簡析信息化管理在企業辦公室管理工作中的應用

田虹

摘 要：信息化管理是社會發展的必然趨勢，其以電子信息技術為依托，以軟件系統為平臺。并且信息化管理在企業辦公室管理工作中的應用代表著企業的信息化程度。基于此，本文簡述了信息化管理在企業辦公室管理工作中應用的必要性，對信息化管理在企業辦公室管理工作中的應用進行了簡要分析，并論述分析了信息化管理在企業辦公室管理工作中應用存在的主要問題及其策略。

關鍵詞：信息化管理；企業辦公室管理工作；應用；必要性；問題；策略

企業辦公室管理工作主要負責企業的行政事務和日常辦公，其可以為整個企業的和諧發展和有序運作提供基礎的服務支撐；同時可以為企業其他各職能部門的溝通交流搭建平臺，協調各類日常事務，具有基礎性、復雜性、綜合性等特征。為了提高其工作效率，以下就信息化管理在企業辦公室管理工作中的應用進行了探討分析。

一、信息化管理在企業辦公室管理工作中應用的必要性

企業辦公室管理工作比較瑣碎且比較雜，因此為了提高企業辦公室管理工作效率，必須加強信息化管理。隨著信息技術的發展，提高了企業辦公室管理工作效率，通過登錄辦公平臺就實現了登錄電子郵箱、即時通訊工具、電子文件系統、以及根據不同功能需求定制的各類業務信息系統，已經成為辦公室人員工作中不可或缺的工具和助手。無紙化辦公、網上辦公、遠程辦公、即時辦公等等，各種各樣的現代化辦公方式層出不窮，為企業辦公室管理工作帶來了諸多方便，因此為了適應新常態的需要，必須加強信息化管理在企業辦公室管理工作中的應用。

二、信息化管理在企業辦公室管理工作中的應用分析

1、在制度建設中的應用分析。企業制度是企業管理的基礎工作，辦公室管理人員可以利用網絡信息資源平臺及時了解國家有關政策法規、行業動態、科技前沿等信息，建立與企業發展戰略同步、與外部競爭對企業要求同步的管理制度體系。借助公司內部網絡的平臺，不僅可以實現制度的貫徹和共享，管理人員還可以及時收集掌握制度在執行過程中存在的的不足，定期對其進行修訂，以確保公司內部控制制度的有效性、及時性，使各項業務在有條不紊的良性環境中標準化、流程化，從而提高工作效率。

2、在輔助決策中的應用分析。過去企業決策主要以層層上報、開會研究等方式獲取信息，相關部門統計數據，辦公室匯總、整理、綜合分析后為領導提供可行性建議或方案。隨著信息技術的發展，“大數據”時代已來臨，領導在科學決策過程中對輔助決策信息的準確性、實時性、直觀性、全面性有了更高的要求，在傳統方式的基礎上整合生產、經營等多方數據為企業領導和辦公室提供決策輔助和支撐信息服務，更好地服務于科學決策，促進決策效率的全面提高。

3、在日常行政管理管理中的應用分析。企業行政管理最重要的職責就是為企業基礎管理服務，目的是高效快捷。應用信息化管理系統，徹底打破傳統的條塊管理模式，一個辦公系統可以受理多種申請，從而可以大大減少行政管理部門的設置和人員編制，降低行政管理費用。申請人不再需要反復到各個部門咨詢政策流程并遞交申請材料，在辦公系統上就可以完成所有工作項。隨著信息技術的發展，大型企業辦公室在會議會務管理工作中可以廣泛使用新媒體技術，如視頻、電話會議。這種新的會議模式突破了開會地點的限定，不但可以節省大量的差旅、會議等費用，還有效地縮短了會議時間、提高了開會效率。

4、在文件管理中的應用分析。企業辦公室文件管理主要包括文件的收發、閱辦、歸檔。電子文件具有存儲密集、異地辦理、查閱方便等優勢，從根本上克服紙質文件的保存難、傳遞難、查詢難的問題，使文件管理發生質的飛躍。同時，OA辦公系統的建立可以確保電子文件的真實性、完整性、可靠性和可用性，對電子文件的收集、存儲、利用、處置等主要過程進行管理，達到長期保存、統一規范管理、高效利用的目標。充分利用OA系統，實現文件的信息化流轉，縮短文件傳閱、審批時間，減少文件在傳閱、審批過程中的遺失風險，有效提高文件辦理質量和效率。

三、信息化管理在企業辦公室管理工作中應用存在的主要問題及其策略

1、信息化管理在企業辦公室管理工作中應用存在的問題分析。主要表現為：（1）規章制度問題。辦公室的工作繁多復雜，諸如公文收發、會議通知、設備管理、后勤服務以及有關處室工作協調等，每一項工作看起來都很瑣碎，但又都很重要、缺一不可。但目前，大多數辦公室都缺乏相對完善的管理制度，來統籌安排這些繁雜的日常事務。辦公室工作紛繁復雜、頭緒眾多，如果沒有一種制度來規范管理，辦公室工作會陷入疲于應付、毫無章法的境地，不僅會使工作人員態度松散、成果甚微，更會影響整個部門的工作效率，甚至使得整個企業的管理實施滯后，影響企業的整體發展，事倍功半。要避免上述現象的產生，最有效的辦法就是實行制度化管理，建立一套嚴格的規章制度和進行有效的科學管理。（2）企業辦公室管理的粗放問題。企業辦公室管理粗放是很多企業存在的共同問題，尤其以大型企業為主。企業辦公室管理的粗放化主要表現在職工的崗位職責不清，導致工作出現空白區域，造成人員浪費和閑置的狀況，這不僅是人力資源的浪費，也會造成員工的惰性，辦公室工作的效率肯定不理想。這樣一來，企業辦公室管理粗放化所引出的矛盾和問題將會越來越多，轉變這樣一種管理模式也就顯得刻不容緩。

2、信息化管理在企業辦公室管理工作中應用的策略。具體表現為：（1）提高信息化意識，制訂信息化的目標。企業信息化建設需要從思想上提高信息化意識，轉變觀念，從思想上認識到企業信息化建設的重要意義。企業信息化建設的過程，不僅要加強計算機軟硬件建設，更要加強人力資源、技術、管理和計算機技術的協調融合。企業信息化建設中的主題是以人為本，作為企業的領導層，必須要首先對企業信息化建設有一個足夠的認識和正確的把握。在推進企業信息化過程中，不但要加強自己的信息化培養學習，更要加大對廣大員工的信息化培養學習。其中，企業領導者的信息化學習理念和能力是最為重要的，只有他們首先掌握了這個理念和方法，才能推廣到下面普通員工中去。企業信息化建設的主要目標就是通過利用計算機技術來提高管理效率。通過在企業中廣泛地使用計算機技術來簡化工作流程，把企業的信息及時地反饋給決策者。減少工作時間，提高工作效率。（2）加強制度建設，建立健全合理的辦公室規章制度。企業辦公室管理制度的建設要突出科學性、規范性與系統性。科學性就是要使辦公室的管理制度能反映新時期辦公室工作的規律、特點和要求，真正具有權威性，從而約束辦公室每位人員切實履行崗位職責，恰當地行使自己的權利；規范性就是通過制度使辦公室人員的行為、工作內容和工作程序標準化、模式化；系統性就是對辦公室工作所要涉及的各項日常性工作建立健全相應的、行之有效的規章制度。只有建立健全合理的辦公室管理規章制度才能有章可偱、職責清楚、目標明確，從而提升管理水平。

結束語

綜上所述，辦公室作為企業的綜合管理機構，其管理水平直接關系到企業各項工作的正常運轉。隨著信息技術的不斷發展，為了提高企業辦公室管理工作效率，必須加強對信息化管理在企業辦公室管理工作中的應用進行分析。

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