關于加強費用報銷工作管理的幾點建議

龔敏

摘要：費用報銷是成本核算工作的重要組成部分。因其涉及人員眾多、事項繁雜。是目前財務人員需要消耗時間較長、精力較多的事項。做好費用報銷工作有利于維護員工正當利益。維護企業合法權益。也有利于維護企業正常生產經營秩序。

關鍵詞：費用報銷 建議

一、加強費用報銷工作的意義

費用報銷是對整個企業生產經營費用使用情況的反映，財務工作中非常基礎的一個環節，也是耗費財務人員大量時間和精力的一個環節。日常費用報銷主要包括水電費、材料費、差旅費、辦公費、會議費、業務招待費、維護修理費、勞動保護費、圖書資料費等，主要由業務人員辦理后到財務部門，財務人員審核費用事項和金額無誤后，編制會計憑證計入當期成本費用。日常報銷費用占整個企業生產經營成本的很大比例，及時準確的進行日常費用報銷是合理控制費用支出的必要途徑，也是均衡成本發生的重要手段。

差旅費報銷牽涉到企業廣大員工切身利益，其他費用報銷將影響有關業務的順利開展，按照法律、法規做好費用報銷，確保各項工作有序開展，做好財務部門與業務部門的溝通協調工作，有利于促進輸氣管理處各項工作順利開展。

二、現階段費用報銷工作中存在的問題

（一）不同的財務人員職業判斷標準不同

由于除小型企業外其余企業業務量大，財務人員數量多，從事費用報銷的人員數量較多，輪換頻繁，在具體操作過程中需要財務人員進行職業判斷，不同的財務人員對同一事項可能存在不同的理解，對原始單據的審核、對事項合理性的判斷都可能不一致。

（二）業務人員對報銷政策不熟悉

由于企業人員眾多，可能存在新的報銷政策傳遞不及時，業務人員對財務報銷政策的理解不到位，在取得經濟事項憑據時沒有認真核對，沒有按要求取得增值稅專用發票、開票信息錯誤等，導致將取得的憑據拿到財務人員處才發現不符合報銷規定；或者在填報報銷單據的過程中，沒有按照規定進行填報，簽字不齊全等，造成報銷單據審核不能通過需要退回整改。在反復提交和退回的過程中影響報銷的及時性。

（三）對費用報銷情況溝通不暢

因費用報銷單據量大、時間比較集中，財務人員不能即時審核，往往在對報銷單據進行初略審核后收下單據，對于在進一步審核過程中發現問題的，再逐個通知經辦人員進行整改。

在交付報銷單據后經辦人員對報銷進度不清楚，不知道對已經交了的單據是處于需要整改、待處理、已經支付到賬的哪一個環節。經辦人員常常會在單據交到財務部門一段時間后到財務部門詢問，財務人員又需要放下手中的工作去查詢相關單據的情況。這也增加了經辦人員和財務人員的工作量，降低了費用報銷工作的效率。

三、做好費用報銷工作的建議應對措施

（一）制定流程，統一標準

對于企業來說，因費用報銷涉及員工眾多，報銷人員在執行過程中需要由統一的標準執行。企業應根據自身生產經營實際，分單位、部門制定明細、可行的具體細則。在具體報銷過程中，財務人員應根據自己的理解和以往的經驗對費用報銷業務進行判斷，為避免不同單位的不同人員判斷標準不統一，財務部門一是應梳理報銷規則，確保標準統一；二是應加強財務人員的培訓和指導，對同樣的費用報銷需要的附件及相關要素應一致。

（二）做好宣傳，耐心解釋

對大部分業務人員來說，費用報銷工作不是常用業務，常常是這次報銷弄清楚了的事情下次報銷時又忘記了。對財務部門來說，梳理費用報銷流程、報銷所需附件及審核要素，并將其書面化，發放給業務人員，使其清楚自己在取得經濟業務憑據和填報相關單據時需要注意的事項，避免外來憑據不符合規定和來回整改。對因國家、企業政策變化引起的票據、流程變化，也要及時傳達給相關業務人員，避免因不了解新政策而造成報銷單據不合格。業務人員也需要認真學習相關的費用報銷知識，做好票證取得時的初審，對不清楚的地方及時和財務人員聯系。業務人員和財務人員都要換位思考，共同做好費用報銷工作。

（三）及時反饋，做好整改

由于報銷量大，財務人員應根據業務人員的工作情況，盡量合理安排各部門費用報銷時間，對業務人員初審合格后交到財務人員處的單據，財務人員及時審核，對不符合報銷標準的現場與業務人員溝通，及時整改。對確實因業務量大不能及時審核的，財務人員也要盡快審核，對存在的問題及時反饋。業務人員在得知需要整改后要及時整改，避免時間過長影響發票的更換等情況，減少由于信息反饋不及時造成的費用報銷時間延后。在報銷完成后財務部門可以利用現代信息手段，將銀行支付信息及時向員工反饋。對支付“失敗”的，也通過短信告知對應人員，以便該人員及時與財務人員聯系，核對賬戶信息，及時支付報銷款。