新時(shí)代下的檔案管理工作

鮑愛霞

摘 要：為了更好的管理信息檔案，傳統(tǒng)的管理辦法已經(jīng)更不上時(shí)代的步伐，所以這樣就出現(xiàn)了許多新的矛盾需要去解決，這就需要我們在今后的管理工作中加入很多新的元素，比如電子化，數(shù)字化等。檔案管理的發(fā)展進(jìn)程雖然遇到了很大問題，但是這也是一個(gè)機(jī)遇，只要把握住這個(gè)機(jī)遇就能幫助檔案管理工作進(jìn)行的更順利，減少檔案管理工作人員的壓力，提高工作效率。所以本文針對信息時(shí)代的檔案管理工作進(jìn)行了調(diào)查研究，并發(fā)現(xiàn)了許多問題，經(jīng)過整理后進(jìn)行總結(jié)，并探討出一定的解決措施，以供大家參考。

關(guān)鍵詞：信息檔案；新時(shí)代；檔案管理

一、檔案管理信息化的概念

檔案管理也就是將相關(guān)部門的有關(guān)檔案在一定的規(guī)律下進(jìn)行組織規(guī)劃，目前我們已經(jīng)開始運(yùn)用一些現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行收集整理，并合理保存，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。檔案管理中所需要管理的信息其實(shí)就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息改變?yōu)殡娮有畔ⅲ４嬖谟?jì)算機(jī)或者硬盤中，方便查找和攜帶。這種數(shù)字化管理的運(yùn)用在我國還處于初步階段，所以也出現(xiàn)了許多問題。

二、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

（一）管理軟件缺少通用性

傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，各式各樣的檔案管理軟件得到進(jìn)一步推廣與使用。但從檔案管理工作角度而言，雖然新型的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息化與數(shù)據(jù)化，但是仍存在諸多不足之處，降低了檔案管理工作效率與質(zhì)量。例如在實(shí)際使用過程中，檔案管理軟件缺少通用性，各個(gè)企業(yè)單位使用的計(jì)算機(jī)規(guī)格與型號(hào)不同，軟件之間不能兼容，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作有序開展帶來不利影響。

（二）檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

檔案信息化管理本身具有信息化屬性與實(shí)際效用，只有實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一規(guī)范的管理，才能提升檔案資料使用的安全性與真實(shí)性。然而從當(dāng)前檔案管理工作來看，檔案管理工作缺乏規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上仍存在顯著性差距，給檔案信息化管理在開發(fā)、共享、服務(wù)及規(guī)范上的發(fā)揮與發(fā)展帶來影響。此外，受各種因素限制，檔案管理部門沒有統(tǒng)一規(guī)范檔案編制，檔案編制細(xì)則的兼容性較低，導(dǎo)致部分系統(tǒng)軟件的可移植性下降。并且我國當(dāng)前沒有形成建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，給信息時(shí)代檔案管理工作開展造成嚴(yán)重了阻礙。

（三）檔案管理的保密性與安全性有待提升

電子檔案管理系統(tǒng)通常是利用驗(yàn)證登錄名和密碼雙重保護(hù)記性安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，直接威脅到檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。并且電子檔案信息管理本身具有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲(chǔ)存信息各式各樣的特點(diǎn)，如果計(jì)算機(jī)遇到系統(tǒng)癱瘓和病毒入侵問題，電子檔案極易受到不法分子的惡意破壞與損毀，給企業(yè)帶來巨大經(jīng)濟(jì)損失。

（四）法規(guī)體制的不完善

雖然我國頒布了與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)，但是已有的法律法規(guī)大部分針對傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理要求法律法規(guī)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，定期頒布與檔案信息化管理有關(guān)的法律法規(guī)，為檔案信息化管理工作提供法律依據(jù)。然而，在實(shí)際管理工作中，檔案信息化管理還未形成一整套完善的法律法規(guī)體制，有待進(jìn)一步完善。

三、信息時(shí)代檔案管理的對策

（一）建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全是檔案管理的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，信息化時(shí)代的發(fā)展帶來了網(wǎng)絡(luò)的不安全性，這就要求建立健全檔案信息的安全保障體系，首先應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的全面建設(shè)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用的安全性，在人才的培訓(xùn)中也應(yīng)著重這一點(diǎn)的培訓(xùn)，檔案管理人員應(yīng)該定期對電腦進(jìn)行檢查，并對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障的時(shí)候信息丟失不能彌補(bǔ)。同時(shí)，檔案的管理工作不僅要監(jiān)控檔案的儲(chǔ)存和運(yùn)行狀況，還要處理好檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)系，應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，對于一些機(jī)密的檔案管理，需要對這類計(jì)算機(jī)和人員使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行限制，防止病毒的入侵。檔案管理部門還應(yīng)該密切關(guān)注本單位管理檔案的信息，一旦發(fā)現(xiàn)泄密事項(xiàng)，應(yīng)該及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，將損失降到最低。

（二）加強(qiáng)信息化檔案管理人員的培訓(xùn)工作

當(dāng)前，檔案管理的工作人員不具備信息化檔案管理的能力，信息化時(shí)代檔案管理對管理員提出了新的更高的要求，不僅要有謹(jǐn)慎的態(tài)度，還要求他們能夠熟練的運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和管理，能夠有效應(yīng)對信息化時(shí)代運(yùn)用計(jì)算機(jī)所帶來的突發(fā)狀況，這就需要單位應(yīng)該重視這方面人才的培養(yǎng)，定期培訓(xùn)與考核，保證他們能夠完全勝任這項(xiàng)工作。同時(shí)，在教育領(lǐng)域，高校可以開設(shè)相關(guān)的專業(yè)與課程，請有經(jīng)驗(yàn)有能力的專家來傳授知識(shí)。培養(yǎng)一批既懂檔案管理知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。

（三）增強(qiáng)信息化檔案管理的觀念意識(shí)

檔案的信息化建設(shè)是國家信息基建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，除了國家機(jī)密以外，我們應(yīng)該拓寬檔案信息的服務(wù)領(lǐng)域，讓更多的獲得信息，享受信息帶來的利益，有效的把各地方的檔案管理建設(shè)同意納入到國家信息化建設(shè)中來。增強(qiáng)檔案信息化管理的觀念意識(shí)首先要進(jìn)行宣傳，通過與新聞媒體的合作，向社會(huì)宣傳信息化檔案管理的工作，提高對信息化檔案管理的了解，促進(jìn)信息化檔案管理體系的完善，宣傳工作要貼近群眾生活，擴(kuò)大檔案利用的效益宣傳，增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)。

（四）健全和完善相關(guān)的法律和法規(guī)

要求制定和完善一系列的法律法規(guī)來保障檔案信息的安全以及檔案信息的合法利用，使檔案信息充分發(fā)揮他的作用。首先對于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)需要采取國家標(biāo)準(zhǔn)或者國際標(biāo)準(zhǔn)；其次對于一般的檔案管理需要采取國家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；最后要加快檔案信息化管理體系的建立，不斷提高他的標(biāo)準(zhǔn)程度。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是檔案管理部門日常管理的主要內(nèi)容，對企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。因此在信息時(shí)代下，檔案管理部門必須從解放思想，創(chuàng)新管理理念著手，加強(qiáng)信息化建設(shè)，統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，建立并完善相關(guān)法律法規(guī)。只有這樣才能滿足未來發(fā)展需要，最終做到節(jié)省開發(fā)資源，提高檔案管理使用的保密性與安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化與規(guī)范化，從而充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用。

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（作者單位：姜堰區(qū)檢察院）