檔案信息化標準體系構建芻議

摘 要：伴隨著社會各項事業的進步，檔案信息也逐步的增多和積累，需要采取新的技術和管理方法加以應對。通過對檔案信息化標準體系構建的必要性進行分析，探索標準體系的建設路徑。

關鍵詞：檔案信息化；標準體系；路徑構建

1 概述

檔案管理的相關研究在近年來伴隨著信息化的出現開始增多，信息化檔案的出現決定了必須采用創新的技術方案來加以應對，同時革新原有的檔案管理思路。對檔案信息化的管理進行體系化的標準構建具有十分重要的現實意義，目前，借助信息化開展檔案管理受到諸多因素影響，必須在實施信息化檔案管理的時候創建有效執行框架，從本質上提升信息化檔案管理的實施。

2 檔案信息化標準體系建構的必要性

所謂的標準體系就是在某一行業和領域內，為了實現特定的目的而圍繞其開展一系列的要求以及指定的規范、概念以及相應的行為指導。作為一項相對復雜的工作，檔案信息化的標準體系構建涉及到的管理和技術以及業務層面的內容非常繁雜，如果不能以標準體系作為建設的指導，那么整個檔案信息化將會發展為一盤無法捏合的散沙，檔案信息化的發展將嚴重滯后于社會需求。通過發揮標準體系在檔案信息化建設各模塊之間的銜接作用，實現各模塊的互聯互通，最終完成檔案資源的有效共享，幫助實現業務協同。實施檔案信息化體系構建，與檔案信息化建設的路徑是同步的，必須高度重視二者之間的辯證關系，科學認識，積極應對，推動檔案信息化標準體系的建成。

通過目前信息化發展的趨勢來看，檔案的信息化標準體系構建是大勢所趨，也是改革檔案管理工作的良好契機。通過普及行業標準，突破地域限制，實現各地資源的整合和利用。對于未來的檔案信息化建設來說，標準體系是一項重要的管理和技術支持，也是檔案信息化建設的基礎和保障，更是檔案信息化建設的重要組成部分。只有在高效的標準體系覆蓋之下，檔案信息化建設才能夠按照流程標準進行。

3 檔案信息化標準體系的建構路徑

經過多年的精心運作，尤其是進入到新世紀的第二個十年，我國檔案信息化標準體系的構建工作得到了較為深入的發展，各種類型的信息化標準不斷出臺，對于檔案信息化的進步產生了正面的應向。目前，我國信息化建設已經進入了智能化階段，以大數據和“互聯網+”為代表的信息化國家級戰略相繼出臺，這些都給檔案信息標準化體系的構建釋放了良好的政策信號，同時也對檔案信息化標準體系的構建提出了更高的要求，必須進一步突出標準的時效性、適用性和系統整體性，以檔案信息標準體系建設為目標，以引領和支撐檔案信息化建設。

3.1 做好系統性的規劃布局

檔案信息化建設牽扯方面眾多，是一項復雜的系統性工程。它由眾多的標準作為基礎，需要對相關的標準進行整理，融合匯聚后成為相對完成的標準體系方案。要做到統籌兼顧、系統布局。先期實現從無到有的效果，也就是通過各類標準的出臺以及建設規劃的公布，實現檔案信息化的起步，同時進行快速發展的初級階段。這個階段，標準體系框架剛剛呈現雛形，同時相關工作人員的專業技能和意識尚未完全達到滿足工作開展的需要。工作人員要盡快的梳理已有的和新公布的標準，并對標準進行技術性的評估，加大對于標準存廢的審核，保留有存在意義的標準，廢除和修訂不適應檔案信息化建設的標準，充分發揮標準的作用。而在初期階段完成之后，整個檔案信息化的建設又要圍繞從有到優的階段過渡，在該階段相關工作要突出整體性，以構建完成體系的標準來制定建設內容。通過廣泛地市場調研，收集各需求方的需求，按照國家相關標準進行體系規劃，以適應未來一段時間檔案信息化建設的需求。

3.2 做好統籌協調，科學打造標準框架

作為一項系統性較強的工作，檔案的信息化標準體系建設必須有一整套完成的框架作為實施基礎。必須由信息化專業人員與檔案管理的專職人員共同協調來完成相關工作。同時，由于檔案信息化標準體系是一個立體的多元化框架，牽扯到眾多技術和標準類型，包括國家技術標準、行業技術標準、地方標準與使用機構的個體標準，同時還涉及到管理標準等方方面面，必須做到與各級、各類標準協調同步，共同發展，要加強標準法律法規、政策措施的銜接配套，提高標準一致性程度。

3.3 創新工作思路

目前，伴隨著大數據、區域平臺、移動通信技術等信息技術的不斷發展，新的互聯網思維給檔案信息化建設提供了更多創新的工作思路和理念。在進行檔案信息化標準體系建設的過程中，要充分結合檔案工作的實際情況與技術發展的最前沿思路，用新技術、新的管理模式來引領檔案信息化建設，使其能夠在最大程度上為檔案信息化體系建設工作所用。可以說，新技術的發展一日千里，檔案信息化體系構建永遠在路上，要認清這種形勢，適應這種情況，主動出擊，積極應對，以創新的理念和工作思路來開展相關工作，不斷調整框架結構以應對技術和管理模式創新給體系建設工作帶來的影響。

3.4 以需求為指引，加大檔案信息化體系構建的共享屬性

檔案信息化體系的構建是為了未來檔案資源的共享與靈活管理。近年來，國家各種行業政策的頒布都指向了檔案信息的整合利用以及區域共享，這也是未來檔案信息化建設的主要方向。我們要順應行業發展的潮流，將檔案這一重要國家戰略資源利用好、保護好，標準體系的構建要以檔案信息共享為著力點，突出檔案共享利用的屬性，從檔案信息存儲利用格式，真實性、完整性、有效性保證，共享交換等方面加大標準制定力度，切實發揮檔案這一重要信息資源在國家治理和經濟社會運轉方面的作用。

3.5 完善工作機制

檔案信息化標準體系除了從技術層面和管理層面進行構建以外，工作機制也要進行相應的完善與革新，在關注標準體系技術與管理層面的同時，也要高度重視工作機制的匹配，以確保相應的機制能夠發揮最大程度的作用。為此，我們要建立具有時效性的工作標準，完善標準工作機制，動態跟蹤工作機制與技術體系、管理體系的匹配程度，及時修改、創立與檔案信息標準化工作相適應的工作機制，確保信息化標準體系能夠在工作層面上順利進行。與此同時，要制定標準工作流程配套，避免制度層面與執行層面剝離。

4 結束語

綜上所述，標準體系的提出和構建對于檔案信息化建設工作來說至關重要，其不僅能夠有效推動信息化建設，又能夠較好的提升檔案信息化的規格和利用的效率，對于檔案信息資源的充分利用具有十分重要的現實作用。對于檔案信息化標準體系的構建，必須更加深入的融入信息化建設大潮之中，及早進入、積極論證、創新制定相關政策和工作機制、及時進行工作成果的復審，通過引入信息化建設領域的最新專業技術與管理技術，關注各地信息化標準建設的動態，充分做好部門與機構間的配合與分工，全面推動相關工作的快速與高質量發展。雖然目前我國在檔案信息化標準構建方面與發達國家還存在一定的差距，但是可以發展這種差距正在進一步的縮小，通過科研和工作人員的不斷努力，我國的檔案信息化標準體系構架一定會取得更大的突破。

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作者簡介

于雪（1986-），女，天津，天津市建筑設計院，大學，館員，研究方向：加強檔案規范化管理，提高檔案信息化建設。