通過多種專業培訓提高工作人員的專業水平以及綜合素質等工作有利于更好的進行檔案信息化管理工作。另外，要最大程度上確保檔案信息的真實性以及可靠性，將檔案管理與具體實際結合起來，進一步促進城市的整體發展。

3 結束語

綜上所述，加強城市檔案的管理工作在完善檔案信息化的管理以及促進城市又好又快發展方面有很大程度上的積極作用。在進行管理檔案的日常工作中，要時刻了解國家相關政策的變動，并且要結合具體實際展開工作，盡可能與我國社會發展的方向相同步，進一步加快城市發展的整體步伐。

參考文獻

[1]倪艷萍.淺談城市建設檔案管理的發展與信息化管理[J].中國投資，2013，S1：46.

[2]厲風梅.城市建設檔案管理的發展與信息化[J].山西建筑，2013，35：201-202.

[3]吳蜀萍.科學管理合理運用服務建設一一淺析城市建設檔案信息化與數字化建設管理[J].城建檔案，2014，12：29-30.