淺談企業人事檔案管理的信息化建設

彭劉麗

摘 要：研究企業人事管理信息化建設問題，不僅有利于提升企業人事檔案整體管理水平，面且對于推動“人才強國”和“人才強企”戰略同樣具有重要意義。本文對企業人事檔案信息化建設的作用以及當前我國企業人事檔案管理信息化建設存在的問題進行了深入分析，最后對如何提升企業人事檔案管理信息化建設水平提出對策，對于提升企業人事檔案管理工作水平有一定的借鑒作用。

關鍵詞：企業；人事檔案管理；信息化

檔案是我國經濟社會發展的重要基礎性、戰略性資源，而企業人事檔案管理更是企業貫徹落實黨的十九大提出的“人才強國”戰略以及企業實施“人才強企”戰略的重要基礎和前提，加強企業人事檔案管理信息化建設則更有利于發揮企業人事檔案的職能作用，為企業乃至國家提供更加真實、準確、全面的人力資源特別是人才信息。盡管隨著我國工業化與信息化融合程度的不斷加深化，我國各類企業已經開始運用信息化手段管理人事檔案工作，但仍然存在著重視不夠、缺乏不足、應用廣的問題。我們必須加大對企業人事檔案管理的信息化建設的投入與研究。

1 加強企業人事檔案管理信息化建設的作用

一是有利于提高企業人事檔案管理水平。企業人事檔案作為是企業乃到至國家的重要信息資源，由于受條件限制，管理水平始終較低。，加強企業人事檔案管理信息化建設，能夠使企業人事檔案管理步入更加科學化、規范化、制度化軌道，特別是通過信息化管理，能夠將企業人事檔案信息錄入到計算機當中，不僅便于保存，而且能夠通過程序設計來提高企業人事檔案管理水平，特別是能夠使企業人事檔案的應用更加廣泛，對于提高我國企業人事檔案整體管理能力和效果具有重要意義。

二是有利于促進企業人事檔案資源共享。隨著我國科技信息化的快速發展，信息共建、共享、共用已經成為一種趨勢，而企業人事檔案管理信息化建設能夠推動企業人事檔案資源共享進程，使企業人事檔案通過“開放性”來提高使用效率和使用效益。推動企業人事檔案信息化建設，能夠使企業更加全面、準確、快速的獲取人力資源的基礎信息、個人發展、專業特長、工作業績等方面綜合信息，能夠改變傳統的人事檔案信息“紙質化”不利于搜集、整理、分析的問題，有能夠使企業人事檔案發揮更大作用。

2 目前企業人事檔案管理信息化建設存在的不足

一是企業人事檔案管理信息化建設重視不足。企業人事檔案管理信息化建設盡管已經得到越來越多企業的認可，但由于人事檔案信息化建設需要投入大量的資金進行基礎建設，同時也需要對紙制檔案進行數字化處理，因而也需要大量的人力物力投入。由于企業都以追求企業效益“最大化”為目標，因而很多企業特別是中小企業對人事檔案管理信息化建設缺乏足夠的重視，無論是硬件建設，還是軟件建設，都無法達到人事檔案管理信息化的要求，直接導致企業人事檔案管理信息化建設落后，很多還是靠人工和紙質進行管理，這也直接影響了企業人事檔案管理水平的提高。

二是企業人事檔案管理信息化建設比較單一 。從我國企業人事檔案管理信息化總體情況來看，盡管我國很多企業特別是大中型企業都對人事檔案管理信息化建設進行了有效的投入，但卻忽視了人事檔案管理信息化建設的管理和運行，更多的是將人事檔案信息化建設作為保存檔案資料的載體，只是對企業人事檔案進行了“數字化”處理，比較將資料保存到計算機或者記錄到光盤當中，應用十分有限。還有一些企業盡管應用了人事檔案管理軟件，但更多的只是進行錄入和查詢，對企業人力資源進行分析和輔助決策的作用十分有限，這就導致企業人事檔案管理信息化建設缺乏全面性和系統性。

三是企業人事檔案管理信息化建設人員制約。企業人事檔案管理信息化建設，必須有大量專業化、復合型的檔案管理人才支撐。由于我國很多企業特別是中小企業對企業人事檔案管理信息化建設重視和投入不足，因而我國企業人事檔案管理信息化建設管理人員嚴重不足，有的企業根本沒有根本專業的信息化管理人員，導致信息化應用只能走形式或走過場。盡管一些企業配備了專門的人事檔案信息化管理人員，但有的缺乏檔案管理能力，有的缺乏信息處理能力，有的缺乏職業道德水準，再加上缺乏對信息化管理的學習、研究和創新，因而在企業人事檔案管理信息化建設過程中作用發揮有限，制約了企業人事檔案管理信息化水平的提高。

3 企業人事檔案管理信息化建設的有效措施

一是加大企業人事檔案管理信息化建設投入。企業人事檔案管理信息化建設對加強企業人事檔案管理和推動企業人事檔案資源共享，進而發揮企業人事檔案管理的職能作用具有重大價值。我國各類企業要把企業人事檔案管理信息化建設納入企業管理體系當中，建立信息人事檔案信息化管理機構，為人事檔案管理信息化建設奠定組織基礎。企業還要加大對人事檔案管理信息化建設的投入，既要配置計算機、打印機、掃描儀等硬件設備，又要運用符合企業實際的管理軟件，為企業人事檔案管理信息化建設創造條件。

二是完善企業人事檔案管理信息化建設體系。企業人事檔案管理信息化建設，并不是一個部門能夠做好的事情，必須調動企業方方面面的力量，共同推動企業人事檔案管理信息化建設。這就需要企業調動一切積極因素，建立企業人事檔案管理信息化建設工作體系，建立由檔案管理部門負責、相關部門配合的協調機制，實行“統一管理、分級負責”，形成檔案管理信息化建設合力。要大力加強企業人事檔案數據庫建設，在此基礎上要推動人事檔案管理的分析、咨詢、建議等輔助決策作用，真正發揮企業人事檔案管理信息化建設的重要作用。

三是建立企業人事檔案管理信息化建設制度。加強企業人事檔案管理信息化制度建設，對于推動企業人事檔案管理信息化建設更加科學、規范、有序、高效具有重要作用。企業要從自身人事檔案管理信息化建設情況出發，進一步健全和完善信息化建設標準，按照“目標管理”的原則，建立信息化建設目標、內容、流程、應用等一系列形之有效的制度體系，從企業人事檔案數據采集到后期錄入再到管理，都必須按照規定的流程進行，確保企業人事檔案管理信息化建設標準。要建立企業人事檔案管理信息化運行機制，加強信息化系統的管理和維護，出現問題及時解決，卻保穩步運行。

四是打造企業人事檔案管理信息化建設隊伍。與傳統的企業人事檔案管理相比，無論是工作內容還是工作環境以及工作要求，信息化管理都更加復雜。，這就要求企業人事檔案管理部門加強信息化管理人才隊伍建設，將那些具備檔案管理、信息管理、企業管理等綜合管理能力的人員放到企業檔案管理信息化建設當中。同時，還要加強對他們的教育和培訓工作，使他們在理念、技術、管理、應用方面始終走在前沿，為企業加強人事檔案管理信息化建設奠定人才基礎。

4 結束語

綜上所述，我們必須進一步加深對企業人事檔案管理重要性的認識，既要加大企業人事檔案管理信息化建設的投入，又要進一步健全和完善信息化管理機制，更要打造一批專業化的人事檔案管理隊伍，推動企業人事檔案管理信息化建設步入更加科學化、規范化、高效化軌道。

參考文獻

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