淺析工程檔案在重大工程項目安全管理中的作用

彭洪 彭浩

摘 要：重大建設項目是企業提升服務質量、管理水平和市場運營效率的基石，重大建設項目檔案質量的高低直接影響建設項目的管理、維護、改擴建等活動的效率和效果。隨著社會經濟的不斷進步與發展，工程建設的規模也在不斷擴大，對工程建設項目各方面的要求也在不斷提高。因此必須提升工程建設項目檔案管理水平，保證工程建設的順利進行。

關鍵詞：工程；檔案；重大工程；安全管理；措施

1 導言

在現代化發展進程中，工程建設項目發展迅速，而在工程項目建設中，安全是核心。從工程檔案本質進行分析，其涉及項目立項之后的全過程，囊括審批、勘測以及施工全過程，強化對重大工程項目全過程的準確反映，是重大工程項目不可或缺的組成部分，對重大工程項目安全管理產生不可估量的影響。

2 工程檔案及其特征

對于工程檔案管理而言，主要由紙質檔案與電子檔案工程管理構成。立足紙質檔案的工程管理實踐，一些檔案管理人員管理觀念不強，歸檔工作不到位，工程檔案監管力度較弱，缺乏完善與健全的防范措施，容易導致工程檔案內容的缺失；電子工程檔案的形成與發展主要以信息技術與網絡應用為基礎，但是網絡共享性較強，因而使得電子檔案安全性受到威脅，隱患重重。

3 工程檔案在重大工程項目安全管理中存在的問題

3.1 對工程項目檔案管理的重要性認識不到位

當前大部分建筑施工企業對工程項目檔案管理的重要性認識不足，存在重施工、輕歸檔的情況。在工程項目檔案中，技術資料占了很大的比重，工程項目檔案在企業項目施工中的作用之一就是使生產技術在施工過程中傳遞交流。從這一角度來說，工程項目檔案管理的水平，代表了企業技術管理水平，反映了企業生產效率的高低，影響著企業盈利能力。當前工程項目的施工周期較短，對建筑施工企業的進度提出了較高要求，企業往往會忙著趕工期而忽視技術資料的整理與存檔，導致工程項目檔案管理落后于施工進度，起不到對施工的指導作用。由于檔案整理、積累、存檔的滯后，導致資料容易分散丟失，造成檔案的完整性、系統性的破壞，對工程項目檔案管理工作造成了極大困難。

3.2 工程檔案管理人員歸檔能力急需提升

在檔案管理流程中，檔案管理人員的歸檔能力非常重要，其對整個檔案管理環節的有序推進將產生重要影響。但是很多工程檔案管理人員不具備較高的歸檔能力，給檔案整體歸檔水平的提升造成阻礙，無法保證管理流程的順利推進，管理混亂現象很難避免，最為突出的是檔案借閱逾期現象嚴重。基于此，要重視提升檔案管理人員的檔案歸檔與整體能力，有效維護檔案的安全性。

3.3 電子工程檔案的傳輸處于高度共享環境，信息安全性需要不斷提升

對于新時期的電子工程檔案，傳輸形式主要包含磁盤、光盤以及硬盤等。與紙質檔案相比較，計算機網絡技術不受時空限制，電子工程檔案傳輸速度大大高于紙質檔案。但是，鑒于電子檔案運行的網絡環境的共享性特征，檔案信息面臨嚴重的安全性問題，對工程檔案保密性產生一定影響，信息安全問題需引起關注。

3.4 工程項目檔案管理信息化水平低

一個項目從規劃到竣工，一般需要數年，這期間產生的表格、圖紙與文件等資料不計其數。同時，隨著施工進度的發展，產生、積累的文件資料越來越繁雜，工程項目檔案管理難度越來越大。當前，大部分企業對工程項目檔案管理工作認識不充分，更新工程項目檔案管理設備的意愿不高，導致大部分工程項目管理仍以人工操作為主，使用的軟件專業化程度較低，針對性不強，導致檔案管理工作量繁重，效率低下，參建各方難以有效地進行檔案交流，對檔案的監督與管理難度則更大，這必然會導致檔案管理容易出差錯，加大檔案的利用與開發難度。

4 工程檔案在重大工程項目安全管理中的作用及應用

4.1 全面加強工程檔案安全管理思想宣傳，力求安全教育的深入性

為了推動工程檔案管理的順利進行，要強化工程檔案安全教育工作的開展，既要提升檔案管理人員安全觀念，又要增強全部工程人員的工程檔案安全理念。工程檔案管理與重大工程項目安全工作的開展息息相關，同時事關國家發展大局。工程檔案管理人員要切實增強檔案管理安全意識，充分認識到工程檔案對重大項目安全管理的價值，力求維護工程檔案的完整性與準確性，推動整個工程項目的順利

開展。

4.2 建立健全工程項目檔案管理機制

健全有效的工程項目檔案機制，是保證工程檔案科學規范、檔案管理工作有序進行的制度保證。建立健全工程項目檔案管理機制，首先要明確責任主體，給工程項目檔案管理安排明確的分管領導；將檔案收集、積累、分類、歸檔、使用等步驟規范化，使檔案管理每一步都有依據；結合企業實際與項目特點，編制明確的企業施工項目檔案整編標準，保證施工進度與檔案管理的同步進行；把整體的檔案管理工作分散成各部分工作，為各部分工作安排明確的負責人員，使工作權責明確；建立覆蓋全部類型的檔案資料管理制度，保證資料不隨人事變動而遺失分散，檔案資料管理工作不受人事變動的影響。

4.3 技術創新，盡快規范檔案數字化建設，引入現代信息技術進行工程建設項目檔案管理

在傳統的工程建設項目檔案管理工作中，主要是由檔案管理人員負責資料的收集、整理，檔案管理人員的工作量巨大，而且在實際的工作中還出很多問題，影響檔案的準確性與有效性。在計算機網絡技術發達的今天，已經有大量項目的工程檔案采用了計算機技術進行數據化管理，但由于目前的數字化建設缺乏有效的統一標準和行之有效的管理體制，造成數字化管理工作仍停留在紙質檔案的數據化階段，管理水平不盡人意。建議可將工程檔案信息化寫進工程合同中，并提供相關費用支持，使整個項目檔案從工程伊始就建立一個龐大的信息化數據網絡，各個環節通過信息技術手段實現檔案的自動化歸檔和管理利用，逐漸實現工程建設大數據庫，大大提升工作效率。另外，建立的工程建設項目檔案數據庫，不僅能夠彌補防止傳統檔案儲存容易損壞和丟失的缺陷，還能夠提升工程建設項目檔案管理的科學性與規范性，方便檔案的查找和利用。并通過國家制定相關信息化標準，逐步實現工程檔案無紙化檔案，由現在的“雙套制”過渡為“一套制”，大大減少紙張的使用，保護環境。

4.4 以數字化為方向，加快工程檔案數字化進程，增強檔案安全性

面對信息化的飛速發展，工程電子檔案也要與時俱進，加快信息化建設進程，提高電子工程檔案的安全水平。具體講，針對電子檔案管理，要嚴格遵循相關法律法規，明確檔案信息性質，避免非公開檔案信息被網絡共享。在管理過程中，要增強安全權限管理，強化登記管理制度的應用。同時，在信息化建設中，重視信息安全管理的加強，發揮防火墻、備份等手段在檔案安全保護中的作用，最大化地發揮工程檔案在重大工程項目安全管理中的作用。

5 結束語

綜上所述，工程項目檔案是檢查工程質量、判斷工程事故責任的重要依據，完整科學的工程項目檔案是工程項目質量的重要組成部分，整個工程項目都受到工程項目檔案的影響。為此，要深入剖析工程檔案在重大工程項目安全管理中的不足，形成針對性的解決對策，全面提升工程檔案安全管理觀念，加強全體人員安全教育，構建健全與完善的工程檔案安全管理機制，增強工程檔案收集與整理工作的嚴謹性，有效發揮對重大工程項目安全管理的指導作用，從根本上推動工程項目的有序開展。

參考文獻

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