淺談檔案管理的問題與對策

摘 要：檔案在社會發展進程中起到至關重要的作用，它不僅能夠記載發展的歷程，還能夠體現發展的軌跡，具有很高的參考價值。所以，檔案的管理顯得非常重要，隨著社會信息化進程的不斷提升，人們對于檔案管理的要求也越來越高，檔案管理也面臨著越來越多的提升空間。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

檔案管理顧名思義就是將記錄的資料分門別類的妥善管理，并在需要的時候提供參考信息和價值。檔案管理不僅對國家的發展具有很大促進作用，對于企業來說也具有至關重要的作用。所以說不管是國家公職人員還是企業職工在檔案管理的注重程度也要越來越高。

1 檔案管理的重要意義

隨著國家經濟的不斷發展，社會也越來越安穩，事業單位在平穩的發展過程中，會伴隨著越來越多的資料產生，記錄著社會的發展及事業單位重要信息，這些信息都將被記錄在檔案資料中，供后來者進行參考和學習。另外，在今后遇到相似的問題時，會提供很大的價值。所以領導者應該對檔案管理提供足夠的重視，使得檔案管理與平時的單位管理進行融合，這樣單位的檔案就能夠比較完整地保存下來，不僅是對過去工作的一種記錄，更可以提供未來發展規劃和決策的方針。

2 當前檔案管理中存在的問題

2.1 檔案材料不完整

在單位的發展進程中，并不是所有的檔案材料都能夠比較詳盡清晰地記錄下來，文字信息是比較好的記錄方式，也能夠經歷長時間的保存，但是有些活動的記錄包括很多的圖片信息，這在信息技術不發達的過去很能夠很好地保存，并且圖片不能夠很好地保存清晰度，更有甚者，有些重要的信息并沒有及時的記錄下來，還有些只是記錄到了事件發生的一部分，并不能很好地還原當時的發展過程。我們在分析檔案不完整的原因時，可能存在幾種因素，首先是檔案管理人員缺少必要的業務知識，對檔案材料保存需要保存的程度并不能很好地把握尺度，其次是工作人員的日常工作量很大，整理檔案材料需要很大的耐心和細心，另外領導對檔案管理的關注程度不高，并沒有將檔案管理提到很高的工作計劃中，最后則是經費有限，檔案管理需要儲存檔案的媒介，辦公的設施比較老舊不能夠起到保護檔案的要求，從而影響檔案管理工作的發展進程。

2.2 信息化水平低

檔案管理隨著時間的腳部不斷發展，在一定程度上具有很大的流動性，動態性較強，單位中的人事調動時最為顯著的表現。但是現如今檔案管理的信息化水平較低，主要體現在信息管理手段的落后以及檔案管理受到多種制約，需要各部門之間協調進行。信息化進程不斷推動的今天無疑是將檔案管理的手段提升到一個新的臺階，但是由于某些檔案的特殊要求就需要對這些檔案進行很好地保密性，另外信息技術還不能夠在檔案管理中很好地應用，目前還不能夠完全取代紙質檔案，依然還存在很多的人工手動查閱的現象，這樣不僅大大減緩了檔案的利用效率，同時也對檔案管理造成一定的困擾。單位各部門之間由于人事調動等情況，會造成檔案的流動性很大，但是由于各部門之間不能夠很好地進行溝通，所以檔案的管理在一定程度上會造成脫節現象。缺乏統一的規劃，不能夠保證信息共享。

2.3 檔案管理人員素質不足

檔案管理最重要的環節是檔案管理人員，但是在很多單位的檔案管理崗位，并非是由專門的檔案管理人員來擔任檔案管理任務，更有甚者是新入門的員工進行檔案管理工作，這些管理人員缺乏相應的專業知識和專業基礎，并不能很好地勝任管理工作。另外單位內部對檔案管理的培訓工作不盡完善，導致管理人員的意識薄弱，并不能很好地將檔案分門別類的進行保存。另外有些管理人員只是短期進行檔案管理，造成管理人員的流動性很大，這就造成了檔案管理不規范不標準，信息材料也會不完整。由于管理人員不能夠勝任檔案管理的要求，造成很多檔案流失的現象。不能很好地完成檔案建檔工作，不能將檔案很好地保存，在日后查詢過程中會遇到很大的阻礙。

3 針對檔案管理問題的解決對策

3.1 加強重視程度

解決問題的前提是要有很好的態度，要重視檔案管理工作，認識到檔案管理的重要性，它不僅是記錄單位的發展歷程，更是日常工作狀態的一種體現。首先，單位領導要重視檔案管理工作，要站得高才能望得遠，看到檔案管理在歲月長河中帶來的深遠意義，要將檔案管理任務納入到日常的生活之中，并且不斷的鼓勵檔案管理人員做好本職工作，并提供相應的支持。另外還應該加大對檔案管理的經濟投入，購置良好的辦公設備和檔案儲存設備，不斷的優化檔案管理的條件和設施，最后還應該以身作則，明確崗位職責，不斷地創新管理的理念和發展的要求，不斷的激勵工作人員的積極性和工作效率。

3.2 嚴格建章執法

我國是社會主義法治國家，法律具有至高的地位，檔案管理也有專屬的法律規定，在我國的法律中，《檔案法》明確指出只要是屬于國家檔案范疇的，不論檔案載體，都應該移交給本地區的檔案部門。所以，事業單位在日常的檔案管理工作中要根據具體情況具體分析，嚴格按照法律要求，遵守規章制度，不斷地宣傳法律要求，真真切切的落實到日常的工作中，另外還要采取一定的制度不斷的提升管理人員的積極能動性，不斷的激勵工作人員高效快速的完成檔案管理。并且在檔案管理后期的工作中要嚴格的保證檔案的真實性，嚴格的要求自身遵守法律的要求，做好自己的本職工作。

3.3 加強人員培訓

檔案管理人員作為檔案管理的一線人員，他們直接接觸到檔案，并且對檔案進行妥善的分類保存，要不斷鐵絲恒管理人員的基本素養，學習相關的專業知識。首先，保證檔案穩定性的前提是保證檔案管理人員的穩定性，不要讓管理人員長期處于流動狀態，這樣管理人員就不能很好地勝任這份崗位，沒有重大的事件盡量不要輕易的調動人員。定期的安排管理人員進行專業知識的學習，不斷地更新檔案管理知識，學習較新的信息技術，在科學信息技術高速發展的今天，信息技術的應用能夠幫助檔案管理人員很高效地完成相應的工作，不斷地更新知識儲備是管理人員必備的基本素養。邀請一些專家或者相應的優秀管理者進行經驗分享，這樣能夠幫助管理人員更好的完成知識的更新和交流，更好的幫助管理人員解決工作中遇到的實際問題。另外，還要求工作人員具備一定的法律知識，嚴格按照國家法律規定的制度進行檔案管理，嚴格保護檔案的私密性，樹立高的社會責任和道德素養。

3.4 推廣信息技術

21世紀是信息爆炸的時代，在科學技術飛速發展的今天，檔案管理也需要進一步的更新，我們要在保證安全性的前提下，不斷地將信息技術應用到檔案管理中來，我們不再使用紙質檔案，不容易進行保存，而且不能夠經歷長時間的考驗，容易發生信息的遺失。信息化檔案是目前發展的一個大趨勢，我們要不斷地學習信息技術，將紙質檔案不斷地變為電子檔案，這在推進我們的法制建設和國家各地區之間信息共享具有很大的促進作用，當然，我們在完成檔案轉變的過程中，一定要保障其安全性，所以我們要定期的進行檔案安全性的監測，不斷的減少工作中出現的漏洞，不斷完善我們的工作進程，這樣才能夠提升我們檔案管理的質量。

4 結語

檔案不僅記錄了一個國家一個企業的興衰，更代表著發展的歷程，是人類歷史上的巨大財富。但是目前的檔案管理還存在著一些問題，主要表現在材料不完整，管理人員知識儲備不足以及管理過程不規范等方面，所以，為了保障檔案管理工作的高校進行，應該嚴格按照國家的規章制度，不斷加強管理人員的管理水平和基本素養，推廣新興信息技術的發展，不斷完善管理進程，提升管理質量。

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作者簡介

沙靜（1989-），女，漢族，江蘇省南通市人，本科，南通鑫揚檔案服務有限公司，助理館員（檔案），研究方向：檔案。