基層法院檔案管理工作的問題與對策初探

徐祗勇 王保嶺

摘 要：法院檔案包含著當(dāng)?shù)貙徟谢顒拥挠涗浐徒Y(jié)果，是國家檔案的重要內(nèi)容?；鶎臃ㄔ簷n案記錄著一些歷史性的重要時刻，更是后期研究的重要材料，而檔案管理工作的重要性也是不言而喻的。但現(xiàn)階段，基層法院檔案管理工作顯露出了許多問題，解決問題刻不容緩。本文就從現(xiàn)存問題入手，提出了幾點問題的解決對策，望有助于我國法院檔案管理工作水平的進一步提升。

關(guān)鍵詞：基層法院；檔案管理工作；問題；對策

法院檔案包括審判的相關(guān)信息，訴訟文書、行政文書和會計檔案等，具有極強的專業(yè)性甚至保密性，必須妥善保管，方便后期的查閱，保護檔案中涉及當(dāng)事人的秘密信息，如有遺失或損毀是很難補救的。因此，對于基層法院檔案管理工作必須加強重視，進一步完善工作條例，確保管理工作有條不紊的展開，解決現(xiàn)存問題。

1 基層法院檔案管理工作存在的問題及原因

1.1 檔案數(shù)量龐大

如今，我國公民的法律意識正在逐漸增強，在遇到問題時學(xué)會了用法律的武器來維護自身權(quán)益。因而基層法院審理的案件每年都在增多，隨之也導(dǎo)致了檔案量的增多。如今，基層法院的檔案數(shù)量龐大，為檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。

1.2 人員配備不足且流動頻繁

盡管檔案數(shù)量正在不斷激增，但負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員數(shù)量卻沒有因此而增加。一般基層地區(qū)法院負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員只有1到2人，且工作人員的流動性較大，檔案管理工作很難順利進行[1]。

1.3 檔案管理的現(xiàn)代化程度不高

如今，基層地區(qū)法院也配備了完善的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，電腦、打印機、掃描儀更是已經(jīng)成為了必備的基礎(chǔ)設(shè)備。這些現(xiàn)代化設(shè)備能夠大大提高檔案管理工的質(zhì)量和效率。但從實際工作情況來看，受到檔案管理工作人員個人信息化水平等因素的制約，目前檔案信息的現(xiàn)代化管理程度還不高，許多檔案仍以紙質(zhì)的形式保存著，導(dǎo)致后期的查閱難度極大，工作量也無疑提升了許多。尤其是一些陳舊的檔案，沒有及時將內(nèi)容錄入到電子系統(tǒng)中，一些陳舊的檔案信息已經(jīng)出現(xiàn)了損毀的問題。

1.4 聲像檔案管理混亂

除一些紙質(zhì)的檔案資料外，法院中還有大量的聲像檔案，包括錄音、錄像等，對于這類檔案資料，管理人員的重視度不足，沒有當(dāng)做珍貴資料保存整理，隨意的處理，導(dǎo)致一些珍貴的資料信息丟失，或最終落到了報社等部門或拍攝者個人的手中。

1.5 管理規(guī)定滯后

《人民法院檔案管理辦法》是最高人民法院于1991制定的。隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，該管理辦法與審判工作實際不相適應(yīng)。如《辦法》規(guī)定“經(jīng)濟合同糾紛案件訴訟標(biāo)的在十五萬元以上的，保管期限為永久，訴訟標(biāo)的在五萬元以上十五萬元以下的，保管期限為長

期。[2]”但實際工作中，訴訟標(biāo)的數(shù)十萬元甚至百萬元的案件大量出現(xiàn)，各地基層法院可以受理標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)不斷提高；若仍舊以十五萬元的標(biāo)的作為永久保存的標(biāo)準(zhǔn)，必將導(dǎo)致檔案庫存量過大。

2 基層法院檔案管理工作問題的解決對策

2.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范檔案管理

按照《檔案法》和《人民法院訴訟檔案管理辦法》規(guī)定，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作規(guī)程。嚴(yán)格歸檔限期，嚴(yán)格案結(jié)卷歸，確保訴訟案卷的各類證據(jù)全面歸檔并數(shù)字輸入。嚴(yán)格案卷移交手續(xù)，做到歸檔及時、材料齊全、規(guī)范。做到一案辦結(jié)，紙質(zhì)檔案和數(shù)字輸入的電子檔案一同完畢。堅持檔案評查制度，對審判庭歸檔數(shù)量、質(zhì)量情況進行通報[3]。

2.2 設(shè)立專職管理，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

有計劃選召專業(yè)人員作為專職檔案員，通過多種渠道，進行不同層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高計算機操作技術(shù)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)知識、電子數(shù)據(jù)庫管理知識。同時加強對各部門書記員、內(nèi)勤、特別是法院綜合信息網(wǎng)絡(luò)管理員進行檔案歸檔、整理等方面知識的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案數(shù)字錄入技能，健全檔案管理工作。

2.3 加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進程

一是要提高對原始紙質(zhì)檔案的錄入速度，將檔案信息輸入計算機，制作成現(xiàn)代化軟件檔案，實現(xiàn)其信息與載體的有機分離，將很重要的卷宗材料作為原始憑證以備查證、核對，保證檔案原始性的公正與權(quán)威，使其具有高效、實用、快捷、方便的特點，大大地節(jié)省時間和空間。二是要實現(xiàn)檔案管理設(shè)施的升級，包括：檔案庫房、檔案櫥（柜、架）、吸塵器、空調(diào)、去濕機、殺毒滅菌機、計算機、防火、防盜系統(tǒng)裝置等設(shè)施的升級，對檔案庫房及檔案管理設(shè)施進行定期檢修和更新?lián)Q代，科學(xué)地管理好新型檔案材料。三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理。電子檔案不同于紙質(zhì)的檔案，在收集、歸檔、儲存的方法上都是不同的，例如，電子文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上；對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上；為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。

2.4 加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

一要規(guī)范工作規(guī)程，依據(jù)《檔案法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》等要求，嚴(yán)格制定歸檔、保管、鑒定、借閱等各項操作規(guī)范和工作規(guī)程；二要實行報結(jié)案審查制度，報結(jié)案的同時應(yīng)將案卷材料整理裝訂后送審判監(jiān)督庭或?qū)徟泄芾磙k公室審查；三要確定歸檔限期制度，嚴(yán)格辦理訴訟案卷移交手續(xù)，編制歸檔目錄，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范；四是要嚴(yán)格實行借卷登記審批制度，制定一些借閱、查閱檔案規(guī)定，嚴(yán)格訴訟檔案的管理，對所借檔案由專人負(fù)責(zé)及時將借檔人姓名、單位、時間、內(nèi)容、件數(shù)等信息進行

登記。

2.5 提高編研、開發(fā)檔案信息資源的能力

一是要編制較為詳細(xì)的檢索工具，改變單純以案號為唯一檢索方式的工作方法，歸檔時在案號、案由、原被告等信息的基礎(chǔ)上輔以關(guān)鍵詞，以方便各種信息的檢索、查詢，提高檔案利用效率。二是要組織人員堅持編寫登記臺賬、全宗介紹、組織沿革、大事記、發(fā)文匯編或?qū)ｎ}匯編等，提高檔案管理水平。三是要加強統(tǒng)計分析工作，對既往的訴訟案件進行認(rèn)真的調(diào)查研究，為立法、司法監(jiān)督等工作提供第一手資料。四是要組織審判人員和調(diào)研、審監(jiān)部門通過查閱既往的訴訟檔案從中總結(jié)審判經(jīng)驗教訓(xùn)，改進審判方式，編寫審判案例，提高審判能力和水平[4]。

3 結(jié)語

法院檔案管理工作是司法政務(wù)管理的重要方面，是見證一個國家法制進程的活化石。只有加強對法院檔案硬件和軟件建設(shè)的投入，加強制度化管理，加強人員專業(yè)化、制度科學(xué)化、操作規(guī)范化、利用便捷化，才能建立具有法院特色的檔案管理工作體系，才能充分開發(fā)利用法院檔案資源，拓展和延伸服務(wù)領(lǐng)域，更好地推動法院各項工作的順利開展。

參考文獻

[1]王述寅，張良.淺談如何做好檔案管理工作[J].中國管理信息化.2014.24：98-99.

[2]王茂法.檔案管理理論與實踐[J].浙江工商大學(xué)出版社，2013.

[3]岳秋萍.淺談祿平縣法院訴訟檔案管理中存在的問題及對策[J].云南法院網(wǎng)，2014（11）.

[4]黃小英.淺析檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展研究.2014.07：79.