淺析電子檔案“單套制”管理實施的可行性

文 / 曹麗娜

自二十世紀八十年代起，檔案界開始對電子檔案“雙套制”的管理進行討論，隨著互聯網+的到來，我們正處在由紙質檔案向電子檔案轉型的關鍵時期，同時在電子政務建設的不斷推進下，行政效率和電子政務效能不斷得到提升。尤其是現代辦公模式（OA系統）的快速發展，使得電子檔案“單套制”的管理應運而生。2015年，在上海市檔案局的指導下，上海自貿試驗區管委會保稅區管理局率先開展電子檔案“單套制”管理試點，青島市檔案局與青島啤酒股份有限公司、國家開發銀行等單位先后進行試點管理。2016年，國家檔案局在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提到在有條件的地區、部門推行電子檔案“單套制”。在國家社會科學基金項目2018年度課題指南中，《黨政機關、企事業單位電子文件單套制管理研究》位列其中。可見，電子檔案管理的“單套制”已成為將來檔案管理的大趨勢。本文就電子檔案由“雙套制”向“單套制”轉變的可行性及可能面臨的困難與解決措施進行討論。

一、電子檔案“雙套制”管理的現狀

1.檔案管理成本增大

傳統的檔案管理包括同時保存一份文件的紙質和電子版本，長期下來，紙質版本的保存需要大量成本及空間存放，人事檔案的數量在增加，一定程度上占據了較多空間資源。

2.檔案人員工作量增加

每一套檔案的歸檔保存，需要人員進行收集、分類、整理、開發利用等，入庫的電子檔案需每兩年抽查，進行復制、補救更新技術等工作。這些會大大增加檔案人員的工作量。

3.校對的復雜性

紙質檔案是最原始、最真實的記錄，由紙質版本向電子文件轉運過程中，由于電子文件格式必須統一，因此受格式等因素的制約，不能完全還原紙質檔案所呈現的信息。而紙質部分要與電子部分的內容、編號、排序一致，因計算機設備等故障原因造成紙質檔案與副本不能完全匹配，無法提供有效的查考比對。

二、電子檔案“單套制”可行性分析

電子檔案“單套制”是指電子設備生成的檔案只以電子方式保存，不再保存紙質檔案。在“雙套制”長時間的實踐中，隨著OA系統與大數據的爆發，產生大量電子文件，與此同時，社會化飛速發展和經濟時代的到來，國家已從政策、法律、法規等方面做出相應的改變，由最初的限制轉向引導，相繼出臺多項政策法規支持“單套制”的管理方法，這就從國家層面上給予了肯定。

“單套制”的管理模式極大地節省空間、資源，可充分、高效利用人力、物力，依托電子政務信息系統，實現電子檔案的服務功能，為政府、企業及個人進行檔案查詢、辦理提供便利，同時提高辦事效率，也為實現電子辦公無紙化奠定基礎。

三、“單套制”管理過程中可能出現的問題及解決措施

1.加強基礎設施建設，培養專業高素質人才

上海等地率先開展試點得益于當地科技的發展強大，專業人才聚集，能夠高效及時處理面對的各種挑戰和問題。而其余大部分地區技術甚至處于起步階段，更缺乏相關高素質人才，因此在相當長一段時間內，各地各部門應重視此類設施建設，打好這場攻堅戰，儲備知識人才。

2.確保數字簽名和電子簽章的法律效應

傳統的紙質檔案由政府職能部門相關領導審定親筆簽名后方具有法律效應，雖然一些地方法規承認電子簽名的法律效應，但國家尚未出臺明確的法律法規作為支撐。電子檔案與紙質檔案具有同等的法律效應需一個過程。

3.加強電子檔案的安全性

隨著云技術的發展，大部分資源可以實現共享，但涉及到一些機密檔案是否具有安全保證，仍需從各方面加強這類重要檔案在云空間的儲存。短時間內，并不是所有的文件均適合“單套制”，待各方面發展成熟后再實現全面推廣。

四、結語

電子檔案“單套制”的實施既有迫切性又有可行性，是對“雙套制”的一項挑戰。雖然這種管理模式是大勢所趨，但不能急于求成，既要適應時代的發展，也要緊跟各地實際情況，加強各地基礎設施建設，完善相應的法律法規，技術、人才不斷創新，在試點的基礎上，形成國家層面的規范指導，積極吸取國外發達國家的經驗。