檔案管理在發電企業生產經營中的作用分析

段淑云

摘 要：發電企業檔案是國家重要的文化和物質財產，是不可復制的信息、技術和文化財富，隨著企業管理的現代化檔案的載體也發生著變化，由最初的紙質載體發展到后來的聲音檔案、圖像檔案、機讀檔案和磁性檔案。正因為標準和非標準的書寫格式和規格尺寸同時存在，多樣性和雙重性作為檔案管理的特性顯而易見，這些特性相應增加了發電企業檔案管理的難度。

關鍵詞：電力生產；安全；檔案管理

1 發電企業檔案管理的重要意義

電力產業是國民經濟的基礎產業，而發電的高效率和持續性供給關系著國計民生的大事。我國發電企業的檔案是從上世紀七十年代末期的改革開放開始變化的，在發電企業的整個發展過程都記錄在企業檔案管理部門所管理的各類檔案資料中，這對于發電企業的歷史面貌和經濟效益有著獨一無二的憑證作用，在發電企業的經營管理、安全生產文化建設以及可持續性發展等各個方面都發揮著不可替代的重要作用。這包括了豐富的知識信息和科學資源，從本質上反射出企業發展的真實歷程，對于企業的可持續展有著巨大的推動作用。隨著電力體制改革，檔案管理中所富含大量信息價值的重要性越發明顯，決定了發電企業的檔案管理工作所面臨的最緊要的任務就是如何提高檔案管理的時效性，利用這豐富的資源更加準確、及時地服務于發電企業的生產經營決策以及研究。

2 發電企業檔案的主要內容

2.1 發電企業安全工作的規章制度

發電企業安全工作的規章制度，包含安全生產管理組織機構以及領導名單和職能分工，兼職及專職安全管理員的崗位責任，企業主要領導與上級領導機關簽訂的安全責任狀，企業與下屬單位簽訂的安全責任書；企業總體安全管理制度，針對特殊工種制定的操作規程和經營管理辦法，針對電力生產流程存在的危險有害源等所采取的職業病防范措施。

2.2 安全生產工作記錄

安全生產工作記錄包括參加電力安全監管會議的文字記錄，以及企業內部召開的各種會議、研討會所作的安全工作方面的研究、討論和決定的記錄。企業勞保用品的供應單位、供貨時間以及發放計劃，企業財產、人員、設備以及運輸工具的保險記錄；防汛、消防等重要器材的重置、更新數量和時間記錄，事故發生后的調査處理結果、報告及定期上交的事故報表，上級單位下達的對發電企業的各項考核標準和檢査要求中對安全生產所做的記錄，出現重大事故隱患后給責任単位人所下限期整改通知書的存根，以及對整改結果進行跟蹤檢査的記錄；發生事故后所作的調査報告和處理結果以及定期上報的事故報表。

2.3 生產設施和設備安全狀況的資料

包括電力生產中經營的危險商品和使用高危物品的說明書，發電設備安裝和發電設施建設過程中的各種原始文件和圖紙的復印件，建筑單位和設備生產商的生產許可證、技術說明書以及產品合格證。電力設施、設備防盜網和歷次維修記錄，電力設施、改造和安裝更新記錄；對高壓、高溫、以及電器等重要設備的定期檢測和檢驗的記錄。

2.4 經營合同檔案

發電企業的合同檔案部分是由文書檔案發展演變而來，為了易于管理和利用而設置了單獨的一個檔案進理。與其他企業單位簽訂的合同協議文件組成了這個檔案，是記載和反映發電企業法律維權和經濟發展的重要憑證。

2.5 安全教育和崗位培訓的資料

進一步提高和加強企業的主要負責人的安全意識，要將安全生產檔案建檔業務列入安全生產的必修類容。如說每個員工必須參加新員工進廠時的安全教育，不能出現缺人、缺課時的現象；要定期進行小規模的班組安全教育，要讓所有員工盡可能及時的掌握所有的安全操作規程新技術，最大程度上減少由于員工因為忽視安全而導致的安全事故發生的可能性，盡可能保護員工的生命和企業的財產安全。

3 檔案管理在安全生產、經營管理中的作用

3.1 能夠有效地解決發電企業安全生產檔案不健全問題

目前，許多電力企業仍存在諸多漏洞和薄弱環節，最為突出的問題是安全生產檔案的不健全。安全生產檔案的安全性具有促使企業管理層將安全生產列入日常議程，增強企業全體員工的“安全第一”的思想意識，在生產中時刻牢記安全的重要性，并能夠積極主動地配合安全管理人的檢査。同時安全生產檔案還有助于全體員工工作主動性和責任感的提升，為企業安全管理工作有張有序地開展創造良好的企業氛圍。因此，應當重視并強化安全生產檔案制度的建立和完善，促進企業安全生產主體責任的落實。

3.2 能夠確保發電企業在市場競爭中站穩腳步

隨著電力市場的發展和完善，發電企業面臨的市場競爭更加趨于激烈。而發電企業檔案包含著涉及范國廣、門類眾多的海量信息資源，記錄了企業在發展與改革過程中所有有價值的圖片、數據以及文字等材料，能夠客觀地反映企業的發展歷程。有效地管理檔案資源，能夠為發電企業在發展和市場競爭中提供可靠的決策依據，使發電企業能夠更加高效地解決發展中面臨的挑戰。如果企業在檔案管理環節發生嚴重的疏漏，導致一些重要的科研信息和信息資源有所缺失，更不幸的這些資料信息如果被競爭對手掌握，將嚴重地削弱企業的市場競爭力，挫傷企業的發展能力。

3.3 能夠提高企業檔案利用效率

在現如今的發電企業里面，各級管理人員逐漸認識到檔案管理工作的重要性，明白了只有堅持不懈地綜合利用各種合理的措施才能夠完善企業的檔案管理制度、提升檔案管理工作效率的道理，使檔案的時效性得以明顯地體現出來，降低檔案資料使用過程中的誤差，同時提高發電企業各類檔案資料的統計精準度。

3.4 能夠給與并滿足企業管理體制改革的需要

發電企業只有引進競爭機制不斷開拓外界市場，才能在激列的市場競爭中獲得有利條件，檔案管理對發電企業安全生產與經營具有重要作用，在發電企業中扮演著奠基石的角色。發電企業的檔案一般記錄著企業的生存環境、生產能力以及經營狀況等各種信息，只有對發電企業進行有效的檔案管理，才能為企業的安全生產、持續經營奠定基礎。因此，發電企業應充分重視對檔案的管理，引進先進的檔案管理方法，并隨著體制的變化適時變化管理的方式方法。

3.5 能夠為發電企業進行科學決策提供重要的依據

由于檔案可以對發電企業的發展進行最真實的記錄，其中包含著極其復雜的信息類別，所以說發電企業在做決策時，將檔案管理工作的意義充分發揮出來，能夠為發電企業科學研究成果生產研究以及科學的決策提供重要的依據，實現全面而準確的服務，成為發電企業不可或缺的助力劑。

參考文獻

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