基于大數據視野的高校檔案管理探究

史丹妮

[摘 要]近年來，國家對教育事業的發展十分重視，對教育體系的要求也越來越高，高校作為高素質人才提供和培養的主要場所，需要其具有良好的管理水平，為人才的培養和教育提供良好的環境基礎。檔案管理是高校管理中的重要內容，在大數據時代下，高校檔案管理也面臨著考驗和機遇。文章針對大數據視野下的高校檔案管理進行探索與研究，希望為高校檔案管理工作提供一定的幫助。

[關鍵詞]大數據視野；高校檔案管理；管理探索；管理研究

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.35.195

1 引 言

在大數據時代下，數據信息也呈現出數量大、數量多以及處理快等特點，高校檔案管理工作也面臨著很大的壓力，同時也為高校的發展提供了良好的條件。因此，為了實現檔案管理水平的提高，就需要高校充分認識到大數據視野下檔案管理工作的新形勢，進而積極地進行檔案管理新模式的探索和研究，這不僅可以有效地提高高校檔案管理的質量和效率，同時也是高校長遠發展需要重視的內容。

2 大數據概述

對于大數據來說，它是時代發展下產物，其也被稱為巨量的資料數據，主要是指那些需要經過新處理而具有一種很強決策力、規范性以及洞察力的多樣化的、豐富性的信息數據資產。大數據具有著諸多的特性，其含有的信息數據不僅數量規模比較大，同時其需要的數據處理速度也是十分快，這主要是數據信息的產生更新是非常快的，需要對其進行及時有效的處理，另外，大數據信息還具有一定的使用價值，其不僅能夠為人們提供有效的信息數據，還能夠為不同信息需求者提供其個性化的信息數據服務。[1]

3 大數據視野下對高校檔案管理的影響

3.1 開發了高校檔案的潛在價值

高校檔案包括高校很多方面的內容，比如教學、管理以及科研工作等，其儲存的方式也主要有文字、圖表以及聲像方式等。在大數據時代下，高校檔案的潛在價值得到了有效的開發，對高校檔案存儲數據信息進行分析，能夠有效地為高校未來的發展提供決策依據，促進高校更好地發展。另外，高校檔案是對高校發展歷程的見證和記錄。因此，其包含著高校的歷史文化，這對高校校園文化的發展以及傳承都有著積極的作用。

3.2 節省檔案信息管理和存儲空間

在傳統的高校檔案管理中，主要是利用紙質形式來進行檔案的儲存，進而有相應的檔案管理部門進行專門的管理，在其檔案收集、分析以及整理的過程中需要耗費大量的時間和人力，同時在檔案傳輸和管理的過程中還容易發生丟失和信息泄露等情況，這對檔案管理造成了一定的影響，而在大數據環境下，就可以采取信息數字化手段進行檔案信息的管理，信息數字化技術具有諸多的使用優勢，能夠有效地改善傳統檔案管理的弊端。利用信息數字化技術進行高校檔案管理，就可以有效地改變紙質檔案管理的現狀，節省檔案信息管理和存儲空間，同時信息數字技術保管期限也是十分長的，保管的過程中也不會出現檔案信息損壞的情況，從而有效地提高了高校檔案完整性。[2]

3.3 提高高校檔案信息的利用率

在傳統高校的檔案管理過程中，對檔案信息的利用率是不高的，這主要是由于檔案的數量是巨大的，對使用的檔案資料獲取需要經過復雜的過程以及程序才能得到，由于檔案資料的獲取是比較麻煩的，因此，這也阻礙了對其有效的利用。對于高校檔案來說，包括了大量重要的歷史信息資料，其本身就具有很高的利用率，在大數據視野下借助相關設備來把紙質的檔案轉化為數字化的形式，這樣在需要相關檔案資料的時候，就可以通過快速檢索的形式將相應的檔案信息調出，進而向相關需要人員進行信息的分享和傳遞，因此，可以有效地提高高校檔案的利用率。

4 大數據視野下的高校檔案管理探索

4.1 做好對高校檔案管理平臺的開發

在大數據背景下，為了有效地保證高校檔案具有良好的完整性與真實性，就需要做好對檔案管理平臺的開發，將檔案數據轉化為數字化進行存儲和整理。檔案管理平臺的構建主要包括信息收集和錄入系統、管理和更新系統以及信息應用系統等，對于信息收集和錄入系統來說，需對現有的紙質檔案以及電子檔案進行收集和錄入，可以通過使用計算機以及掃描儀等設備來對高校紙質的檔案進行有效的掃描，進而進行加工和處理將其轉化為電子形式的檔案，一定要避免檔案原貌出現損害；對于管理和更新系統來說，相關檔案部門需要設置相應的專人來對管理系統定期進行管理和維護，高校的教學、管理以及科研工作是在不斷進行中的，在此過程中也會產生很多信息數據，而管理人員就需要定期地對一些重要的信息進行檔案更新；對于信息應用系統來說，可以借助校內的網絡平臺進行資源的共享，在平臺中建立相應的檢索目錄，從而可以更加便捷地供利用者進行檔案信息的獲取和利用。[3]

4.2 優化高校檔案管理模式

在大數據背景下，高校檔案管理想要實現有效的管理效果，就需要其具有符合時代發展的管理模式，因此，這就需要高校對其傳統的檔案管理模式進行優化和改進。高校可以建立科學的管理系統，對檔案管理中的關鍵環節進行重點管理，做好對檔案的收集、管理和應用，從而提高檔案管理的多元化發展要求。在高校檔案的收集階段，需要相關人員做好調研工作，建立好檔案信息之間的對接工作，在管理階段，需要發揮大數據下的快速處理性作用，提高檔案管理的質量和效率，在應用階段，需要注重檔案的智能化服務，為不同層次的需求者提供相應的服務內容。

4.3 做好檔案管理的保密安全工作

高校檔案對學校的教學、管理以及科研工作等重要信息進行記錄，主要包括學生學籍的檔案、學生的成績、高校財務信息和人事信息等，如果檔案信息出現非法的盜用和泄露情況，就可能對高校和學生造成一定的損失和傷害，因此，這就需要做好對檔案管理的保密安全工作。高校可以建立相應的安全保障體系，提高檔案安全管理技術的水平，從而強化高校檔案管理的安全管理，安全保障體系可以包括登錄人員的身份認證、登錄、權限、密碼、備份等管理內容，從而提高檔案管理的保密安全性。[4]

5 結 論

綜上所述，大數據視野下高校檔案管理具有新的發展形勢，為了實現有效的檔案管理效果，高校就需要對其實際的檔案管理情況進行了解和掌握，并充分認識到大數據的特征和優勢，加大對檔案管理工作的探索和研究，這也是高校長期發展中需要研究的內容。

參考文獻：

[1] 張妍.基于大數據視野下的高校檔案管理探索與研究 [J].機電兵船檔案，2018（2）：63.

[2] 郭丹.基于大數據環境下高校檔案管理模式的優化研究 [J].電腦知識與技術，2017（36）：204-205.

[3] 張曉瑩.基于大數據時代背景下高校檔案管理工作研究 [J].新校園（閱讀），2016（3）：31.

[4] 呂麗華，于濤.基于大數據背景下的高校后勤檔案信息化管理研究 [J].法制博覽，2016（21）：69-70.