探究辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性

鄭文敏

摘 要：科學技術快速發展，對人們的日常工作產生了嚴重影響。越來越多的高科技產品進入生活的各方面，為生活帶來極大便利。辦公自動化可為企業節省人力物力。在外部因素不斷發生改變的環境下，醫院管理體系也發生變化，已逐步形成信息化辦公形式。本文就辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性與可行性進行分析。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；可行性

就當前的辦公室自動化管理發展情況來看，毫無疑問，技術更趨先進，能夠在定期培訓等活動的幫助下，使檔案管理工作的效率更高、操作更為規范，從而提高工作人員的專業程度。當然，參與檔案管理工作的人員需要掌握基本的信息操作技能，同時具備基本的醫學常識。單位還要制定一些可實施性強的制度，使檔案管理工作狀況得到良好發展。

1 醫院檔案辦公自動化管理的必要性

1.1 可以提高檔案管理工作的安全度

紙質檔案的質量極易在外界自然、社會背景的作用下，受到損壞。比如氣溫、空氣濕度、自然災害等要素都會縮短紙質版文件的使用壽命，長時間的保存，可能會影響其完整程度。而與紙質版資料相比，電子版的保存時間更長，質量更高，而且可以在備份等軟件的應用下，快速地實現復制、粘貼、修改等工作。辦公自動化系統的運用下，檔案可以進行電子化存儲，不僅提高了資料的可讀性和儲存性，還能夠按照相關工作人員的不同要求完成不同格式的存儲工作。在辦公自動化技術的幫助下，文檔的傳送、查閱更為便捷，還能有效防止檔案出現遺失問題。

1.2 可以提升檔案管理工作的效率

醫院檔案和電子信息技術相配合，科學地協調了文書處理和檔案管理二者的聯系，工作者需要每天按時整理歸納好當天的文件資料，使之變成電子檔案，這有效地防止了檔案丟失的后果，并且使檔案的完整性和可檢索查找性得到了保障。特別是那些病歷檔案，必須得到真實全面連續的記錄和保留，能準確反映病人的治療情況與病情變化過程，提高辦公自動化程度，能夠使醫護工作者快速精確地了解到資料記錄的實際情況。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理的可行性

科學技術快速發展，越來越新穎、實用、適應性強的檔案管理系統被研發出來。新研發的管理系統，涵蓋的功能體系更強大。而在系統不斷完善的過程中，就需要相應的技術予以支持辦公自動化。醫院可引進專業型人才，以此適應自動化辦公環境，并加強對技術人員的培訓，提升其業務水平，促使其計算機基本操作能力與檔案管理知識更豐富，為實現辦公自動化提供必要的人力支持。醫院加大資金投入，建立相關的規章流程，促使其成為可行的操作規范，結合工作實際，對辦公自動化予以制度支持。

3 醫院檔案辦公自動化的不足之處

3.1 檔案文件管理的保密性問題

在辦公自動化環境下，醫院主要是利用計算機技術進行檔案管理，在此管理過程中檔案文件的保密性成為了十分重要的問題。電子檔案文件與傳統紙質檔案文件相比較更加易于更改，而且在更改后也基本不會留下更改過的痕跡，造成其保密性較弱，極容易被其他人員修改。在醫院中，所存有的電子檔案文件多為患者的電子病例，其中包含了患者的整個治療過程和具體效果，而且還含有相關的數據、圖片信息等，一旦這些信息發生泄露，將會對患者造成嚴重的影響。因此，醫院應當加強對電子檔案的管理，確保其具有良好的保密性。

3.2 自動化管理制度的不科學

當前社會的許多醫院檔案信息化水平還不夠成熟，軟硬件設施不全，且電子檔案的儲存也得不到保證，致使患者病歷等資料泄露。雖然醫院對檔案管理事業的關注也越來越多，但是自動化系統的不完善，管理機制的缺失，都導致檔案管理走不上科學的軌道，從而造成醫院的資金浪費非常嚴重的問題。

3.3 辦公自動化系統不健全

目前，許多醫療機構在辦公自動化設備和軟件的配置上不夠完善，資金供給不足，使辦公自動化水平不高，檔案系統不健全，這些情況最終導致醫院的檔案管理水平較低。鑒于當前的辦公室自動化系統開發商的技術實力高低不一，使許多被開發出的軟件無法滿足檔案管理的工作要求，自動化系統內部也缺少傳送電子資料、歸檔管理資料相結合的電子檔案管理子系統。

3.4 檔案管理信息化的專業人才不足

雖然現在許多醫院在購買和配備先進設備方面有了更大幅度的資金投入，但是在人才配備和補充方面還沒有投入必要的重視，導致檔案信息管理工作比較落后。檔案管理工作者總是不具備辦公自動化領域的理論基礎，醫院單位也沒有針對內部工作人員安排專業化的知識和技能培訓，進一步加劇了醫院檔案管理水平低下的嚴重程度。

4 做好辦公室自動化環境下醫院檔案管理的措施

4.1 制定規范的管理標準

目前，醫院檔案管理的有關工作流程包含了歸納整合、搜集、保存、編排、統計以及檢索等等步驟，這些保證了檔案管理標準的制定和確認，促使所制定的標準與國家檔案部門法定標準相吻合。如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況，因此，工作人員需要嚴格把關，開展標準化的高效率管理工作。其次，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

4.2 建設高素質的檔案管理人員團隊

我國的醫療衛生事業正在不斷地發展和壯大，醫院檔案數量也在不斷增加，這就增加了檔案管理人員的工作量，加上現在更多各種各樣的新型技術不斷涌現，檔案管理方法日趨科學化，只有能駕馭這些新技術和方法的工作人員才能做好檔案管理工作。對此，醫院要加大對檔案管理人員的知識培訓力度，為檔案管理工作人員提供更多的學習機會，優化知識結構，提高綜合素質，以便適應辦公自動化環境的需求。

4.3 完善檔案管理子系統

醫院需要加強對辦公自動化系統建設工作的研究，不斷在辦公自動化系統建設方面進行資金注入，在辦公自動化系統內建設子系統，使電子文件的調用和運作得到充分保障，電子文檔的高效留存與科學的日常管理，可以使文檔得到正確的分類歸納和快速使用，電子文件傳輸與醫療檔案管理工作結合在一起，為醫生的資料調取與使用帶來了很大的便利。

4.4 加強網絡安全建設

為了能夠確保醫院電子檔案文件的安全性，首先應當加強其網絡安全建設。所謂網絡安全主要是使計算機系統中的各個部分不受到破壞，以此來保障系統能夠正常運行，為人們提供良好服務。確保網絡安全主要方法有數據加密、防火墻等手段，通過這些技術手段能夠有效保障醫院計算機系統不會受到外部的攻擊，確保檔案信息的安全。

5 結束語

綜上所述，加強辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性與可行性探討十分必要。相關工作人員需要明確醫院檔案辦公自動化的應用價值，包括可以提高檔案管理工作的安全度、可以提升檔案管理工作的效率等等；同時把握醫院檔案辦公自動化管理的不足之處，如自動化管理制度的不科學、辦公自動化系統不健全、檔案管理信息化的專業人才不足；在此基礎上，研究完善辦公室自動化環境下醫院檔案管理的措施，制定規范的管理標準，建設高素質的檔案管理人員團隊，完善檔案管理子系統。

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