企業檔案的信息化管理

郭果

摘 要：在這個信息滿天飛、日新月異的時代，檔案管理的電子信息化是大勢所趨，現代企業要適應市場生產經營發展的需要，勢必在檔案管理方面進行管理方式的信息化大躍進。那么，企業要如何實現檔案的信息化管理呢？我認為可以主要從以下幾方面入手。

關鍵詞：檔案；信息化；管理

1 培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員，建立復合型的企業檔案管理隊伍

要適應信息化檔案的需要，就必須要求檔案管理人員具備具備利用現代電子和網絡技術獲取、加工、利用信息的能力，要能夠明確企業的檔案信息需求，對所管理和獲取的檔案信息有進行綜合分析的能力，并將加工的信息成果以一定的形式為企業管理提供全新的、深層次的信息服務，同時具備利用電子和網絡技術管理檔案信息的技能。這就對企業檔案管理人員素質提出了更高的要求。因此，企業要十分重視和加強對檔案管理人員的培養，要不斷加強檔案工作人員的責任感，培養和樹立現代化管理思想，要在掌握外語、機算網絡知識、數據庫管理知識以及電子文件管理知識的培養上下功夫，使檔案工作者具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息數字化和網絡化，做好網絡環境下的檔案利用服務。同時，要多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。打造一支政治強、業務精、紀律嚴、作風好的綜合素質水平高的，能適應現代化發展要求的檔案管理

隊伍。

2 建設檔案信息數據庫，實現數字化

1）是檔案信息目錄數據庫建設。檔案目錄數字化能有效提高檔案查詢和調閱的效率。檔案目錄是一個基礎性結構，處在檔案管理軟件設計的最基礎目錄樹層次，這個基礎框架搭建的完整與否，直接關系檔案管理平臺使用的暢通與否，在檔案信息電子化管理過程中起著至關重要的作用。企業要根據生產經營特點建立一套適應自身運營和發展的檔案管理目錄樹，這樣才能有效提高對計算機檔案系統中檔案的利用檢索，提高檔案利用效率、檔案檢索速度、提高檔案的了解度以及檔案的查準率。

2）是以“搶救優先、利用優先、分批分期”的原則實現全文數字化。在全文數字化工作中優先對特定時期，特殊原因造成的因形式和保管條件限制而導致部分損毀或即將損毀的檔案，紙質較差或酸度較高的檔案通過技術手段進行全文數字化。

3）是及時做好每年度電子檔案的歸檔工作，按照統一標準與數據格式，接收部門移交的電子目錄和電子文件以后將電子目錄導入數據庫，將電子文件轉換成電子檔案。

3 引進現代辦公系統實現電子文件的同步歸檔

目前，隨著企業的信息化建設步伐加快，企業在信息化建設方面也加大了投入，投入運行了各種承擔企業各種職能和業務活動的信息化管理系統，其中最普遍的是OA辦公信息系統。檔案管理可以依托這些管理系統建立起的文檔一體化體系，使電子文件經過起草、傳閱、審核、會簽等過程流轉完畢自動進入檔案管理系統完成歸檔收集的方式，實現無紙化辦公，使信息系統產生的大量電子文件做到同步歸檔。

4 加強電子文件的安全管理

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。

1）草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。

2）信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

3）不同領域的電子檔案業務管理涉及不同的業務。此外，管理機構和管理人員的配置也存在較大差異。因此，在電子檔案管理中，除了目前的信息安全管理技術和文件管理的介入，還需要不同業務領域的文件管理機構和文件管理人員的參與。

（1）使管理更科學合理。為了使電子檔案管理更加規范和規范，有效規避風險，管理組織應更加科學合理。管理組織應該清楚地劃分每個文件管理人員的職責，以便他們能夠履行各自的職責。此外，檔案管理人員上崗前要經過培訓，嚴格按照檔案法的規定進行電子管理。此外，在資源配置中，管理要科學合理，不要過于混亂，浪費資源，對電子文件管理效率有負面影響。（2）提高檔案管理人員的知識水平和業務素質。文件管理在電子文件管理中起著重要的作用。檔案管理工作能否得到有效的管理，很大程度上取決于管理人員的水平。因此，為了使電子檔案管理更加科學高效，檔案管理人員的知識水平和專業素質必須進一步提高。首先，在招聘檔案管理人員時，要做好面試工作，選拔有技能的人才入職。其次，應該對現有的文件管理人員進行定期培訓。

當前，檔案信息化是檔案事業發展的主要趨勢。電子檔案具有存儲方便、調用快速等優點，必將得到越來越廣泛的應用。由于電子檔案具有電子文獻的基本特征，因此也面臨著許多安全風險。只有改進現有的檔案信息管理，電子檔案才能為用戶提供更好的信息。

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