信息化背景下文書檔案管理工作研究

李勇

摘 要：近年來，隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作也在漸漸創(chuàng)新，創(chuàng)新后的文書檔案管理工作，不僅優(yōu)化了檔案管理質(zhì)量，而且還能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位有序運(yùn)行。本文分析了文書檔案在信息化背景中存在的管理問題，針對(duì)問題探究信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；管理

當(dāng)前世界科技飛速發(fā)展，不斷的新技術(shù)應(yīng)用到社會(huì)生活和社會(huì)生產(chǎn)之中，尤其是信息技術(shù)的應(yīng)用給人們的生活帶來了巨大的改變。然而，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)本身也發(fā)生革命性的轉(zhuǎn)變。例如，云技術(shù)的出現(xiàn)，改變了以往了信息儲(chǔ)存模式。因此，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會(huì)背景之下，企事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作時(shí)，該進(jìn)行怎樣的調(diào)整和適應(yīng)，才能緊跟時(shí)代發(fā)展的步乏。本文以此為目標(biāo)，對(duì)企事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并提出了相應(yīng)的信息化改進(jìn)意見以期可以為相關(guān)部門提供一定的幫助。

1 文書檔案管理的特點(diǎn)

檔案的管理是由文書工作產(chǎn)生的， 文書工作包括文件的收集、運(yùn)轉(zhuǎn)、承轉(zhuǎn)、催辦以及文件的整理、立卷、歸檔等等。文書工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文書工作的全過程也是檔案工作的形成。而檔案工作是一個(gè)單位各級(jí)黨政和經(jīng)濟(jì)管理工作的重要內(nèi)容。也是單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，是一項(xiàng)嚴(yán)密復(fù)雜的基礎(chǔ)性工作。

2 文書檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1 提高檔案的查閱速度

隨著近幾年的互聯(lián)網(wǎng)信息化數(shù)字時(shí)代的到來，在各個(gè)單位里面的文書檔案管理工作也被升級(jí)到一個(gè)新的高度，許多的文書資料都運(yùn)用電子版的形式佐以存在，然后在需要有人進(jìn)行檔案與資料的查閱時(shí)，只需要在局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行檢索關(guān)鍵詞就好，既節(jié)省了時(shí)間，又安排好了各種檔案的存放與網(wǎng)上即時(shí)查閱。實(shí)現(xiàn)了信息資源的最大化利用程度，在方便閱讀的同時(shí)又提高了文書檔案的閱讀量。

2.2 提高檔案管理的工作效率

文書檔案管理工作針對(duì)一個(gè)單位里面的各方面的真實(shí)記載與反映，它從人事管理、行政管理以及財(cái)政管理等方面都是一種體現(xiàn)。它將各方面的管理工作中所產(chǎn)生的各類文檔、資料、音頻、影像等進(jìn)行有效整合與歸納，然后再進(jìn)行貼標(biāo)簽，把它們重新收集、整合、歸檔、立卷等，使得文檔的管理不再那樣復(fù)雜，并且同時(shí)提高其準(zhǔn)確性。將整個(gè)檔案管理的工作效率都得到提高。

3 文書檔案在信息化背景中存在的管理問題

雖然信息化條件下文書檔案管理取得了明顯的成效，但也還存在一些問題，表現(xiàn)在文書檔案信息化管理觀念淡薄，管理流程復(fù)雜，信息化管理保密性較低等方面。

3.1 管理觀念淡薄

由于文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術(shù)管理文書檔案，這不僅會(huì)提升檔案管理水平，還會(huì)提高檔案管理效率。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)者在淡薄文書檔案管理觀念的引導(dǎo)下，經(jīng)常出現(xiàn)各種工作問題，并且對(duì)于發(fā)生的工作問題不能合理解決、高效處理，進(jìn)而浪費(fèi)了不必要的工作時(shí)間，弱化了檔案管理優(yōu)勢(shì)。

3.2 管理流程復(fù)雜

傳統(tǒng)人員參與文書檔案管理的現(xiàn)象較為常見，工作人員操作先進(jìn)信息設(shè)備的過程中，由于自身專業(yè)知識(shí)不足、設(shè)備操作經(jīng)驗(yàn)有限，進(jìn)而造成對(duì)信息設(shè)備的掌握不熟練和運(yùn)用率不高，工作人員只能按照傳統(tǒng)流程進(jìn)行檔案管理，這不僅延長(zhǎng)了管理時(shí)間，而且還浪費(fèi)了信息設(shè)備資源，導(dǎo)致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的整體進(jìn)程。

3.3 管理保密性較低

由于電子文本資料分類形式眾多，對(duì)多樣性文本資料管理的過程中，存在一定的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而降低了管理保密性。與紙質(zhì)文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動(dòng)可能，并且改動(dòng)的文書檔案不易被發(fā)現(xiàn)和察覺，這在一定程度上降低了檔案的真實(shí)性，如果錯(cuò)誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質(zhì)量也會(huì)大大降低，導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)些許問題。

4 信息化背景下文書檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

信息化給文書檔案管理帶來了重要的發(fā)展機(jī)遇，利用這種機(jī)遇，必須創(chuàng)新理念規(guī)劃文書檔案管理工作，創(chuàng)新工具強(qiáng)化文書檔案管理，創(chuàng)新模式規(guī)范文書檔案管理、改變工作手段，有利于縮短工作時(shí)間、提高規(guī)定時(shí)間內(nèi)的工作效果。

4.1 深化對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新信息化管理理念

思想意識(shí)對(duì)于人的行動(dòng)起到非常重要的引導(dǎo)作用，所以說實(shí)行文書檔案信息化管理是非常具有時(shí)代意義的，在一些單位中開展以互聯(lián)網(wǎng)為依托的文書檔案信息化管理，是科學(xué)管理資料文檔的有效手段，它將各類重要檔案進(jìn)行電子化管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的迅捷與先進(jìn)的方式優(yōu)化各種信息資源，深化對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代文書檔案管理的重要性，堅(jiān)持創(chuàng)新信息化管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理思想，利用新型創(chuàng)新信息化管理文書檔案的科學(xué)手段進(jìn)行優(yōu)化各種資源，實(shí)現(xiàn)合理簡(jiǎn)化各種文書、檔案資源的分類與整理，逐步將文書與檔案管理推進(jìn)數(shù)字化與信息化的軌道上面。

4.2 搭建科學(xué)信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理資源共享

努力搭建科學(xué)的信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)文書與檔案管理的資源共享。檔案管理的最終目的是為了達(dá)成各種資源信息的共享與有效利用。針對(duì)原始資源與信息進(jìn)行合理的簡(jiǎn)化與收集，然后運(yùn)用信息化管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)的使用與閱覽。把各類信息進(jìn)行數(shù)字化處理在整合在一起，運(yùn)用多元媒體來收藏與呈現(xiàn)出來，在“收、存、管、用”等方面進(jìn)行科學(xué)管理，通過文件管理、預(yù)歸檔管理、檔案管理（涵蓋了檔案業(yè)務(wù)中的建立文檔庫、數(shù)據(jù)錄入、信息采集、移交歸檔、實(shí)物借閱、在線借閱與庫房管理等基本檔案管理技能）為大家的及時(shí)閱取都提供了大大的便利。

4.3 成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍

文書檔案管理者是確保管理工作有序進(jìn)行的主體，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍，在這一隊(duì)伍的帶動(dòng)下，提高文書檔案工作的準(zhǔn)確性，促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位定期對(duì)文書檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)專業(yè)教師開展具體的培訓(xùn)工作，使員工在實(shí)際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對(duì)先進(jìn)設(shè)備的掌握能力和運(yùn)用能力，提高工作人員對(duì)先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用率。除此之外，有條件的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實(shí)踐機(jī)會(huì)，通過實(shí)踐借鑒文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開闊工作人員的視野，進(jìn)而會(huì)促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，減少工作失誤。

5 總結(jié)

隨著信息化技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，文書檔案也加快了信息化建設(shè)的步伐，通過加強(qiáng)文書檔案信息化管理，不僅有利于更好的滿足人們的需求，而且有利于文書檔案現(xiàn)代化和信息化水平的提高，使文書檔案能夠更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為人們提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

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