關于做好學校檔案管理工作的思考

孫杰

摘 要：對于學校檔案工作而言，其為學校發展歷程中的真實寫照，其是學校發展中的真實資料匯總。檔案工作是學校各項工作中的重要工作內容之一，檔案真實記錄了學校工作及相關發展的基本歷程。

關鍵詞：檔案管理；計算機信息化；教育指導

對于學校檔案工作而言，其是學校發展的真實范本，可以為學校發展提供可靠的檔案材料。因此，落實好檔案記錄也是學校各項工作進程及安排過程中不可或缺的關鍵工作。在新的時代發展背景下，必須進一步落實和加強檔案管理工作，利用好檔案管理對學校管理的輔助作用，愛護檔案資源，切實推進社會長期、穩定發展，這無疑是檔案管理人員的一項重要的職責和使命之一。為了保證檔案管理工作的時代性和先進性，檔案管理工作必須與社會發展和學校發展相適應。以下，本文就學校具體的檔案管理工作為切入點，就如何做好新時代條件下的檔案管理進行深入探討和分析。

一、切實提升檔案管理工作的服務能效，校級領導應加強對檔案管理工作的重視

對于學校的各項工作能否順利開展，關鍵因素是校級領導的重視和引導，只有學校領導關注和重視，才能為學校的工作管理發展保駕護航。檔案管理工作的長期化、可持續性開展是學校檔案管理人員的重點工作之一，必須積極發揮學校檔案管理人員的主觀能動性，具體從以下幾個方面切入：

（一）將檔案工作落到實處，注重檔案管理細節

學校校級領導是否重視學校的檔案管理工作，直接決定了檔案管理的質量和效率。此外，學校檔案管理人員的工作態度也會深入影響學校的檔案管理工作。因此，作為一名合格的檔案管理人員，應該將檔案工作落到實處，注重檔案管理的細節和內容，理順檔案管理工作中的內部管理秩序。

（二）加大宣傳力度，加強領導對學校檔案管理的重視程度

不單單是檔案管理工作，任何工作的落實均離不了前期的宣傳工作及領導對工作的重視程度。之前調查過周邊的兄弟院校，發現部分學校內部的檔案管理工作總體質量較差，大部分學校甚至沒有設置專門的檔案管理部門，學生檔案資料隨意擺放，沒有可行的管理制度和措施，更談不上檔案的利用。為了提升檔案管理工作的質量，必須先加強檔案管理工作宣傳力度，讓管理人員從心底上認識到檔案管理的重要性，加強管理宣傳和對檔案管理工作的重視程度，將理論性的檔案管理制度和工作應用到實踐中。

二、善于利用多種外部資源，引進現代化的檔案管理手段和方式

伴隨學校工作及社會的快速發展，學校的檔案管理工作強度和工作數量不斷增加，之前傳統的手動統計方式已經無法適應現代的檔案管理工作需要，必須強化檔案管理的現代化能力，適應新的檔案管理需要及需求。

（一）積極樹立管理者形象，善于體現檔案管理中的責任心及意識

檔案管理工作人員必須具備較高的責任意識，在具體的工作管理中，必須有信心和耐心，且應該將檔案管理工作繼續細化和標準化。

（二）提升檔案管理的基本技能和水平，提升檔案管理檔次

隨著檔案管理信息化、專業化的提升，必須全面實現檔案管理的信息化和數據化，將現代的統計及資料分類管理技術應用在學校檔案管理過程中。作為檔案管理人員必須重視現代技術的學習，提升自身的檔案管理技能和基本素質。

在檔案管理實踐中，檔案管理內部蘊含著大量的工作指示，也記錄著較為豐富的信息，但是整體的檔案管理工作相對繁瑣，且涉及重復性的勞動力較多，勞動強度較高，經過計算機統一管理后，實現了檔案管理的信息化和標準化，降低了管理人員的勞動強度。通過使用現代化的檔案管理方式，顯著提高了檔案管理效率和質量。

三、進一步細化和完善學校檔案管理的質量和能力

（一）高效的檔案管理能夠快速為領導決策提供參考

檔案材料中記載著不同時期的國家基本政策及方針，也記錄著廣大教職員工的工作生活，深刻揭示和反映了學校的基本教學內容和教學發展歷程。必須科學合理分配教學檔案管理資源，提升管理效率和質量，把脈檔案管理的未來發展基本趨勢，并為領導做出決策和研究具體問題提供借鑒。

（二）更好地為學校教學及教學研究服務

檔案管理的根本目的在于更好地服務教學和教學研究，實現內部的檔案共享，能夠保證教師和學生在短時間內快速掌握和了解檔案信息，獲取一手資源，實現檔案資源的共享化管理，提升檔案管理對教學的服務能力。

（三）為教學及學生管理實踐中提供各種查詢參考和服務

依靠檔案資料的記錄真實性和可靠性，在一定的管理能力及要求范圍內，通過進行詳細的檔案查詢、記錄及管理為師生提供全面的檔案服務。例如，教職員工能夠及時進行資料查詢及反饋，例如：學生考核情況查詢、畢業生查檔、校園以往活動記錄等資料內容。

綜上所述，學校的檔案管理工作的質量及能力直接決定了學校的檔案利用程度。檔案管理工作本質上屬于幕后工作，為了保證檔案管理的高效、準確，必須加強檔案管理工作的質量和效率，校園領導應該做好指導和引領，積極總結檔案管理工作中的先進經驗和管理中的教訓，提升檔案管理的信息化水平和能力，創新檔案管理方式，將較為死板的檔案管理工作干“活”。

參考文獻：

[1]陳琳.檔案管理技能訓練[M].機械工業出版社，2009.

[2]楊靜.怎樣加強檔案工作者的綜合素質[J].山東農業管理干部學報，2012（3）.