關于檔案服務企業業務質量的新探索

摘 要：當前，檔案服務企業業務質量在市場經濟和信息社會的影響下，暴露出工作人員工作意識、檔案管理、資料收集、技術設備和運行機制等相關問題。基于此，本文首先對檔案服務企業進行了簡單概述，其次對檔案服務企業業務問題進行了分析，最后針對問題提出了相關的解決方法。

關鍵詞：檔案服務企業；企業業務；業務質量探索

檔案是一種較為重要的信息資源，在當今社會中，信息管理工作在企業中占據重要地位，能夠影響企業的發展。關于我國檔案服務企業如何找到一條適合自身蓬勃發展并滿足社會對檔案需求的有效路徑，是當今檔案服務企業應面臨的新挑戰。基于此，本文對“檔案企業業務質量的新探索”進行了以下探討。

1 檔案服務企業的概述

檔案服務企業按照企業檔案管理原則和制度要求給出企業檔案業務工作、信息化建設、設施設備配置等方面的方法及指南。企業檔案是企業知識和信息的重要組成內容，企業檔案工作是企業生產以及經營活動的基礎性管理工作，以企業資產為關系紐帶，實施統一性的制度標準。檔案服務企業是以滿足企業各項活動為需求導向，采用現代高科技技術與管理方法，通過資源開發，為企業生產經營活動和管理發展提供了有效服務。檔案服務企業的組織系統建設包含檔案工作領導、檔案機構設置、檔案人員配備和檔案工作體系，此外檔案服務企業管理職責是貫徹國家相關檔案工作法規，將文件的歸檔依據要求納入相關部門并采取相關維護措施以確保檔案的準確性和完整性。

2 檔案服務企業業務問題分析

2.1 檔案管理工作人員工作意識淡薄

目前，檔案管理工作人員對會計檔案管理工作的意識性較為淺薄，這使得會計工作與會計檔案管理工作相脫離。常見現象為部分檔案服務企業管理者和財務統計人員只關注內部財務項目的實施，如出具相關財務報告，提出財務意見，做出財務決定，而忽視了對文件以及相關材料的收集、歸納和整理，并不把財務資料的整理歸檔工作列入會議日程[1]。當前會計人員在上崗之前，缺乏對會計檔案基本知識以操作技能學習和訓練，大部分都是由會計人員進行兼管，檔案管理工作人員在管理經驗方面明顯有所不足，而且其對基本操作規程的掌握也不足夠，不清楚財務檔案的歸檔范圍以及相關標準，這使得整理出來的會計檔案達不到科學管理及規范要求。

2.2 檔案歸檔管理不規范及資料收集不全面

檔案歸檔管理不規范是指部分檔案管理企業為嚴格依據相關管理辦法履行簽批手續，常見現象為：檔案服務企業的會計憑證裝訂后沒有封貼、會計憑證裝訂封皮項目填寫不全、各月份的會計報表的存放相對分散等。此外，檔案管理企業在移交會計檔案時，未按照移交清單和永久、定期兩類分別保管；部分檔案服務企業的會計檔案未依據規范要求歸入檔案部門保管，而是由會計人員自己保管；部分檔案服務企業在未成立綜合檔案室之前，各類檔案是由具體管理工作人員進行保管的[2]。會計檔案資料收集不全面是指部分檔案服務企業只關注會計憑證、會計報表、會計賬簿等資料的整理，卻忽略了會計文件材料的搜集、整理和歸檔工作，這導致會計檔案內容的缺失。

2.3 技術設備落后和運行機制不健全

當今檔案服務企業業務離不開技術設備，現代信息技術設備是檔案服務企業較為重要的工作手段，也是檔案信息化建設的基礎。而目前我國檔案服務企業使用的檔案技術還較為落后，復印機及計算機的使用頻率相對較低，此外，電子計算機信息檢索和光盤數據庫等新型技術在我國檔案服務企業中剛剛興起，而通訊技術和多媒體技術等更為落后[3]。檔案服務業運行機制仍然停留在由國家統一包辦的單一計劃經濟體制，檔案服務企業的設施場所以及工作人員經費等都是由上級部門按照預先計劃進行配備的，這樣，部分檔案人員養成了依懶性，這在一定程度上抑制了運行機制的有效實施。

3 提高檔案服務企業業務質量的有效方法

3.1 提高檔案管理工作人員工作意識

針對“檔案管理工作人員工作意識淡薄”這一問題，檔案服務企業應提高檔案管理工作人員的工作意識，具體實施方法如下。首先應加強思想政治教育，市場經濟的發展特性，對人們的三觀的標準帶來深刻的影響，其中正確與錯誤、先進與落后、積極與消極是相互并存的。這需要檔案管理工作人員不斷學習相關知識，參加“政治教育”方面的活動[4]。其次應加強市場經濟與計算機知識的教育，檔案管理工作人員應不斷學習相關教育知識，在學習的過程中，掌握市場經濟知識和理論乘次，同時檔案管理工作人員應主動掌握市場經濟服務，并對巨大數量的檔案信息進行統一歸檔，這需要借助計算機等現代高科技信息技術，所以檔案管理工作人員對市場經濟和計算機知識教育的學習是十分重要的。最后應鞏固管理工作人員的專業教育，從而拓展其專業路徑。因此，檔案服務企業應開展相關“專業教育”活動，組織檔案管理工作人員學習，或者安排檔案管理工作人員外出學習，以借鑒專業經驗，從而提高檔案管理工作人員的工作意識。

3.2 規范檔案管理和資料整理

關于“檔案歸檔管理不規范及資料收集不全面”這一問題，檔案服務企業可以開展信息調研服務，檔案管理工作人員依據科研課題，有目的深入市場以問卷調查形式進行實地調查，將分散的點滴原始信息最大限度的集中起來，最終以論述和專題研究報告形式，提供給相關科研單位，以確保檔案信息的完善和安全[5]。此外，檔案服務企業應針對“資料收集不全面”這一問題制定相關約束制度，促使檔案服務企業對會計憑證、會計賬簿以及會計報表的重視程度，規范工作人員工作行為，使其注重會計文件資料的收集，從而規范檔案管理以及資料管理制度。

3.3 引進先進科學技術并完善運行機制

針對技術設備落后這一問題，檔案服務管理部門應引進先進的科學技術，如引進新型復印機和較新版本的電子計算機等，或者企業之間應在技術更新方面廣泛交流，企業運用高科技技術從而提高檔案服務企業的業務效率。關于完善運行機制，檔案服務企業應充分調動全體工作人員的積極性，挖掘員工在不同方面的潛能力，促使檔案服務工作的發展更加深入[6]。此外，檔案服務企業內部的運行機制，既要考慮檔案企業的科學管理原則，又要考慮市場經濟和信息社會的影響。在此兩種考慮下，檔案服務企業可以實施“一館兩業”的運行機制，即一個檔案的信息開發科依據企業特征進行管理，引進競爭管理制度和激勵管理機制，從而推進檔案信息產品。

4 結論

綜上所述，檔案服務企業存在“檔案管理工作人員工作意識淡薄”“檔案歸檔管理不規范及資料收集不全面”“技術設備落后和運行機制不健全”的問題，因此，在開展檔案服務時，檔案服務企業管理部門應不斷強化工作人員工作意識，改革并創新檔案管理機制，健全檔案運行體系，從而促使檔案服務工作趨向于具體化。

參考文獻

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[2]劉兵.淺談新時期如何做好企事業單位的檔案管理與服務工作[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2014，16（6）：64-65.

[3]涂曉英.淺析新時期企事業單位檔案管理系統建設策略[J].延安職業技術學院學報，2017，26（6）：25-27.

[4]劉永梅，崔亞琳.淺談財務檔案管理常態化問題的應對策略[J].財經界（學術版），2018，31（8）：135-137.

[5]郭莉.淺析財務檔案管理中存在的問題和對策[J].科學導報，2016，36（4）：306-308.

[6]張玉英.對會計檔案管理中的問題及對策淺析[J].辦公室業務，2015，21（11）：52-53.

作者簡介

馮斌（1990-），女，漢族，江蘇省南通市人，本科，南通鑫揚檔案服務有限公司，助理館員（檔案），研究方向：檔案。