辦公室管理工作效率的提升路徑構建

劉剴

摘要：辦公室檔案管理是事業單位經營中比較重要的一項工作。檔案管理能夠為事業單位的發展提供重要的數據支持。但由于辦公室部門的工作量較大，工作內容比較復雜。所以導致辦公室檔案管理工作的難度也就相對較大，使得大部分的事業單位辦公室檔案管理的效率和質量比較弱，如何提升辦公室檔案管理的質量已經成為現階段事業單位發展中最為突出的問題。本文主要針對辦公室檔案管理工作效率的提升問題展開討論，首先從辦公室檔案管理中存在的問題入手，然后對提高辦公室檔案管理效率的措施進行介紹。

關鍵詞：辦公室檔案 管理工作

現階段，信息技術的飛速發展，帶動著社會發展步伐的加快。目前，人們已經開始了快節奏的生活模式。在時代的要求下，事業單位的辦公室檔案管理工作也應該高效的進行。為了能夠提升檔案管理的效率，事業單位應該加強對于檔案管理模式的創新，利用現代化的管理手段對檔案進行管理，實現檔案管理工作的信息化建設，以此來促進檔案管理工作的高效進行。

一、辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員的管理意識存在問題

目前，大部分事業單位中的辦公室檔案管理人員都并非專業人員，這些人員大多數是從別的崗位抽調出來而臨時組成的隊伍。也正是因此，導致檔案管理人員對于管理工作不夠重視，沒有意識到檔案管理工作的重要意義，在進行檔案管理的過程中出現檔案隨意擺放的現象，阻礙了檔案管理工作的順利進行。另外，檔案管理人員的專業素養較差也是影響辦公室檔案管理效率的主要因素。檔案管理人員的專業水平不足，導致其在檔案管理的過程中不能根據檔案管理的相關制度進行檔案的登記、儲存等，使得檔案管理工作比較隨意。

（二）辦公室檔案管理的方法存在問題

在辦公室的檔案管理工作中，由于事業單位對于檔案管理工作的忽視，導致檔案管理人員對于檔案管理工作不夠重視。不愿意花費時間對檔案管理的模式進行創新。現階段，大部分的事業單位都已經采用了信息化的而管理模式，以此來提高事業單位的市場競爭力。但在事業單位辦公室的檔案管理工作中，信息技術的運用率還相對較低，辦公室的檔案管理工作依然采用傳統的紙質檔案存儲的形式，這種檔案管理的模式安全性和檔案管理的效率都比較低。

（三）辦公室檔案管理的制度存在問題

在現階段的辦公室檔案管理工作中，事業單位對于檔案管理制度的建立并不完善，導致部分的檔案管理人員對于自己的職責并不了解，使得其在工作的過程中對于檔案的記錄和儲存過程的管理都比較隨意，造成檔案儲存混亂的現象，導致檔案的查找工作比較艱難，影響了辦公室檔案管理工作的效率和質量。

二、提高辦公室檔案管理效率的措施

（一）提高檔案管理人員的專業能力

人才是確保事業單位辦公室檔案管理工作順利進行的前提條件。為了能夠提高檔案管理的效率，促進辦公室檔案管理工作的高效進行，事業單位應該加強對于辦公室檔案管理人員的培訓，增強管理人員的管理意識，提高管理人員的專業能力和專業素養，打造出一支專業的辦公室檔案管理隊伍，進而從根本上提高檔案管理的效率。

同時，事業單位還可以加大人才選拔的力度，為事業單位引進大量的優秀人員。比如事業單位可以采用招聘的形式選拔人才，在招聘的過程中，招聘人員既要考察應聘者的專業能力，又要對應聘者的適應能力進行考核，以確保其可以盡快的適應工作的環境，進而提高辦公室檔案管理工作的效率。

（二）采用信息化的管理手段

隨著信息時代的到來，信息技術已經得到了人們的廣泛運用。在事業單位辦公室檔案管理的工作中，相關的工作人員也應該加強對于信息技術的運用，以先進的技術來帶動檔案管理效率的提升。

在辦公室檔案管理工作中，利用信息技術將紙質檔案轉化為電子版本進行儲存。在信息化檔案管理的模式下，事業單位還應該建立相應的檔案信息數據庫，將檔案信息進行備份儲存，避免因為計算機故障而造成檔案數據信息丟失的現象。相對于傳統的檔案管理故障而言，信息化的檔案管理模式更加的便捷、準確，管理的過程更加的有序，檔案管理的效率能夠得到明顯的提升。

（三）建立完善的辦公室檔案管理制度

制度的建立主要就是對工作人員的行為進行規范與約束。在辦公室檔案管理的工作中，為了能夠促進檔案管理工作效率的提升，事業單位應該建立起完善的檔案管理制度，使得辦公室檔案管理人員能夠嚴格的按照相關的制度對檔案進行管理，進而確保辦公室檔案管理工作能夠高效有序的進行。

由于辦公室部門的工作職能和工作性質的關系，辦公是的檔案信息也就相對復雜，所以辦公室的檔案管理工作與其他的檔案管理工作存在一定的差異。在面對復雜的檔案信息的情況下，工作人員很容易出現工作混亂的現象，影響辦公室檔案管理的工作效率。針對這一現象，事業單位可以對工作人員進行明確的分工，明確每個人的職責，使得工作人員能夠各司其職，進而使得辦公室檔案管理工作能夠有序進行。

三、結束語

綜上所述，辦公室的檔案主要是辦公室日常工作的總結和事業單位各個部門、各個項目的總結匯總，這也就使得辦公室檔案的信息量較大，增大了辦公室檔案管理的難度，影響了檔案管理的效率。為了能夠促進辦公室檔案管理效率的提升，事業單位應該建立完善的檔案管理制度，通過制度對檔案管理人員進行約束。另外要加強對于檔案管理人員的培訓，增強管理人員的專業技能和專業素養，加強辦公室檔案管理人員信息技術水平，實現信息化的檔案管理模式，進而促進辦公室檔案管理工作效率的提升。