淺析工程建設物資管理信息化的實踐與應用

郭曉飛

摘要：工程建設物資管理信息化是增強工程建設管理水平的有效舉措，相比原傳統的工程建設物資管理來說，信息化的物資管理方式，可以充分滿足工程建設的全部需求。因此將工程建設物資管理信息化進行高效應用，是工程建設未來發展的主要趨勢。綜上所述，本文將結合實例對工程建設物資管理信息化實踐與應用進行分析，以期促進物資管理信息化的應用效果得以提升。

關鍵詞：工程建設；物資管理；信息化技術；實踐與應用

前言：

對于工程建設來說，無論是規模還是數量都在逐漸擴大，也對物資采購工作提出了更高的要求。在進行采購時候，市場中材料與產品的種類較多，無法快速區分專用物資與通用物資，造成物資管理難度增加、跨度大的問題。使用傳統的物資管理方式無法滿足工程建設的快速發展需求，因此加強工程建設物資管理信息化的實踐與應用效果十分必要，從而促進工程建設的發展速度再度提升。

一、A企業工程建設物資管理信息化實踐現狀

（一）A企業概況

A企業成立于1994年，擁有較多人才與先進的施工設備。其中工程經濟技術人員700多人，在崗員工1400余人，各類施工設備2000余臺。A企業在2001年開始信息化建設，通過不斷的努力，在企業內部初步構成一套將業務數據處理系統為基礎，結合網絡辦公、項目管理、數據管理、財務管理、人力資源管理等應用的綜合信息化管理系統。A企業的物資信息化管理含有十幾個模塊，其中包含供應商管理、物資管理、臺賬、價格管理、計劃管理、采購管理等模塊。

（二）物資資源信息化管理

物資管理作為物資信息化管理系統中的基礎模塊，其中包含材料類型、材料字段、材料指導價格等[1]。這些作為物資信息化管理中的主要元素，也是各項計劃、各類合同的基本數據。

（三）物資供應商信息化管理

1.供應商綜合評價

在供應商綜合評價模塊內容中，包含其經營范圍是否可滿足A企業的采購需求，對外部供應商資質是否符合需求。

2.供應方跟蹤評價

A企業的分公司與項目度都會對合作的供應商進行跟蹤評價，其中的評價內容包含：產品質量、供應及時性、供應商資質、售后服務、材料價格、供應商抗風險能力等。若是供應商提供的物資出現質量問題，分公司與項目部將會對總公司上報，生成跟蹤評價流程。

3.供應方再評價

每年的年底，A企業會將供應商跟蹤評價結果與各項評價資料互相結合，對供應商再次評價。其中的評價內容包含營業執照、稅務登記資質、物資質量、物資價格等。

4.供應方合格目錄

A企業在物資管理信息化系統中構建了《外部供應商合格目錄》[2]，該目錄在系統中為共享性的數據，由總公司層級負責直接管控，結合供應商綜合評價、跟蹤評價、再評價數據確保供應商目錄的實效性。

（四）物資計劃信息化管理

1.材料入庫

在于供應商簽署合同之后，材料入庫之前需要清點，將不合格的材料退貨。完成入庫手續的辦理之后，物資管理部門將入庫結算單錄入到物資信息管理系統中。

2.材料出庫

物資管理員每日都會對材料出庫以及實際消耗物資量進行核對，確保在業務發生之后將數據及時錄入到物資信息化管理系統。材料的出庫管理與內部核算工作息息相關，A企業將每月底的材料出庫量與預算進行對比，之后對工程現場物資消耗量進行評價。

二、A企業物資信息化管理中存在的問題解析

（一）無法匹配A企業傳統管理制度

無論企業為哪一種性質，都具備自身獨特的企業文化、理念、制度。這些相關制度不僅可以對企業的日常工作行為進行約束，還可以體現出企業文化、企業精神。企業的制度在發展過程中不斷變化，隨著我國經濟水平、政治水平不斷提升，企業的制度不僅要符合國家相關政策標準、法律法規標準，還需要與市場激烈的競爭環境互相匹配，才能將管理制度不斷更新。在A企業應用物資信息化管理的過程中，經常會出現與實際管理不符的問題，部分節點的規定過于嚴格、死板，對項目的靈活性管理水平造成阻礙[3]。例如在選擇與使用小材料的時，在開展實際管理工作時，項目部門的采供人員可以使用現金購買，不需要使用發票，但利用物資信息化管理，需要將全部的數據錄入到系統當中，如果沒有合同將不能走賬，降低了使用效果。

物資信息化管理作為新型的管理模式，相比于傳統的企業管理制度來說，還需要一個適應過程。因此需要A企業使用內在的動力才能完成，不能將物資信息化管理看作外部的管理模式，才能使企業文化全面認同物資信息化管理。

（二）現場錄入信息量較大

在工程建設過程中管理任務較重、票據數量最多的部門便是材料管理部門。材料管理人員、材料采購人員每一天都需要完成大量的物資清點工作，這些工作會形成大量的單據。在A企業的工程建設過程中，材料管理人員要面對總計劃、采購計劃、甲方供應計劃等，還需要清點的單據包含檢驗單據、入庫單據、出庫單據等。利用傳統的物資管理方式，由于單據都以紙質的形式存在，物資管理人員在現場將單據填寫完成之后，大量的單據在運送與保管過程中很容易出現丟失、混亂的問題，加大了成本核算的難度。使用物資信息化管理之后，利用其具備的數據庫，可以避免出現單據丟失、混亂的問題，提升了核算的效率。但由于錄入的數據量十分龐大，會對物資管理人員造成極大的工作負擔。物資管理人員工作時經常會在建設現場，計算機卻設置在辦公室，如果出現業務無法及時記錄，需要使用紙質單據記錄之后回到辦公室再向系統錄入，造成二次工作。

（三）操作人員問題

A企業的物資管理人員流動性較強，大部分剛畢業的學生由于其工作崗位并不固定，經常哪里有需要便安排其更換崗位，雖然這種方式可以對新員工進行良好的培養，但不符合企業的長遠發展計劃。物資信息化管理需要專業性、技術水平較強的人員，才能將工作崗位中的業務熟練操作。但這種輪崗的方式使新員工無法充分掌握物資管理崗位的相關知識，經常會出現數據錯誤的現象，甚至造成返工。另外老員工雖然業務能力較強，但其計算機操作水平、信息化技術水平較低，無法熟練使用物資信息化管理系統，也會降低物資信息化管理的水平。

（四）管理系統審批層級問題

在物資信息化的管理模塊中，包含業務審批的模塊有物資總計劃、物資需求計劃、 物資采購計劃等[4]。部分業務流程由分公司進行審批即可，部分需要上報到總公司。A企業當中負責流程審批的業務部門眾多，雖然審批全部通過的速度較快、較順利，但如果出現某個部門審批沒有通過，將會對整個審批流程的速度造成阻礙。

（五）A企業基礎管理水平較差

A企業的工程建設項目地點不固定，導致物資信息化管理辦公地點不固定。工程建設地點若是在不通電、通網的地點，將會無法開展物資信息化管理工作。與此同時，A企業的辦公硬件設施水平較差，部分項目計算機老舊、反應速度慢，造成物資信息化管理水平較低。

三、工程項目物資管理信息化實現途徑

（一）構建相對健全管理機制

若想實現工程項目物資管理的信息化建設目標，首先便要將信息化看作是主要載體，努力實現物資管理系統的統一性。具體步驟如下：第一，針對工程項目物資管理信息實施統一規劃安排，結合實際情況制定規范性的分級管理機制，確保工程各部門都能享受到物資信息化資源。第二，提出較統一的科學性物資管理條文規范，要求物資管理工作開展嚴格按照條款內容落實，如采辦管理、合同管理等，并且還要與供貨商建設良好合作關系，通過評價制度確保雙方都能參與到日常管理評價中去，進一步完善物資管理過程，充分保證評價制度的公平公正性。

（二）信息化基礎設備

本質上說，工程物資信息化管理的基礎設備建設主要核心在于多媒體設備的構建組成，需不斷拓展網絡覆蓋面積，有效規避較偏僻地區出現網絡信號弱和網絡無法正常使用等問題。同時還要做好互聯網裝置的定期掃描工作，利用互聯網技術手段將涉及到的所有信息數據全部采取信息化處理，并且通過互聯網資料數據庫的構建實現對數據信息的綜合管理歸納，確保工程物資管理工作更加方便進行，為達到工程物資信息化管理目標而不斷努力。

（三）建立一支專業化人才隊伍

對于何種行業來說，人才都是不可缺少的主導性力量，在進行工程物資管理團隊建立時不僅僅要考慮到管理人員管理能力，還要求其具備較強綜合素質，這可以說是工程物資信息化管理的核心所在。具體闡述如下：第一，需針對管理人員進行定期培訓教育工作，盡可能為其提供外出學習機會，始終強調培訓活動的多元化，根據不同管理人員不同情況和個性愛好等特性采取針對性較強的教育手段。第二，定期邀請一些專家或是從事該行業時間較長、經驗較豐富的一些老員工進行示范講述，通過彼此間的互動交流切實提高管理人員管理水平，為實現工程物資信息化管理最佳效果創造有利條件。

四、工程建設物資管理信息化實踐與應用中問題解決對策

（一）重視物資信息化管理，促進企業傳統制度革新

加強物資信息化管理在企業中的深入程度，首先應組織管理人員學習物資信息化管理相關程序、技術、知識，充分掌握信息化管理的工作方式，將物資信息化管理中的問題與不足進行解決與完善。其次組織人員積極對物資信息化管理系統實際演練，將實際管理工作中存在的問題改進。企業還應將物資信息化管理系統中的優點加入到企業的管理制度中，讓企業的管理制度與物資信息化管理互相融合，促進傳統管理制度得到改革與創新，雙管齊下，從根本上提升企業的整體管理水平。

（二）利用業務終端替代實行業務

物資管理人員利用物資信息化管理系統對材料清點、入庫時，由于電腦設置在辦公室，無法及時使用物資信息化管理系統對相關數據記錄，只能使用手抄單據的方式回到辦公室后再將數據錄入到系統當中，增加了工作的難度，也會提升物資管理人員的工作量。為了改善這種問題，大多數企業已經開始使用物資信息化管理業務終端機，可以使清點工作、錄入工作、取證工作進行集成，使用業務終端機將這些工作完成，可以實現物資管理員的業務替代目標。部門企業施工粘貼條碼的形式，將清點合格的物資粘貼條碼，錄入數據時使用掃碼槍將可以將信息錄入到系統中，通過后臺將數據進行處理。使用這種方式可以減輕物資管理人員的工作量，還可以提升成本核算、結算支付的效率與準確性。

（三）合理劃分物資信息化管理權限

針對A企業在應用物資信息化管理系統時存在的管理人員流動性強、一人多崗的問題，企業需要將其原因進行分析。造成物資管理人員流動性較強出現工作脫節的主要原因由于調動管理人員之后，新員工不能充分掌握物資信息化管理系統的操作流程。因此需要提升崗位交接時工作的持續性。老同事要將手頭的工作交代細致，尤其是物資信息化管理系統的操作技巧，應對新員工進行實際操作演練，從而幫助新員工快速熟悉系統的操作流程[5]。一人多崗的問題還會降低工作效率，這是由于企業項目部門組織機構不完善的原因，企業組織機構不完善也會對工程項目管理質量造成影響，因此要加快缺編人員的上報速度，將工作崗位進行固定，以專人專責的方式，對崗位職責合理劃分，還要設置對應的物資管理權限。物資管理流程落實到哪個崗位，該崗位的工作人員要立即審批，禁止代批狀況的出現。

（四）下放審批權限減少審核強度

企業使用物資信息化管理系統時，會利用互聯網對各項業務進行處理，可有效提升工作效率。但部分項目的流程審核速度還是較慢，通過對A企業應用物資信息化管理系統的調差可以發現，第一，審批流程的層級太多，若某個層級的主管不通過，流程將會退回并修改，從而減緩審批速度。第二，由于工程建設的規模與數量不斷增加，及時是使用互聯網也無法加快業務的處理速度。針對這兩種問題，可以使用減少不必要審核與下放審批權限的放解決。為了減少不必要的審核，需要對物資管理流程認真審核并數理，企業中的各個部門要加強溝通，對于物資信息化管理系統中的重復審核部門進行修改，若不能刪除需要將審核并聯，才能有效減少審核流程。另外對于下放審批權限方面，企業應充分明確內部各個層級的審核范圍、分公司審核范圍等。加強逐級把控的力度，若分公司、項目部門采取了管理，總公司的層級可以不再進行管理。但其中若涉及到安全性或風險較高的審核流程，必須由總公司進行審核與處理。

（五）增強硬件設施合理分配人員

企業應加強內部整體對物資管理信息化的重視程度，可以使用培訓、宣傳等方式，對領導、管理人員、工作人員進行培養，從而增強相關人員的管理意識、質量意識。企業要將辦公硬件的最低標準合理設置，嚴格執行。在人員的合理分配方面，對于業務能力較強但信息化系統操作水平較差的老同事，項目部門在對人員崗位進行編排時需要謹慎考慮?？梢赃x擇業務經驗水平較高的工作人員作為材料采購人員，計算機、信息化技術水平較高的工作人員承擔物資管理信息化系統的操作工作。也可以設置計算機水平較高的工作人員作為項目信息化管理人員。這樣不僅可以加強全體員工對物資信息化管理的重視程度，還可以對項目部物資信息化管理系統實行有效的維護[6]，對新員工也可以起到良好的培訓作用。對于新員工，可以安排其在項目部門進行學習，將相關知識、操作技巧進行掌握，加強計算機操作水平，促進物資管理信息化系統更加規范、科學。

（六）簽署物資信息化管理目標職責書

為了將物資管理信息化系統應用在工程建設的全過程中，需要將物資管理人員的信息化管理水平不斷提升，使其物資信息化管理經驗更加豐富。企業要將每一個新承建的工程與其施工企業簽署物資信息化管理目標職責書。在職責書中，要將項目部投入的辦公設施、工作人員配置充分體現，才能為后續的物資信息化管理工作順利開展提供保障。企業還需要將工程項目部的各階段推進目標充分明確，合理規劃物資信息化管理的應用范圍、管理力度。另外，工程物資信息化管理開展時，相關機構還需針對相關數據信息展開集約化整合工作，并且利用互聯網手段將所有數據都列入到當地管理范疇內，便于為后期物資信息化管理提供便利性幫助，同時還能大大提高工程物資信息化管理水平，充分發揮網絡多媒體技術存在優勢，推動我國工程項目朝向更好方向前進。

結語：

總體來說，將物資信息化管理應用在工程建設中，不但可以增強企業的管理水平，還能通過物資管理與整體管理互相結合，進一步提升企業的整體管理效率。因此需要加強物資信息化管理在工程建設中的應用水平，促進工程建設整體質量獲得進一步的提升。

參考文獻：

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[6]李惠琴.基于建筑工程的物資管理及信息化研究與實踐[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2009（08）：293-294.