芻議人防檔案管理工作存在的問題及優化措施

張偉純

摘 要：人民防空的主要工作內容是人民防空工程建設和維護管理、指揮通信系統建設以及開展人防知識宣傳教育等，在其長期運作過程中必然會產生大量信息資源。這些信息資源主要是通過圖像、文字、聲音以及其他載體來保存的原始記錄，是人防各項工作開展的真實歷史記錄，在人防未來的各項工作開展以及領導決策等方面發揮著重要的作用。受多種因素影響，當前人防檔案管理工作存在著諸多問題，因此，在新形勢下人防檔案管理工作者必須要認清不足之處，從工作實際情況入手，不斷總結，不斷優化，促使人防檔案管理工作得到進一步提升。

關鍵詞：人防；檔案管理；存在問題；優化措施

結合當前人防部門檔案管理工作現狀來看，基本上已經實現了立卷歸檔操作的規范化，能夠在第一時間針對人防各項工作所產生的資料進行收集和整理，確保檔案載體齊全，并能夠依照《檔案法》相關章程要求開展檔案管理工作。但隨著時代的進步和發展，對人防檔案管理工作也提出了更高要求，在此背景下人防應著重分析自身檔案管理工作中存在的問題，并在切合自身實際情況下對現有檔案管理工作進行優化，確保人防檔案管理工作的高效性、系統性、完整性及準確性。

1 人防檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

就當前現狀來看，由于部分人防領導缺乏對檔案工作的認識，不重視檔案工作，忽視檔案管理，甚至對于他們而言，檔案管理的規范化是可有可無的；加之，缺乏科學且有效地考核評價標準以及相應的業務培訓，因此導致人防檔案管理工作效率差強人意。

1.2 管理制度尚未健全

管理制度的健全完善與否直接關系到各項工作最終開展的效果。對人防檔案管理工作來說，建立健全、切實可行的管理制度是保障人防檔案管理工作有效開展的先決條件。結合當前人防檔案管理現狀來看，檔案管理存在的問題也日益突顯，這主要是因為缺乏健全完善、切實可行的檔案管理制度，在具體的管理工作中沒有一個明確方向和具體操作標準，嚴重影響檔案管理工作的準確性，常會出現一些失誤，比如資料收集不齊全、不完整，分類錯誤、保管期限劃分錯誤等等，導致人防檔案管理工作無法有效有序地開展。

1.3 檔案資料欠缺完整

資料收集的齊全完整與否將對資料的分類、歸檔、保管、編研、檢索和利用等各個環節造成直接或間接的影響。人防檔案管理對于日常工作所產生資料的收集整理比較注重，但是對時間跨度較大的人防工程建設和維護項目的資料難以做到收集及時、齊全，并且難以保管、易丟失；再加上檔案員不能深入到人防工程項目的緣故，在資料收集過程中時常會有“數量多、質量低”的情況出現，名義上收集的資料都有，但是針對重要原始記錄、關鍵技術的核心內容卻不足，甚至檔案中還會出現不屬于歸檔范圍的資料，以致于檔案參考、查閱時受到影響。

1.4 資金投入嚴重不足

檔案管理工作的發展與資金投入之間也有著十分密切的聯系，倘若缺乏資金投入，檔案管理工作中電子信息技術就難以得到實現和應用。由于部分人防辦針對檔案管理工作不重視，在檔案現代化管理所需設備、人員方面未投入足夠的資金，過于簡陋的檔案管理設備條件極易出現檔案資料老化、霉化的問題，如此一來檔案資料也就難以得到妥善的保管和有效的利用。另外，即便部分人防部門添置了現代化檔案管理設備，然而因缺乏能對設備熟練操作的專業人員，以致于設備長期處于閑置狀態，利用率降低。

2 人防檔案管理工作優化措施

2.1 提高檔案管理重視程度

為了更好地做好人防檔案管理工作，首先要做的是從根本上轉變態度，提升檔案管理員對檔案管理工作的重視力度。第一，人防部門領導必須要高度重視檔案管理工作，深入研究人防檔案管理工作，制定科學且有效的檔案管理的指標任務，并且加強對檔案管理工作的督促和各項規章制度的落實，以便從整體上提升檔案管理工作效率。第二，人防還必須要加強檔案員的思想教育和業務培訓，從本質上提升檔案員的思想素質和業務素質。第三，全面、有效、長期堅持做好檔案宣傳工作，加強檔案工作同人防各部門的聯系、溝通，通力合作，齊頭并進。

2.2 健全檔案管理工作制度

想要做好人防檔案管理工作，就必須要建立健全完善、切實可行的管理制度，唯有這樣才能在有序開展工作的同時，進一步提升檔案管理標準化執行力度，最大化實現人防檔案管理工作穩健長遠的發展。人防檔案管理部門要在此基礎上，嚴格要求檔案員按照相關規章制度執行，讓相關責任落實到人頭上，科學合理的管理檔案資源。同時，人防檔案管理部門要深入結合人防工作的實際情況，全面構建人防工作中所產生資料的收集、整理、分類、編目、歸檔、立卷、保管、借閱、利用、保密等諸多流程的管理制度，保障每一個流程的規范性。另一方面，還要不斷完善考評機制，做到獎罰分明，對嚴格管理人防檔案信息資源的工作人員，給予他們相應的獎勵和政治待遇，最大化激發他們工作積極性和責任心。

2.3 完善檔案收集整編工作

在人防各項工作開展的初期階段，檔案員就必須落實到位，以從始至終跟蹤的形式對工作開展過程中所產生的各個文件材料進行收集。人防工作中存在著部分時效性強、形成周期短的文件材料，檔案員就必須收集及時、收集齊全，以免資料缺失，從而影響收集質量。針對部分形成周期較長的文件材料，特別是人防工程建設和維護項目、指揮信息系統建設項目所形成的資料，檔案員要主動與項目技術員配合，從工程立項到竣工驗收，跟蹤全過程；另一方面，必須高度重視檔案編研工作，有針對性地進行信息資料的編研。應以人防各部門對檔案利用需求為根據，合理開展檔案編研工作，對各部門檔案信息的需求動向、發展趨勢深入進行了解，以便將他們需求重點掌握，有目的地收集、分析、匯總。同時，針對檔案信息利用率定期展開分析，以便將每個階段的利用重點明確。

2.4 加大檔案管理資金投入

對于檔案管理工作而言，良好的檔案管理硬件設施是其順利開展的前提條件及物質保障。人防要想將檔案管理工作落實到位、檔案資源利用充分，領導的重視和支持是必不可少的，檔案庫房建設的資金投入也同樣十分重要。首先，需要加大檔案管理硬件投入。針對檔案管理工作配備必需的計算機、硬盤、光盤等硬件與系統管理軟件，以便檔案管理和開發利用工作得以順利開展；其次，需要加大對檔案員的投入。信息數據時代下，檔案員不但需要具備傳統檔案管理專業意識，同時也需要對電子信息基礎知識、網絡工程與信息系統知識、計算機軟硬件基礎知識等各類有關于計算機操作技能知識有所了解。鑒于此，人防部門可挑選畢業于高校、具備較高綜合能力的人才進行檔案隊伍的建設。

3 結語

總之，有效加強人防檔案管理工作，充分利用人防檔案資源，使之和平時期更好地服務社會，戰爭時期有效地保護人民生命財產安全，是一項十分重要的民防工作。人防檔案員應積極轉變思想觀念，結合工作實際建立健全檔案管理制度和工作標準，從多方面完善對人防檔案的收集及整編工作。同時加大檔案管理資金投入，督促管理人員及時更新知識，掌握現代化的檔案管理手段，熟練使用檔案管理的新工具、新技術，不斷提高檔案管理水平，以此來提升人防檔案管理的質量和效率。

參考文獻

[1]周淑芝.加強人防工程檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內外，2017（05）：50.

[2]何青.淺析做好人防文書檔案管理工作的方法[J].赤子（上中旬），2017（06）：158.

[3]趙濱紅.淺議加強人防工程檔案的管理[J].赤子（上中旬），2016（15）：133.

[4]周英.人防檔案管理工作信息化芻議[J].檔案管理，2015（06）：89-90.