信息化背景下檔案管理改革初探

李紅艷

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，信息技術的陰影滲透到社會生活的各個領域，極大地改變了人們的生活方式。檔案管理作為政府、企業和其他社會部門的重要組成部分，在傳統管理方式下存在著安全性低、檔案檢索效率低、檢索時間長等諸多問題，迫切需要加快信息技術的引進步伐，改革原有的檔案管理方式，以更好地適應社會發展的需要。只有不斷吸收引進新的技術方法，不斷進行改革，才能在一定程度上提高檔案管理的效率、縮短查找時間和提升安全性等，進而使各種資源和資料能夠得到合理利用。

關鍵詞：信息化背景；檔案管理；改革；初探

檔案管理作為企業管理的重要組成部分，直接影響著企業生產經營的各個方面。隨著信息技術的日益普及，傳統的企業檔案管理方式已經不能適應新時期快速變化的工作需求。檔案管理人員和相關人員需要充分了解各種有效的資源，不斷探索新的信息管理方式，從而對企業的發展起到很好的促進作用。

1 信息化背景下檔案管理改革的基本原則

1.1 信息化原則

為了建立現代管理體系，我們必須重視檔案管理的信息化建設。隨著現代信息技術的發展，互聯網、大數據技術和傳統的文件管理工作已經深入整合，大大提高了文件管理的效率和準確性。在發展檔案管理的過程中，我們應該采用更加現代化的管理模式，檔案管理人員應該不斷調整思維，優化工作制度和方法，注意利用信息技術手段，不斷提高工作效率，提高檔案管理的綜合效率，促進檔案管理的不斷升級。

1.2 效率性原則

檔案管理工作要服務中心工作，在檔案信息化管理實踐中，要不斷探索優化工作流程，升級工作方法，提升檔案管理效率，保證檔案的保管與運轉，進而提高綜合工作效率。在檔案管理實踐中，提升信息化建設效率需要從多方面入手，既要優化管理體系和管理流程，同時也要升級管理手段，采取現代化檔案管理模式，滿足檔案工作基本需求。

1.3 安全性原則

在信息化背景下開展檔案管理工作，必須堅持安全性原則，將檔案管理安全作為首要目標。在檔案管理實踐中，容易產生管理風險，對此，構建檔案管理信息化體系，要秉持安全原則，注重減少管理漏洞，保障檔案的安全性，為全局工作的順利推進提供有力的支撐與保障，助力的科學化、高效化發展，提升檔案綜合管理效能。

2 企業檔案信息化的發展現狀

2.1 檔案管理的整理服務水平不高

目前，部分企業在高科技的沖擊下，開始將先進的計算機系統引入，借助它完成相關的工作，進行檔案的管理和收藏工作。但因為受制于企業的資金，開始逐漸暴露出企業資源設備落后的問題。工作資源僅僅能簡單地加工和處理檔案信息，使檔案管理的整體服務水平不高，無法跟上時代發展的步伐。

2.2 有待于進一步提升檔案工作人員的綜合素質

堅持以人為本是開展信息化工作的前提。企業檔案管理人員的綜合素質水平與信息化服務質量密切相關。然而，目前，許多企業仍然缺乏強大的文件管理團隊，并且擁有計算機網絡技術和文件開發的專業知識。正是由于勞動力不均衡，相關服務項目的順利發展受到阻礙，包括市場研究、信息分析、網絡搜索和信息咨詢，信息開發服務的質量也受到影響。

2.3 過于陳舊的信息開發觀念

作為企業信息資源的管理中心，傳統意義上的企業檔案部門，主要工作是對企業各類重要資源的存儲。但在信息化的社會背景下，檔案信息開發借助于互聯網的聯通，逐漸向多元化發展。為此，需要企業及時轉變信息開發觀念，對新型信息管理系統進行構建，與時代發展的需求更好地適應。

3 信息化背景下檔案管理改革路徑分析

信息技術深深影響著人們的生活方式，檔案管理改革在信息化大背景下顯得更為迫切，積極探索適宜的檔案管理改革路徑是當前檔案管理者和相關學者比較重視的問題。筆者根據相關的調查研究，認為可以從以下四個方面進行探究。

3.1 制定檔案管理的具體工作標準

信息技術在最初應用于文件管理時將面臨許多問題，主要是因為沒有建立統一的工作標準。在當前的檔案管理中，各單位應明確自身的實際情況，了解信息檔案管理的方式，建立健全組織體系，制定檔案管理的具體標準，明確相應的職責。加快建立數字檔案管理，提高檔案管理效率，確保檔案管理安全。積極促進檔案管理的自動化管理，在檔案管理的過程中節約人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根據各個職能進行檔案管理工作細化，明確具體職責更好保障管理效果。

3.2 轉變檔案管理的工作態度

檔案管理是各單位的主要工作內容。在處理相應的檔案過程中，我們應該加快檔案管理工作態度的轉變，樹立正確的檔案管理觀念。在現實生活中，各部門應該改變對文件管理的態度，高級領導應該重視培訓和指導文件管理人員，建立信息化的文件管理系統，解決傳統文件管理的不足。

3.3 結合傳統檔案管理的優勢，提升信息化檔案管理的技巧

在檔案管理中，利用信息技術的優勢可以更好地滿足人們對檔案管理的要求。然而，由于一些限制，基于信息的檔案管理不能取代傳統的檔案管理。有必要合理利用傳統檔案管理的優勢，結合現代信息技術，提高檔案管理的技能。例如，一些涉及機密的重要會議材料不能以數字方式存儲，以防止黑客攻擊它們。使用傳統紙質材料可以更好地保證它們的安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統的檔案管理的優勢，積極吸收現代信息化技術，提升檔案管理的技巧。

3.4 提高檔案管理人員的工作素質

沒有工作人員的努力，什么也做不了。因此，在檔案管理中，特定的檔案管理人員需要隨時協調。在信息技術背景下，檔案管理改革需要提高檔案管理人員的素質。作為一項高科技技術，信息技術要求所有人員學習相應的信息技術，包括輸入數據、搜索和分析數據，以提高工作質量。其次，必須加強工作責任感。一些文件和材料需要相應地保密。因此，員工應該加強工作責任感。最后，要正確對待檔案管理這個工作，樹立正確的工作意識。

3.5 提升檔案工作者的信息技術應用水平

隨著科學研究的加速發展，新技術正在出現。為了適應社會發展的需要，有必要不斷提高檔案工作者的信息技術應用水平。這不僅要求檔案工作者掌握必要的檔案科學專業知識，還要求他們具備一定的計算機應用技術、信息管理技術和其他信息技術專業知識。特別是，一些電子文檔的整理要求檔案工作者不僅要有一定的數據庫管理知識，還要掌握特定計算機操作的應用技術。因此，不斷提高檔案工作從業人員的數字信息采集、數據庫管理、計算機操作等水平，使檔案管理者成為不僅具備檔案專業知識，而且精通信息技術應用的高素質人才，是不斷適應社會發展的需要，使檔案工作實現健康有序發展的必由之路。

4 結束語

綜上所述，隨著現代檔案管理工作的發展，信息化建設工作的重要性不斷凸顯，對于提升檔案管理效率、保障檔案安全都具有積極意義。在開展檔案管理信息化建設過程中，要找準工作節點，不斷優化工作體系和流程，及時發現問題并解決問題，提升檔案管理綜合水平。

參考文獻

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[2]范麗莉.探析信息化背景下傳統檔案管理工作的改革[J].辦公室業務，2017（08）.

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