淺談圖書資料的使用及管理

樂春燕

摘 要：隨著現代經濟、信息技術日益提升，國家對精神文明建設也越來越重視，對國內外各領域資料的收集越來越詳細，各省市圖書館的信息量也越來越龐大。而隨著各行各業人們對本專業發展的需求，要在如此浩瀚的圖書資料中尋找到自己所需的資料，需要耗費大量的時間、精力。同時，對于圖書館管理人員來說，要想將各類書籍歸類整理，也是一項巨大的工作。因此，如何才能最有效利用圖書館資源，做好圖書館管理，實現該項資源利用和管理的效率最大化，是各省市圖書館需要不斷探索的難題。近年來，隨著社會進步、經濟水平不斷提高，服務意識不斷增強，以及信息化技術的不斷提升，也為圖書資料的管理和利用帶來了不少創新的契機。本文即立足于此，從圖書資料管理、使用的現狀著手，對其進行分析，并試圖探討其改進措施。

關鍵詞：圖書資料；使用；管理

作為對以往各學科書籍進行收藏、整理和使用的場所，圖書館是一座巨大的知識寶庫，容納了無法統計的巨大信息量，對每個城市來說，都是人們努力汲取知識、獲得資料的重要場所。雖然近年來網絡技術的發達，讓許多人都習慣于更便利的網絡查詢資料，但是有不少珍貴、全本的資料仍需要去圖書館進行查閱，因此，圖書館對于文化的傳承起到了無可替代的作用。但在實際操作中，對于圖書資料的管理和使用仍存在許多問題。

1 圖書資料使用、管理現狀

1.1 管理制度不夠健全，管理方式落后

許多圖書館并沒有健全的管理制度，往往造成因管理不當，造成的書籍破損，書籍借出后因沒有合理的制約機制，導致書籍丟失、損壞，館存量不斷減少，又得不到補充，從而限制了圖書館的正常運轉。圖書館管理模式上也有不少漏洞，讓一些不良讀者或責任心不強的管理人員鉆管理空子，直接影響到圖書資料的管理。大多圖書館的設施都較為落后，大多為書籍、雜志的陳列架，紙質書本閱覽室等，圖書上及書柜上均為手工編碼。而隨著現代科技的發展，信息網絡技術的提高，圖書、文獻的載體越來越多樣化，文獻等信息量越來越大，生活、工作節奏日益緊湊，人們對信息查詢的要求也越來越高。因此，紙質書籍的尋找、查閱，手工編碼查找，以及前文所述的圖書館常備設施等，均已無法滿足現代人工作、生活的需要，需要進行信息化設備的更新。

1.2 對圖書的管理存在缺陷

在人們不斷的翻閱同一本館藏書籍的過程中，也不斷造成了書籍的磨損，而且在圖書保存的過程中，也同樣會因環境等因素導致書籍的損壞。有些讀者隨意在書籍上寫寫畫畫，不注意平時圖書的存放，更會加速圖書的損壞速度。如果當圖書已經出現破損時，管理人員也不注意及時修補，若讀者借閱了一本已經存在書頁破損的書籍時，會潛意識中認為該書的價值過于陳舊、不值得仔細保存，因此，在借閱過程中對書籍的保存也就更隨意，甚至會造成書籍的殘缺。在圖書的整理方面，若讀者因為任何原因導致書籍未如期歸還，或因沒有嚴格的管理措施導致書籍的殘缺、信息不全、被涂改等，不能滿足其他讀者的需要，便會明顯影響圖書館的聲譽。

1.3 管理人員不夠專業

圖書資料管理是一門學科，有系統的管理專業知識，較高的技術含量。而且現代圖書館的發展對信息化管理提出較高要求，作為圖書管理人員，不僅需要具備專業的圖書修補、信息歸納、現代化管理手段，還需要能規范的立卷歸檔、及時幫助借閱者查找圖書等，因此，圖書管理人員需要足夠的專業性。但在實際工作中，許多圖書館招聘管理人員時并沒有設置較高的入職標準，相反，可能因為對圖書管理的重要性認識不足，認為圖書管理員只是整理、登記書本即可，因此，招聘的管理員大多學歷較低，管理意識也不強，對信息化技術了解不足，管理效率較低。而且，圖書館管理層并不注意定期對管理員進行培訓，導致管理員難以接觸到較新、較前沿的管理知識，專業素質得不到提高，服務意識也有待加強。

2 圖書資料使用、管理的改進措施

2.1 健全管理制度

圖書館需建立嚴格的管理制度，不僅對借閱者的借閱，還要針對管理員的書籍管理，均分別建立相應的制度。在針對借閱者的制度中，需對借閱者的借書期限作一定的約束，如不超過1個月，若逾期未歸還圖書的話，每超過1天都需繳納一定的滯留金，并影響個人借書信譽，以及下次借書；若借閱者私自損壞圖書，需作一定金額的賠償，若借閱者不能按規定賠償，可對其進行借閱限制。在針對管理員的制度中，需對其整理、修補圖書等工作作出相關規定，并且，需將其專業技能、業務知識、信息化管理技能等列入業務考核，與績效掛鉤，促進管理員提高自身素質。

2.2 及時修補破損圖書

管理人員需定期檢查圖書，發現破損圖書后，需及時按照“破窗理論”要求修補圖書，盡量將破損圖書的外觀恢復完整，將圖書內部書頁撕裂處黏貼完整，若其中出現缺頁或頁面殘缺，可根據書本缺頁中內容盡量進行修補，以保證內容的完整性，保證借閱者的閱讀質量。在借閱者借閱前需認真檢查圖書，看圖書中有無破損，還書時也需仔細檢查，與借閱前對比，視其中有沒有被此次借閱者損壞的地方，一旦發現，一方面需及時讓借閱者按規定進行賠償，另一方面即需要對書本進行及時修補，不影響該書籍下一次的借閱。

2.3 加強信息化管理

在圖書館建立信息化平臺，將館藏圖書信息納入信息數據庫中，建立電子閱覽室，在信息化建設中需加大資金投入，配置足夠的信息技術設備，定期進行網站維護。而且，在管理圖書資料時，需對每一階段的借閱情況進行統計和分析，判斷讀者的需求，適當增加相應學科的書籍。完善信息管理系統，建立專門的文獻檢索系統，方便讀者查閱電子文獻，并以有償與無償服務結合，將部分文獻設置為需支付少量資金才能閱讀或下載的狀態，這樣，籌來的資金可以用在優化圖書館配置中，可以適當減輕圖書館本身的經濟負擔。

2.4 加強員工培訓

前文已述，圖書管理員需具備專業的圖書管理知識，才能保證圖書的科學管理，幫助圖書館更好的運行，但在實際上，不少圖書館的管理員并不具備專業的技能，從而給圖書館的管理和發展帶來較大影響。因此，圖書館的管理層需加強員工培訓，定期組織員工就本專業知識進行學習，增強工作責任感，提高文化水平，學習先進的管理知識，使自己能適應現代化的管理模式，提高工作效率。

總之，圖書資料的管理和使用是一項重要的工作，各圖書館需分析本身可能存在的問題，有針對性的提出整改方案并嚴格落實，以助于最大化實現圖書館各類藏書資料的使用價值。

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