淺談地質檔案管理遇到的幾點問題及建議

吳詠峰

摘 要：現(xiàn)階段我國在經濟實力與科技水平等方面不斷發(fā)展，地質行業(yè)領域中其檔案管理的重要性日益凸顯。但現(xiàn)階段我國在地質檔案管理方面還存在著一定的問題，需要結合實踐工作將地質檔案管理的改進方法探究，對此本文將對地質檔案管理存在的問題與建議展開全面的討論。

關鍵詞：地質檔案管理；問題分體；相關舉措

地質相關工作中，檔案管理是其中的關鍵組成。地質檔案能夠對地質相關工作的完成做出系統(tǒng)化的評價與分析，能夠將地質工作的成果集中反映。對于我國來講也是掌握土地資源實際，以及管理應用的依據條件。因此只有將地質檔案管理的有效性加強，才能為后期的資源開采、生產建設、科研項目等提供保障。

1 目前我國地質檔案管理存在的問題

1.1 地質檔案管理規(guī)范依據

我國的地質行業(yè)領域中的企業(yè)單位，很多都是不具備自己的玩啥檔案管理依據的。而是通過實踐工作中各個部分、項目管理形成的一種分散的管理形式，由于整個管理過程缺乏規(guī)范性的依據。常見檔案信息的歸檔工作不足，從而導致檔案資料的丟失。不少地質企業(yè)單位不具備專業(yè)的檔案管理工作人員，員工不能依據專業(yè)基礎條件去進行檔案搜集與管理工作，就會導致檔案管理的不完整性、不可靠性，后期在檔案應用階段出現(xiàn)種種問題。

1.2 地質檔案管理中的安全意識

地質檔案資源對企業(yè)單位的決策或經營有著非常重要的參考價值，而且階段性的檔案資料具備獨有性，一旦出現(xiàn)檔案資料的丟失，對于企業(yè)單位來講將是一種無法彌補的損失。在檔案管理實踐工作中，由于管理工作人員的個人意識或專業(yè)基礎，從而導致實體檔案資料在相對較差的環(huán)境中未能妥善保管，資料出現(xiàn)變質或腐爛。檔案放置地點沒能將防火設備安裝全面，未能配備防盜裝置等，都會導致檔案管理存在很大的隱患問題。

1.3 地質檔案管理的保密意識淡薄

一般的檔案資料都會運用紙質資料作為基礎，這種介質在收藏或存儲階段對環(huán)境的要求較高。而且后期檔案資料的累計數量增多，就會出現(xiàn)一種查閱困難的情況。對倉庫空間的要求增加，就會給企業(yè)帶來成本負擔，相應的要將倉庫中加設防火、防盜、防潮等設備，就形成一種地質檔案管理的窘迫現(xiàn)象，不利于對實體檔案資料的保護。

1.4 地質檔案管理的形式較為古板

地質檔案管理隨著先進科學技術的發(fā)展已經有了一定的進步，尤其是IP技術與互聯(lián)網技術結合，依據網絡鎖建立的檔案管理，其保密性存在很大的問題。保密工作面臨的局勢相對來講較為緊迫，未能根據經濟與科技發(fā)展實際酌情加強保密意識，就會導致企業(yè)單位在錯誤的觀念引導之下，導致檔案管理的保密工作落實不足，繼而導致價值信息的泄露，給企業(yè)的未來發(fā)展帶來巨大的經濟損失。

2 地質檔案管理工作的改進方法

2.1 地質檔案的規(guī)范化管理

我國的地質檔案管理，應該嚴格按照國家的《檔案法》規(guī)定，結合《地質資料管理條例》《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》等的要求，將檔案資料的檢查、核實、監(jiān)督、指導等資料管理工作落實，并將檔案管理工作人員的野外地質勘查、積累、儲藏工作加強，這樣就能實現(xiàn)對檔案管理的每一個環(huán)節(jié)的把控。很多隱含的問題都會在管理條例或法律內容中，找出隱含的解決方法，從而給地質信息資料的采集與利用提供基礎條件，在后期的企業(yè)生產、建設、管理等各個階段匯總，將檔案資料的積極作用體現(xiàn)。另外不同的項目中，常常會出現(xiàn)幾個勘察隊的合并，導致檔案的編號混亂或錯誤，所以不同的勘察隊需要將歸檔規(guī)則進行研究分析，根據自己的實際情況，采取項目統(tǒng)一編號的形式，將不同的類別代號、數形標志、序號等進行妥善的調整，就會給后期的檔案查詢與應用提供有力的條件。

2.2 重視對安全管理實踐落實

地質檔案的安全管理需要從預防角度出發(fā)，將防治與之結合起來去確保檔案管理的安全性。企業(yè)單位?將檔案的宣傳教育工作做好，加強管理人員的安全意識。通過對倉庫進行防火、防潮設備的安置，將滅火器、去濕器以及防霉晶片放置。將預防工作做好的同時，也能在面對檔案管理的風險問題有條不紊。管理工作人員也需要定期對倉庫進行打掃清理，避免檔案資料落下灰塵。通過檢查以及監(jiān)督管理工作的同步進行，就可以將地質檔案管理的隱患問題進行控制，保證檔案資料的安全性。

2.3 做好地質檔案管理的保密工作

地質行業(yè)的相關單位需要將保密法律法規(guī)研究學習，經過內部的宣傳教育活動，將國家的保密實施辦法等系列化的法規(guī)遵從。參與地質檔案管理的工作人員，與企業(yè)簽訂承諾書，將機密檔案資料或電子文件的保存、搜集、保管等工作按照國家的保密制度嚴格執(zhí)行，就會形成一種系統(tǒng)化的管理模式。在后來的借閱、復制等資料引用方面，企業(yè)也應該建立管理制度，從而將其執(zhí)行條件準備充分。其次就是在地質檔案管理工作中，需要經過實踐總結，將資料的安全性、穩(wěn)定性加強，嚴格遵守管理以及借閱的制度，將檔案資料的利用與保管工作落實。

2.4 現(xiàn)代化、數字化的檔案管理形式

地質檔案資料以紙質的形式出現(xiàn)較為常見，不僅僅對存放環(huán)境的要求較高，也會在資料應用階段受到時間或空間的限制。這對于地質檔案資料的使用是極為不利的，低效率的查找工作也存在對人工操作的依賴性增加。因此從檔案管理的有效性角度出發(fā)，企業(yè)單位可以開展現(xiàn)代化、數字化的管理方法，將實體檔案資料經過掃描或信息處理之后，能夠在縮小庫房面積的同時，省去后期的維護管理步驟，檔案資料不會受到環(huán)境的影響被破壞，也能形成一種便捷的管理形式。另外直接將檔案資料以圖片形式進行保存，將其檔案號標準完整，并實現(xiàn)對企業(yè)的數據庫的利用，這些多樣化的檔案管理形式并舉，就能將地質檔案管理工作有效落實，促進相關企業(yè)的發(fā)展。

3 結束語

地質檔案對于相關企業(yè)單位來講是極為重要的信息資源，為了將檔案管理工作做好，需要將管理存在問題克服，并采取積極有效的應對措施。結合目前的社會發(fā)展，開展現(xiàn)代化的檔案管理工作，發(fā)揮地質檔案資料的積極作用。

參考文獻

[1]金麗雙.地質勘查單位檔案管理工作問題淺析[J].科技風，2015（9）：237-237.

[2]張靜元.淺談提高地質檔案管理工作的重要性及方法[J].中國高新技術企業(yè)，2013（36）：84-85.

[3]何俐.淺談地勘單位地質檔案資料管理與利用[J].時代金融，2015（26）.