淺談高校檔案信息化建設

趙丹

[摘 要]高校檔案信息化建設工作，對于提升高校檔案管理工作效率、推動高校檔案管理工作實現現代化發展具有重要的意義，為此高校需要重視檔案信息化建設工作，為檔案信息化建設工作提供資源支撐，從而為高校檔案信息化建設工作的有序開展提供保障。本文在分析高校檔案信息化建設內容的基礎上，提出了檔案信息化建設的對策。

[關鍵詞]高校；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.071

[中圖分類號]G270.7；G647.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-0-02

信息技術與互聯網的發展，為高校檔案管理工作帶來巨大的沖擊的同時，也帶來了機遇。在此背景下，高校需要重視信息技術與互聯網技術，對檔案管理工作方式、工作流程進行重塑，從而有效提升檔案管理工作的信息化水平，進而為提升檔案管理工作效率奠定良好的基礎。在此過程中，明確檔案信息化建設的工作內容，探索檔案信息化建設的路徑，對于推動高校檔案信息化建設工作有序開展具有重要的現實意義。

1 高校檔案信息化建設的內容

高校檔案信息化建設工作，主要是推動檔案收集整理、檔案利用以及檔案業務管理實現信息化。

從檔案收集整理方面來看，這項工作是高校檔案管理工作的基礎，傳統檔案收集與整理工作具有煩瑣、復雜的特點，無論是檔案接收、分類還是檔案立卷、編目等，都具有較大的工作量。隨著信息技術的發展，高校檔案信息不僅呈現出了數量劇增的趨勢，而且形式也呈現出了多元化的特點，在此背景下，傳統的檔案收集整理工作方式顯然已經難以滿足高校檔案管理需求，為此構建“雙軌制”的檔案管理模式、推動網上立檔歸檔工作的發展、實現裝訂整理工作自動化，成為高校檔案信息化建設工作的重要發展方向。

從檔案利用方面來看，檔案信息的利用率直接決定著檔案信息價值能否得到充分體現，同時也能夠反映出檔案管理部門的服務水平。檔案利用率的提升，不僅要求高校能夠對檔案信息進行廣泛收集與科學整理，而且也要求高校能夠為檔案信息受眾提供便捷的檔案信息檢索工具。傳統的檔案利用工作以手工為主，成為制約高校檔案利用率以及服務水平得以提升的主要因素，因此高校需要抓住信息技術發展的機遇，推動檔案信息利用方式以及利用渠道的信息化發展，進而為彰顯檔案信息價值提供技術保障。

從檔案業務管理的信息化來看，一方面，高校需要構建自動化的檔案管理環境。在此方面，高校可以引入自動化設備為提升檔案管理工作效率奠定良好的基礎，同時高校有必要推動檔案管理工作呈現出網絡化的特征，從而更好地實現檔案信息傳輸與共享。另一方面，高校需要重視運用信息技術以及互聯網開展宣傳與交流工作，從而拓展宣傳與交流工作的覆蓋范圍，引導高校教職工以及大學生群體認識到檔案信息具有的價值，對于提升檔案信息利用率以及檔案信息管理部門的服務水平具有重要的意義。

2 高校檔案信息化建設的策略

2.1 加強信息化建設宣傳工作

在高校檔案信息化建設的過程中，高校領導、教職工只有高度重視檔案信息化建設工作，才能確保檔案信息化建設工作有序開展。事實上，高校檔案信息化建設工作以及從手工作業向信息化管理轉變，都不是一蹴而就的，為此高校需要加強信息化建設宣傳工作，引導高校教職工特別是檔案管理工作者轉變自身的檔案管理理念，以更為開放的心態應對信息化技術與檔案管理工作的深度融合。同時，高校領導需要為高校檔案信息化建設工作提供人力支撐、技術支撐與財力支撐，確保檔案信息化建設工作具有充足的資源供給，從而為檔案信息化建設工作奠定堅實的基礎。在此過程中，高校領導層還需要從頂層設計層面做好檔案信息化建設工作規劃，從而為檔案信息化建設工作提供指導，推動檔案信息化建設工作順利開展。

2.2 完善檔案信息管理制度

在高校檔案信息化建設的過程中，高校不僅需要從技術層面提升檔案管理工作的信息化程度，而且需要重視圍繞檔案信息化管理工作特點，從制度建設方面為檔案信息化管理工作的有序開展提供良好的保障。具體而言，完善檔案信息管理制度，主要體現在完善檔案保密制度、完善檔案利用制度以及完善檔案歸檔制度3個方面。從完善檔案保密制度來看，隨著檔案信息化程度不斷提升，檔案信息傳播路徑將呈現出多元化的特征，在此背景下，如果檔案保密制度不完善，則會面臨較高的檔案信息泄露風險，因此圍繞信息化工作環境下檔案保密需求對檔案保密制度進行完善，是高校檔案信息化建設過程中的重要工作。從完善檔案利用制度來看，檔案信息化對于優化檔案信息服務、實現檔案信息價值具有重要的意義，在此背景下，高校檔案管理工作者需要著眼于提升檔案利用率，對檔案利用制度進行持續完善，從而確保高校檔案的利用價值能夠最大化。從檔案歸檔制度的完善方面來看，信息化技術在高校檔案管理中的應用，促使檔案管理工作呈現出更為便捷、更為靈活的特征，但是電子檔案歸檔工作與紙質檔案歸檔工作體現出了一定的差異，為此高校有必要制定“雙規歸檔”制度，確保不同存在形態的高校檔案都能夠實現良好歸檔。

2.3 重視數字化館藏資源建設

數字化館藏資源建設，是高校檔案信息化建設過程中的重要環節，在此過程中，高校檔案管理工作者需要重視運用信息技術做好檔案編研工作，在轉變檔案資源存儲方式的基礎上構建完善的數據檢索系統，從而為提升檔案資源利用率奠定良好的基礎。從檔案編研工作來看，高校檔案管理工作著需要重視檔案編研的計算機化，從而替代傳統的手工工作模式，進而在提升檔案編研工作效率的基礎上確保歸檔文化具有良好的準確性與完整性。從轉變檔案資源存儲方式來看，高校檔案管理工作者需要對紙質檔案資源進行數字化處理，從而為檔案資料的檢索工作奠定基礎。與此同時，高校檔案管理工作者需要重視構建檔案數據庫來存儲數字化檔案，確保檔案存儲工作適應檔案信息化建設與信息化管理的需求。從數據庫檢索方面來看，相對于手工檢索而言，基于數據庫的檢索工作不僅具有更高的效率，而且也具有更高的準確性，為此高校需要圍繞自身檔案資源做好目錄檢索與全文檢索建設，為高校檔案信息的快速提取、有效利用提供良好的保障。

2.4 開展基礎設施建設

在高校檔案信息化建設工作中，完善的基礎設施是開展檔案信息化管理的重要基礎，為此高校需要為檔案信息化基礎設施建設工作提供充足的資金支撐，為前期建設工作以及后期維護工作提供保障。與此同時，高校還需要重視推動基礎設施建設與檔案信息化管理需求實現良好對接，在做好前期需求調研工作的基礎上，針對需求調研結果開展模塊設計與功能設計，不僅能夠確保高校基礎設施更好地滿足檔案信息化管理需求，而且能夠避免出現重復建設、過度投入等傾向，從而能夠有效控制檔案信息化建設的工程成本。另外，在檔案信息化管理基礎設置的后期維護中，高校需要重視開展人才培養與培訓工作，或者通過招聘專業的信息化設備管理工作人員負責軟硬件設備的管理與維護，從而為檔案信息化管理基礎設施的正常使用提供保障。

2.5 做好網絡信息安全保障工作

高校檔案信息化建設雖然能夠有效提升檔案管理的工作效率，但是卻也為檔案信息安全帶來了一定的風險，為此做好網絡信息安全保障工作，是高校檔案信息化建設工作中至關重要的一環。在此過程中，首先，高校需要增強檔案管理工作者的安全意識，引導檔案管理工作者認識到檔案信息化管理過程中面臨的風險以及風險原因，從而促使檔案管理工作者能夠在檔案信息化管理工作中做到規范操作，避免因操作失誤而產生檔案信息泄露現象。其次，高校需要重視運用網絡安全技術提升檔案信息安全系數。隨著互聯網的普及，網絡安全技術也得到了迅猛發展，因此高校需要重視依托網絡安全技術，為檔案信息安全構筑防火墻。與此同時，高校在構建檔案信息化管理系統的過程中，需要重視權限管理，避免檔案信息出現惡意篡改以及盜取。最后，高校不僅需要從意識和技術方面做好檔案信息安全保障工作，而且有必要從制度層面推動檔案信息安全保障成為一項常態化工作。在此過程中，高校需要重視出臺檔案管理工作細則，并建立完善的獎懲激勵機制，確保檔案信息安全問題能夠及時發現、及時反饋與及時解決。

3 結 語

高校檔案信息化建設工作對于推動高校檔案管理工作適應新的形勢、新的需求具有重要的意義，在此過程中高校需要從檔案收集整理、檔案利用以及檔案業務等層面實現信息化與自動化，并通過加強信息化建設宣傳工作、完善檔案信息管理制度、重視數字化館藏資源建設、開展基礎設施建設和做好網絡信息安全保障工作，為持續提升高校檔案管理信息化水平提供良好的保障。

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