淺析高校固定資產全生命周期的信息化管理

張曉 李霓

[摘 要]近年來，隨著國家對高等教育事業的投入力度不斷加大，高校固定資產價值和數量都增長較快。本文以設備類固定資產為例，根據高校固定資產的特點，從全生命周期的角度探討如何解決比較突出的重點和難點問題，使高校固定資產管理走上良性發展的道路。

[關鍵詞]設備類固定資產；全生命周期；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.014

[中圖分類號]G647.5 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-00-02

0 引 言

高校固定資產是高校開展教學科研等基本職能最重要的物質基礎，具有其他部門和行業不具有的特點：一方面，高校作為事業單位，固定資產經費來源依賴于財政撥款；另一方面，高校教學的科研功能，又導致固定資產保有結構偏向于專業配置。由于固定資產管理存在的問題不利于固定資產價值的衡量與監管，因此有必要探討如何做好高校固定資產管理工作。新形勢下，如何管理好固定資產，使其發揮最大的效用，已成為擺在高校管理層面前亟待解決的重要問題。利用信息化手段構建固定資產全生命周期管理系統，將成為現階段高校固定資產管理的突破點。

1 高校固定資產管理存在的問題

目前，多數高校管理層、固定資產管理職能部門和固定資產所有者沒有建立固定資產全生命周期管理的基本觀念。學校固定資產管理仍牽涉多個部門，在建立信息網絡化之前，固定資產業務辦理手續煩瑣，經辦人需要多次前往各個部門辦事。同時，由于管理部門分散、審批人員眾多、辦事效率低下，導致固定資產業務流程條塊化、碎片化，雖然已經建立或部分建立各種固定資產管理系統，但各部門系統尚未實現全面對接，固定資產管理網絡尚未構建。現階段，固定資產管理不夠科學、不夠精細，特別是盤點工作難度大，導致部分固定資產僅停留在賬面，實際游離于監管之外。此外，國家最新政策宣傳力度不夠，固定資產管理者、使用人了解最新政策的渠道不暢，領會分析政策文件水平和風險把控能力不足，在實際工作中不能很好地防范和規避政策風險。

2 建立固定資產全生命周期的管理網絡

固定資產的全生命周期，主要指固定資產的計劃、采購、使用、維護和處置各個階段。從全生命周期的角度，高校有必要采取信息化手段解決固定資產管理中出現的問題，從事前采購、事中使用和事后處置3個階段，推進高校設備類固定資產全生命周期的系統建設和整合。

2.1 事前采購階段

設備類固定資產事前采購階段主要包括預算申報、發起購置和簽訂合同3個方面。根據經費類型不同，高校固定資產購置預算申報可根據不同的資金來源方式，分為教學經費購置和科研經費購置等不同方式，在財務預算管理系統或科研經費管理系統中進行辦理。同時，根據不同的申報金額，固定資產購置預算校內分級實現在線審批，其中達到規定金額的由職能部門匯總，按照“三重一大”的制度要求進行集體決策，將結果統一上報給政府主管部門審批。在上報校內集體決策之前，財務部門和資產管理部門應當通過審核申報內容和參考資產管理系統中的存量數據做出同意和駁回固定資產購置申請的決定。

根據設備類型不同，在系統中選擇不同的購置方式。①一般設備主要采取網上平臺采購方式，采用設備競價系統/采購平臺購置；②達到招標金額的固定資產應招標采購，采用招標系統申報購置，如因特殊原因需要采取競爭性談判和單一來源等方式購置固定資產，必須在采購系統中進行單獨申請，一事一議，在線審批；③符合大型儀器設備標準的，應采用大型儀器采購平臺購置；④進口設備，由前期中標入圍的進出口公司代購。

購置完成后必須通過合同系統簽訂采購合同，采購合同要根據標準模板修改上傳，審批后進行辦理。如果高校信息化水平較高，可以考慮在合同系統中添加網絡審批系統、電子印章系統和電子簽名系統，在線生成固定資產購置合同，進一步方便經辦人員完成校內流程。

2.2 事中使用階段

在合同簽訂后，需要組織專家調試驗收的固定資產。驗收專家可在專家庫中選取，驗收結果根據需要在固定資產登記后上傳資產管理系統備查。固定資產投入使用或驗收合格后，經辦人員應運用資產管理系統進行固定資產預登記，為下一步的財務報銷做準備。因為報表生成的需要，跨年未處理的預登記固定資產信息將在系統內自動刪除。

固定資產預登記審核通過后，經辦人員可以就近在自助設備上打印相關登記材料，與發票/暫付款憑證、合同等原始憑證匯集后，進行財務報銷。財務報銷應先在財務系統中進行報銷預約，打印紙質報銷單據進行部門審批。在條件成熟時，校內各級領導也可通過電腦或手機中的電子印章系統和電子簽名系統進行審批。報銷預約成功后，財務部門通過物流系統收單，通過財務報銷系統進行賬務處理，財務報銷系統與資產管理系統進行對接，固定資產入賬后向資產管理系統反饋，固定資產由預登記轉為入賬。根據需要，年末或月末財務管理系統和資產管理系統要進行固定資產賬務自動核對，并將核對結果分別反饋在財務系統和資產系統中，需要退稅等特殊處理的固定資產報銷應提供相應的材料。

固定資產入賬后，經辦人員可接收信息并實時查看，通過自助設備打印資產信息的二維碼或登記條碼貼附在固定資產上。下一步，需要推廣射頻識別（RFID）標簽。在固定資產的日常使用中，經辦人員可以在資產管理系統中提出保養和維修的申請，資產管理系統也可以根據同類和相近資產的使用情況推送保養提醒。一般固定資產由資產管理部門安排中標入圍單位進行維保，特殊固定資產根據實際情況另行處理。

對于某些需要考核使用績效的固定資產，資產管理部門可以通過大型儀器管理平臺和一卡通系統對其使用效率進行管理和統計。資產管理系統可以設置相關指標，對某臺固定資產、某個人、某個部門的固定資產使用情況進行科學分析、查漏補缺，根據績效考核結果，對個人和部門固定資產購置和報廢申請進行考量，并將固定資產使用績效納入個人和部門年度績效考核，督促所有者和使用人最大程度地提高固定資產使用效率和避免資金浪費。

根據政府會計改革的最新要求，2019年起高校固定資產應該進行折舊處理。計提折舊之后，能夠更加客觀地反映高校固定資產的現狀。固定資產應在初始設置完成之后，由資產管理系統自動計提折舊，并向財務系統反饋，財務部門核對無誤后，依據資產管理系統提供的數據進行賬務處理。

高校應盡快實現經辦人員通過手機APP或手持終端設備對固定資產二維碼或條形碼進行掃描、盤點，數據適時反饋到資產管理系統，資產管理部門可以隨時調取和抽查。在未來射頻識別（RFID）標簽推廣完成后，可以有效減少資產盤點的工作量，更可以大幅提高實地盤點的效率，更加真實地反映高校固定資產的現狀，改善高校資產管理部門人手不足、無法實地全面盤點的難題，從根本上杜絕目前部分高校存在的固定資產賬實不符的隱患，為高校資產管理改革提供動力和契機。

2.3 事后處置階段

利用信息化系統最重要的是做到共享調劑。在資產管理系統中，高校設置固定資產共享申請模塊，需求方可自行查找所需設備，經過使用部門和管理部門的批準，可在支付相應對價的情況下共享使用。如果有閑置固定資產，所有者可在資產管理系統的調劑平臺發布信息，與需求者協商一致后，經過使用部門和管理部門批準，可在支付相應對價的情況下調劑使用。如確有需要，也可經相關部門審核后進行校外調劑。

在處理報廢、報損時，經辦人員通過資產管理系統可實時查看所管理的固定資產，資產歸口管理部門也可以根據資產監管平臺進行統一管理，達到報廢報損條件的，經辦人員可以根據固定資產使用狀態提出報廢和報損的申請，按照流程在資產管理系統中審批和上報。達到報廢狀態的固定資產，由招標入圍的單位進行回收處置，處置收入按照國家規定進行處理；達到報廢期限但仍可使用的固定資產，由所有者將固定資產名稱、種類、已使用年限和現狀等基本信息上傳到資產管理平臺，校內需求方或者經招標入圍的回收單位可以通過競價取得，所得收入在學校和所有者之間進行合理分配。

3 結 語

通過全生命周期信息化管理，固定資產管理業務均可以實現在線辦理，縮短了高校資產管理部門的業務處理時間，提高了所有者利用固定資產的效率，有利于實現固定資產績效管理目標。同時，高校資產管理部門可以根據固定資產的保有狀態，進行科學管理、適時全面操控，避免發生突擊花錢、閑置浪費、保管不善和責任不清等行為，也可以在資產管理系統中根據最新政策要求，將文件濃縮后進行后臺設置、推送和宣傳，從而達到降低固定資產管理風險、提高固定資產使用合規性的目的。

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