淺談金融企業業務檔案的規范化管理

劉俊

摘 要：金融企業業務檔案是企業檔案的重要組成部分，有著非常重要的價值。金融企業必須重視業務檔案的規范化管理，改變目前管理混亂的現狀，從轉變觀念、完善制度、創新管理和深化服務入手，推進金融企業業務檔案的規范化管理和服務創新，促進金融業務檔案工作更好地服務和促進企業建設發展。

關鍵詞：金融企業；業務檔案；規范化管理

金融，簡單講就是資金的融通，是貨幣流通和信用活動以及與之相聯系的經濟活動的總稱，是一個由金融工具、機構、市場和制度構成的有機系統。金融是現代經濟的核心，其重要地位和作用與作為其主體的金融企業密不可分。那么記錄金融企業經營發展活動的原始記錄就具有非常重要的作用，只有對這些信息進行科學規范管理，才能維護企業和客戶利益、防控金融風險、促進經濟社會發展。

1 金融企業業務檔案

金融企業業務檔案，是指金融企業在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業務辦理及服務活動中直接形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄，主要由銀行、證券、保險和信托等四類業務檔案組成。金融企業業務檔案是金融企業檔案的重要組成部分，是企業管理的重要基礎。[1]

銀行業務檔案主要包括信貸檔案，是商業銀行在管理和經辦各類本外幣信貸業務工作中形成的檔案；業務會計檔案，是商業銀行辦理各項金融業務活動中形成的檔案；資產托管業務檔案，是托管銀行基于合同約定，履行資產保管職責，辦理資金清算等服務過程中形成的檔案；國際結算業務檔案，是商業銀行在國際結算業務經營管理活動中形成的檔案。

證券業務檔案主要包括經紀業務檔案，是證券公司在客戶開戶、委托、交易、回訪等活動中形成的檔案；投資銀行業務檔案，是證券公司在證券發行、承銷、交易、投資分析、項目融資等活動中形成的檔案；證券投資業務檔案，是證券公司在投資決策研究、投資操作、修正投資方案和項目總結等過程中形成的檔案；場外市場業務檔案，是證券公司在交易所以外的場外的證券交易市場活動中形成的檔案；信用業務檔案，是證券公司在信用業務中辦理客戶征信、客戶篩選、開戶、交易等活動中形成的檔案；資產托管與運營外包業務檔案，是證券公司接受委托為客戶提供資產保管、投資清算、投資監督以及為客戶提供估值核算、份額登記、交易支持、資金劃撥、績效評估等活動中形成的檔案。

保險業務檔案主要包括承保檔案，是財產保險公司為客戶承擔各類保險業務，辦理業務洽談、簽訂合約和業務咨詢服務等過程中形成的檔案；理賠檔案，是指財產保險公司按照合同約定，承擔保險責任、履行保險金給付義務的過程中形成的檔案。

信托業務檔案是信托公司接受客戶委托，代為經營、管理或處理貨幣資金或其他財產，并從中收取手續費的相關業務過程中形成的檔案。

金融檔案的共性是其內容都圍繞并反映金融業務活動，形式多為合同、協議、報表、賬冊和大量的數據材料，并且往往以客戶為單位形成整套檔案；金融檔案的個性突出地表現為各類金融檔案來源和反映金融行業不同領域的業務活動，而各類金融活動及其檔案的內容構成、載體形式存有顯著的差異性。

2 金融企業業務檔案管理現狀和問題

2007年國家檔案局與銀監會聯合下發了《關于加強銀行檔案工作的意見》，這是國家關于金融行業檔案管理的第一個規范性文件，該意見提出了銀行檔案管理的工作原則、總體要求和基本方法，特別是提出檔案綜合管理的新要求，對金融行業檔案管理的規范化、制度化和整體建設具有重要指導和引領作用。但是，該意見的內容比較原則和寬泛，并且主要只針對銀行檔案管理工作，而未涉及到其他金融企業[2]，因而其影響和作用范圍相對有限。而事實上，金融業中的各行業和眾多企業隨著業務快速發展中的各類問題日益凸現，迫切要求加強和規范檔案管理。如在證券業，部分券商制造虛假客戶檔案和挪用客戶個人保證金等現象時有發生，2007年，證監會特別要求各證券公司建立客戶（證券業務）檔案長效管理機制。2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，特別強調企事業單位要加強檔案管理工作，做好文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用[3]。依據兩辦意見，2015年國家檔案局會同銀監會、證監會、保監會制定并發布了《金融企業業務檔案管理規定》，這是國家第一個覆蓋金融全行業的檔案工作制度，對金融企業業務檔案管理提出了一系列重要規定和要求，特別強調要加強金融業務檔案集中統一管理，這是對金融企業業務檔案管理方式的重大改革，推動著我國金融企業檔案特別是業務檔案工作的快速發展，很多金融企業將業務檔案納入檔案管理體系，建立依法依規管理機制，健全組織機構、落實管理職能、嚴格規章制度、完善工作條件，金融企業業務檔案管理呈現總體向好發展的

趨勢。

但是，金融企業業務檔案管理還存在以下突出問題：

一是發展很不平衡。伴隨我國經濟社會快速飛速發展，金融業快速崛起和擴張，一方面原有金融企業規模不斷擴大，另一方面新的金融企業不斷產生，如“互聯網+”金融機構和城商農商銀行異軍突起、國外金融企業大舉進入，等等。不同規模、不同層級、不同背景的金融企業，檔案管理狀況大相徑庭，有的檔案工作成為企業基礎管理的重要構成，受到高度重視，水平高、成效好；而有的企業，檔案工作被邊緣化甚至還是一片空白。

二是檔案管理失范。在證券公司、基金公司、資產管理公司、期貨公司等不少金融企業中，檔案管理隨意性、任意性嚴重，特別是業務檔案游離于檔案管理體系之外，由業務部門甚至業務人員自行管理，業務檔案不僅高度分散，而且存在流失的安全隱患。

三是檔案管理方式、手段落后。近年來金融企業信息化建設迅猛發展，金融業務日益走向“無紙化”，電子形態的業務文件大量涌現，但不少金融企業的檔案工作我行我素，檔案管理方式傳統、手段落后，尤其是業務檔案電子化、信息化管理的技術研發和應用嚴重滯后，與金融企業信息化發展要求不相適應。

四是檔案工作規范標準建設滯后。近年來，金融行業迅猛發展，業務快速拓展使業務檔案數量激增，而且檔案載體形式日趨多樣化，金融企業業務檔案管理的業務和技術問題不斷凸顯，急需各類制度標準的約束和指導。從總體看，金融行業檔案工作制度建設十分薄弱，以往沿襲機關檔案工作的管理模式已完全不能適應檔案管理實際工作及其發展需要。雖然國家出臺了《金融企業業務檔案管理規定》，但其內容總體上比較宏觀，當務之急是全面檢視金融業務檔案管理的現狀，既要關注以往長期積累的問題，更要面對新形勢、新變化，深入研究、加快制訂實施適于業務檔案管理的標準規范，有效解決檔案管理各類實際問題，形成金融企業業務檔案工作的長效機制。

3 金融企業業務檔案工作發展對策措施

3.1 轉變觀念，提高金融檔案工作在企業建設發展中的地位作用

在我國，檔案工作在經濟社會發展中的積極影響和作用日益被重視和肯定，但社會對檔案工作的偏見和誤讀還一定程度存在，反映在金融行業，一些企業的檔案工作依然披著神秘的面紗，企業領導和員工對檔案價值、檔案工作的意義不甚了解，檔案工作被邊緣化，存在著檔案管理無機構人員、無制度規范、無庫房設施的“三無”狀況。

因此，做好金融企業檔案工作，關鍵要轉變觀念，提高思想認識，營造檔案工作發展的良好環境。金融企業業務檔案與金融業務密切相關，不僅反映企業的歷史軌跡和業務現狀，也是企業進一步發展的基礎。金融檔案是金融企業重要的信息資源和知識儲備，檔案部門通過對業務檔案信息的科學管理和開發利用，能夠為前臺業務發展提供堅實后援，能夠為企業高層決策提供支持。

國泰君安證券股份有限公司（以下簡稱“國泰君安”）從公司領導到部門負責人乃至企業員工都非常重視檔案工作。公司分管領導不斷強調，金融企業的發展需要以來各部門緊密配合，需要前、中、后臺的通力協作，而檔案工作就是后臺管理的重要一環，具有獨特的地位和作用。正是建立了檔案管理是企業發展重要基礎的理念，形成了依靠公司領導與企業全員齊抓共管檔案工作的共識和氛圍，近年來，國泰君安金融業務檔案工作突飛猛進，在檔案管理硬件設施建設、基礎業務建設、信息化建設等各個方面都取得了長足進展。

3.2 完善制度，保障檔案工作有章可循、有規可依

國泰君安在檔案工作制度建設中堅持科學、適用、配套的原則，著力健全完善三個方面制度規范：一是準則和通用性制度，如《國泰君安證券股份有限公司檔案管理辦法》、《分支機構檔案管理暫行辦法》，規定了檔案管理的組織體制、部門職責、基本規范，是公司及其下屬機構檔案工作的總體規范和全員守則；二是業務性、技術性制度，主要是針對檔案收集、整理、保管、鑒定、利用等工作環節的業務操作要求和技術措施，如《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《客戶資料檔案管理實施細則》、《檔案查閱、借閱暫行辦法》、《業務檔案數字化操作規程》、《數字化安全保密規范》、《檔案庫房管理規定》等；三是管理性制度，主要提出檔案工作相關部門及人員的具體職責和管理要求、檔案工作培訓及檢查考核規范，如《國泰君安證券股份有限公司檔案管理中心職責規定》、《檔案培訓規定》、《公司各部門檔案管理職責及考核辦法》、《分支機構檔案工作評價辦法》等。

3.3 創新管理，探索金融業務檔案管理新模式

金融企業業務檔案具有項目性、連續性、階段性等特點；新形勢下，金融業務檔案又具有加快電子化趨勢和利用需求凸顯等特征。必須針對性地深入金融業務檔案管理的新方法、新模式，有力推進金融業務檔案工作的新發展。

1）探索推進業務檔案集約化管理。我國金融企業的業務檔案基本由各地區的分支機構自行保管，長期處于分而治之狀態。國泰君安結合自身實際并借鑒國內外先進經驗，探索業務檔案大集中、集約化管理模式，由公司總部對全國各分支機構客戶檔案集中統一管理，所有客戶檔案包括數字化及其數據維護和利用等業務管理都集中由總部實施，解決了分支機構檔案管理各自為政、各行其是問題，特別是加強了總部對分支機構業務檔案的風險管控，也有利于人財物資源共享，節約管理成本，提高檔案工作績效。

2）探索實施“按戶立卷”、“按項立卷”并行管理。國泰君安根據業務檔案特性研究推行按戶立卷和按項目立卷兩種檔案整理保管方式。按戶立卷以自然人或機構客戶為單位對材料進行分類，同一客戶的所有文件材料歸為一卷；按項目立卷是指同一業務項目形成的文件材料歸為一卷，也可在業務項目下按照不同的“產品”為單位進行立卷，投資銀行業務、證券投資業務、場外市場業務和資產托管業務形成的文件材料均可采用按項目（產品）進行立卷。

3）探索應用金融業務電子檔案管理新技術。隨著金融業務電子文件大量涌現，加強電子文件歸檔和電子檔案管理已刻不容緩。國泰君安著力抓好四個方面工作：一是明確功能需求。緊緊抓住電子文件歸檔和電子檔案管理的業務環節，明確“收集、管理、存儲、利用”四大檔案業務需求和實現“自動化、網絡化”的檔案信息化管理能級需求，以兩大功能需求為指導推進相關工作。二是梳理管理范圍。國泰君安在梳理基礎上研究制訂了《電子文件歸檔和電子檔案管理系統電子文件歸檔類型（證券業務類）》，明確了全公司應當歸檔管理的金融業務電子文件的具體種類和內容，使各機構、各部門在電子文件歸檔操作時有據可依、一目了然。三是提供技術保障。電子文件、電子檔案管理必須依賴信息技術和工作平臺，必須組織軟件系統開發、配置技術設施，有效滿足電子文件完整收集、系統整理、安全存儲、利用傳輸等技術需要。國泰君安著力研究制訂了《業務系統電子文件接口標準 》，明確各項業務電子文件數據結構、文件格式和交換方式，解決電子文件收集歸檔的技術難點；精心研究電子文件存儲方案和技術手段，有效解決電子文件元數據和內容的長期保存和安全備份；開發電子文件歸檔管理軟件系統，滿足各分支機構業務電子文件及時自動歸檔和網絡化遠程歸檔及信息利用的需要。四是落實“四性要求”。真實性、完整性、可用性和可靠性是電子文件和電子檔案的靈魂和價值所在。國泰君安研究落實了“四性”檢測方案和技術措施，重點對電子文件歸檔信息包、電子檔案長期保存封裝包、電子檔案載體及其環境、電子文件元數據等四項內容按照“四性”要求進行嚴格檢測，嚴把質量關。

3.4 深化服務，創新人工智能與大數據技術助力檔案信息資源開發利用

長期來，檔案部門主要按利用者需要將檔案原件提供查詢閱覽。這種坐等上門的服務模式，不僅被動而且效率低、效果差。必須改變舊傳統，創造新模式，變被動為主動，變簡單查檔利用為信息開發和知識服務。

近年來，國泰君安積極探索以信息技術為手段深度開發檔案信息、主動開展檔案服務的新途徑、新模式，工作取得明顯進展和成效。一是開發應用人工智能檔案檢索技術。運用人臉識別、語音識別等人工智能技術研發業務檔案檢索系統，能夠快速、準確地檢索與集成輸出客戶檔案信息。例如，只要上傳一張客戶照片或者一段客戶語音，即可通過與海量業務檔案信息比對，迅速檢索出與該客戶相關的所有檔案信息，并加以集成后輸出利用。二是開發基于大數據的檔案信息篩選編研系統。圍繞業務部門對客戶的風險評估需求，對所保管的業務檔案進行深度挖掘、統計分析，依托檔案信息進行分析和遴選，對客戶優劣屬性進行評估，有效服務業務部門對客戶研判和經營決策。例如，通過挖掘和分析業務檔案信息，研制提供客戶的年齡、收入、交易層次等分析圖表，并根據客戶的風險測評情況和交易習慣等，進行客戶風險分類，區別出高、中、低風險等不同的客戶群，將分析數據和結果提供業務部門，便于實現精準營銷。

檔案利用創新的意義遠遠超出了檔案利用服務工作本身的范疇，一定程度上是金融業務檔案工作的深刻變革，改變了檔案工作的性質和檔案部門的形象，將原本處在后臺默默無聞的檔案部門推向了企業經營管理和主營業務發展的前臺，直接介入和參與企業業務活動，檔案工作成為企業業務管理建設中不可或缺的重要一環，在客戶評估、風險管控、業務管理和經營決策等方面發揮著重要而獨特的作用。實踐證明，金融企業業務檔案蘊藏著龐大而豐富的數據量，檔案利用服務大有可為；只有創造性地做好檔案服務工作，充分發掘和積極主動提供利用檔案信息，才能真正體現金融企業業務檔案的價值，才能真正提升檔案部門的影響和地位，才能真正更好發揮金融業務檔案工作服務和促進金融企業建設發展的作用。

參考文獻

[1]金融企業業務檔案管理規定[EB/OL].[ 2016-9-29].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2016-03/09/content_132321.htm

[2]關于加強銀行檔案工作的意見 [EB/OL].[2016-9-29]. http：//www.cbrc.gov.cn/govView_38D3291BC4304CB49871DBFF18D6B914.html

[3]關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見[N].中國檔案報，2014-5-5（第一版）.