基于即時通訊工具的高校學生管理策略研究

禤俊峰

（廣州大學紡織服裝學院電子與信息工程系，廣州 510165）

0 引言

隨著科技的發展，高校對學生的管理向著更加高效、細致的方向發展。輔導員作為學生管理工作的核心節點，承擔了上傳下達、溝通協調、監控輔導的管理任務。一般情況下，一名輔導員需要管理多個班級數百名學生，除了定期召開班級會議，開展課外活動之外，對大量的政策文件的通知、突發事件的通報以及單獨對學生進行溝通，必須利用即時通訊工具來完成。從電信科技的發展軌跡看來，即時通訊工具在我國從無到有，經歷了電子郵件、手機、QQ和微信，每一次發展都極大提升了管理工作的效率[1]。但大多數學生管理人員對各種通訊工具特性的不熟悉，在使用上沒有形成統一有效的策略，造成了一定的管理問題，為應對這種問題，應根據各種即時通訊工具的技術特點，研究制定一種合理的管理策略，物盡其用，以達到及時、高效、準確的管理目的。

1 各種即時通訊工具在高校學生管理上的優勢和缺陷

目前主流的即時通訊工具主要有：手機通訊、電子郵件、QQ、微信等，這些工具的載體，使用方法，面向人群都有自己的定位，應用于高校學生管理工作有著各自的優勢和缺陷，下面將對它們進行逐一分析。

1.1 手機通訊

手機的即時通訊功能在于電話、短信和彩信功能，可確保信息在最快的速度實現師生溝通。手機通訊可實現即時一對一溝通，傳遞信息準確[2]。

手機通訊的電話功能需要雙方以口述方式進行信息傳遞及確認，存在耗時較長、傳遞的信息量有限、難以留下具體的溝通記錄、費用較高等問題，適用于對個別學生的一對一談話，無法實現對群體學生的廣播傳達。

手機的短信功能可快速傳輸文字信息，輔導員可組織精煉準確的短信，單獨或群發給學生。但是短信群發的操作較為繁瑣，費用也較高，文字也局限于一百字以內，無法支持對內含表格、圖片文檔類通知進行發送。短信適用于對少數學生的精準快速通知，對需要集中學習、集體探討等情況無法良好應對。

手機上的彩信的功能可利用移動數據發送圖片、聲音、視頻等多媒體信息，但此功能主要面向個人娛樂使用，在正規的管理場合無法應用，現已被QQ或微信等軟件取代。

1.2 QQ/TIM

QQ是一種提供對文字、語音、文件進行收發的即時通訊軟件，利用互聯網數據，同時支持電腦、手機、平板等應用平臺，支持一對一、一對多、多對多的通訊應用場合[3]。

利用QQ群來管理高校學生的優勢是明顯的。QQ群可由學生管理教師建立，任命班干部為管理員，學生入群實名備注，通知可發布群公告，政策、公示等文檔可上傳群共享文件，學生有問題可及時在群上或私聊溝通，學生也可翻查聊天記錄以獲取歷史信息。QQ的企業版本TIM更可與Office辦公軟件無縫對接，對各種文檔實現快速處理，應用到學生管理中也有極大優勢。

1.3 電子郵件

電子郵件支持一對一、一對多的長文件和附件發送，郵件的往來都保存于郵件服務器，常用于正式文本的收發。

在學生管理的應用上，電子郵件可對重大政策文件、公示等進行集體群發，或用于收集學生干部呈報的文檔。但電子郵件的即時性較差，收發信息的過程也較為繁瑣。

1.4 微信

微信是面向移動通訊平臺的即時通訊軟件，利用了智能手機上的麥克風、聽筒、攝像頭、衛星定位裝置等硬件模塊，強化了語音、視頻、定位等多媒體通訊性能，增加了二維碼掃描、公眾號、朋友圈、錢包支付、小程序等企業推廣工具，但一定程度上簡化了群管理、歷史消息搜索、文件傳輸等生產力功能。

微信作為高校學生管理工具有著強大的群眾基礎，絕大部分教師和學生都長期保持微信在線。公眾號的存在使得活動、通知信息的發布提供了極大的便利[4]。但是微信在辦公功能上有所削弱，導致應用在學生管理上存在著各種問題[5]。在群管理上，由于沒有管理員機制，群成員管理松散，無效信息泛濫；追溯歷史信息也存在不足，存在文檔、圖片過期等問題。對文檔管理的能力較弱，在手機端轉發和編輯文檔體驗不佳。

2 高校學生管理工作中使用即時通訊工具的現狀分析

目前，高校學生管理工作上對上述四種即時通訊工具都有使用的情況，但各有側重。以我院為例，除了重要事情通過OA系統發布之外，教務處、招生就業處等部門發布信息以QQ為主；學生處的行政通知以QQ為主，團委發布活動信息以微信為主；系部通知在微信、QQ、手機短信同時發布；任課教師多以電話、QQ、郵箱聯系學生。

輔導員作為學生管理的核心節點，一方面要配合上級部門通知要求，另一方面需要對學生進行管理溝通，在面對上級部門在多種通訊平臺上的零散信息，如直接在同平臺轉發，學生在多平臺轉換上或將造成疑惑與混亂，使管理的效率變低。因此，輔導員應對不同通訊平臺的信息進行優化整合，并制定一種以某種通訊工具為主力，以其他通訊工具為補充的管理策略。根據對我院輔導員的調查，發現主要有兩種管理策略，一種以QQ為主，另一種以微信為主。

使用QQ為主要通訊工具的多數是從事工作多年的輔導員，他們在微信尚未面世時便擔任學生管理工作，已形成一套以QQ群管理班級，手機通訊處理突發事件的管理機制。這種機制在以往是有效的，但隨著微信的流行，學生登錄QQ的意愿有所降低，雖然已要求學生每天至少登錄一次QQ查看班級群消息，但仍有一部分學生長期不登錄QQ，導致通知信息未能及時送達，也不能保證僅使用QQ可以第一時間找到學生。同時，由于上級部門使用微信發送的通知以及公眾號鏈接增多，需要逐一轉發到班級QQ群上，然而微信與QQ的信息相互獨立，無法快速轉發，需要先在微信保存到手機，再由QQ打開發送，效率極低。

使用微信為主要通訊工具的輔導員逐年增多，原因有：越來越多的信息經由微信發布、學生在私人事務和娛樂上更多的使用微信、新入職的年輕輔導員更熟悉微信的使用等。但使用微信來管理學生也會存在一些問題：首先，仍有多數的上級部門使用QQ發送信息，轉發到微信的工作量更大。其次，微信收到的文檔文件，需要第三方軟件打開查看，若要編輯更需要把手機鏈接到電腦后，在電腦上打開編輯，雖然微信PC版可接收文件在一定程度減少了麻煩，但微信在聊天文件管理的薄弱是先天的，無法達到QQ水平。再次，微信上的群監管缺失，無法嚴格控制群成員，導致無效、虛假信息泛濫，通知的時效性短。也有部分輔導員采用微信為主，QQ為輔的模式，日常管理在微信上進行，文件資料發送到QQ，并在微信通知學生登錄QQ下載。

3 即時通訊工具應用于高校學生管理的優化策略

面對多樣的即時通訊工具，高校學生管理人員已根據實際情況需要和使用習慣選用了主要及次要通訊工具，并制定了相應的管理策略，雖然在一定程度上整合在不同平臺上的通知信息，但對于成員管理、及時傳達、文檔編輯上面尚存在多少的問題，應進行優化設計。

3.1 高校學生管理模型

高校學生管理的簡化模型見圖1，可見學院上級部門絕大部分對學生的管理任務都通過輔導員/班主任實施，主要有三個方面。在日常管理方面，需要使用到即時通訊工具的有：各部門的政策通知的電子文件發布，對政策通知文件的說明，對學生信息的收集整理等，這些都需要具備文件管理功能的通訊工具實施。而在緊急事件處理方面，需要對班干部或個別學生在第一時間建立通訊，對通訊工具的時效性要求較高。在活動宣傳方面，主要以文字、圖片、網頁鏈接、公眾號推送為主，要求通訊工具的多媒體處理能力強。

圖1 高校學生管理的簡化模型

3.2 管理策略設計

根據上述模型，對管理策略進行制定，策略的制定應先從管理的便捷、時效、準確方面入手，并結合上級部門和學生的通訊特點來制定管理原則，如下：

（1）上級部門和學生管理使用的通訊工具盡可能統一；

（2）應以一種通訊工具為主要通訊平臺，并適當選擇其他通訊工具配合使用；

（3）通訊手段應有冗余，增大信息傳播的覆蓋面；

（4）通訊工具的使用應在全局上提高管理效率，不應過分側重管理者的便利而增加學生的負擔；

（5）應充分發揮學生干部在管理上的作用；

（6）根據實際情況，信息的下發和上傳可使用不同的通道；

（7）通訊工具的使用不能完全代替班級會議，師生面談等作用，但可用于此類事項的預告與通知。

在根據上述管理原則以及對各種通訊工具在學生管理上的優缺點分析，現對基于即時通訊工具的高校學生的管理策略做出設計，并規劃具體的管理場合，見表1。

表1 基于即時通訊工具的高校學生管理策略規劃

在日常管理方面，群體通知使用QQ/TIM作為日常管理首選工具，建立班級辦公群，并設置學生干部為管理員，輔導員通過群消息、公告、文件共享發布信息，另外由班干部建立班級微信群，及時把QQ群的文字信息轉發到微信，提醒學生登錄QQ查看下載群文件，實現QQ和微信上雙重覆蓋。個人通知上，當QQ未能及時聯系到學生時，使用手機通訊聯系學生本人或班干部。當學生提交電子文檔時，使用QQ郵箱可以確保文件的收發與長期保存。

在突發事件處理方面，優先使用電話聯系學生處理，并實時電話或短信匯報領導，后續可使用QQ/微信作為跟進，并保留溝通記錄。

在活動宣傳方面，充分利用微信公眾號的特點，由不同的部門組織建立專題公眾號，在公眾號上建立溝通機制，并要求學生關注。公眾號和學院官方網站上定期發布有質量的宣傳文章，由班級宣傳委員分享到班級微信群并組織活動，重要活動上輔導員也在QQ上進行通知和組織。

上述管理策略在日常管理、突發事件、活動宣傳的首選工具選擇上，都使用了不同的通訊工具，確保了管理上的高效率。同時使用QQ作為各種通訊工具的核心節點，保證絕大部分的管理事項都能在QQ獲得實施，引導學生只需登錄QQ即可覆蓋全部信息，逐步養成學生每天自動登錄QQ的良好習慣，期望最終達成只僅使用統一的通訊工具進行管理的目標。

3.3 管理實踐

在2017年間，對我院電子與信息工程系14、15、16級學生實施上述管理策略，實施過程中遇到了部分新生對微信粘性較高，不愿意使用QQ，高年級學生對公眾號信息關注較低等問題，但通過持續的要求和推廣，學生也逐步理解并適應了這種管理方式。最后通過對學生的調查，大部分學生都反映這種管理方式能及時、準確的傳達信息，管理也更加良好有序，系部輔導員也認為相較以往更有管理效率，學生與教師的工作量有一定的減少，表明這種管理策略是有一定的效果的。

4 結語

針對我院使用即時通訊工具管理高校學生所存在的問題，本文通過分析四種主流通訊工具在高校管理中的技術與應用特點，對學生管理人員使用通訊工具的案例進行分析，總結提出了一種優化管理策略，并使用本策略對我院電子與信息工程系的學生實施管理實踐，實踐表明管理效率相對以往有較大提升，對高校學生管理水平的提升有較大意義，建議推廣到全院乃至各大高校的學生管理工作。