中小學檔案管理信息化建設探討

郝利宏

摘 要：隨著網絡和科學技術的不斷發展和優化，信息化的管理方式已經逐漸的滲透進學生的教學管理和檔案管理。這樣的檔案管理方式將計算機技術有效的結合利用，使中小學的檔案管理更加的快捷和高效，檔案信息的存儲量也進一步提升和優化。因而隨著學校對學生的檔案管理越來越重視，將檔案管理有效的進行信息化處理和建設，可以推進檔案管理質量的提升。在此基礎上，本文將對中小學檔案管理信息化進行研究和分析，從而推進檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：中小學；檔案管理；信息化建設

引言：

中小學的檔案在實際的管理中是非常復雜和繁瑣的，而將信息化技術與檔案管理的有效的結合是教育管理的發展趨勢。檔案對于學生來講就是一份學生的學歷證明，但是對于學生的發展和成長來講都是非常重要的。因而根據對相關的中小學檔案管理的現階段狀況進行分析和研究，從而制定相應的檔案管理的規范措施，推進檔案管理工作的有效的進行。

一、中小學的檔案管理的現狀和信息化管理的優勢分析

首先：針對中小學的檔案管理的工作的現階段狀況的分析。部分檔案管理人員在實際的檔案管理中，對檔案管理的重要性不能有效全面的進行認識和理解，沒有將檔案管理的有效性對整體學校的管理工作和發展進行有效的聯系，使得管理技能和力度方面存在部分問題和不足，不能保障檔案管理的安全性和質量。另外就是相應的檔案管理人員的資源缺乏，在現階段的學校管理工作中對檔案管理人員的專業性要求和管理技能的要求較低，甚至部分管理人員不是全職的管理檔案，從而這樣的人員的不穩定性就會導致管理之間不能有效進行銜接，往往會出現管理的漏洞，導致學生檔案的遺失或者損害[1]。

其次：中小學檔案管理信息化發展的具體好處的分析。第一：中小學的檔案信息化管理主要是將計算機網絡系統以及相關的儲存資源有效的結合和利用，使得學生的檔案內容能夠更加的全面和豐富，并且能夠進行大量檔案數據的存儲，有效的將學生檔案的存儲容量進行優化和完善。并且傳統的檔案存儲是以紙質的方式和管理方法實現的，信息化的檔案能夠有效的保障管理的質量和效率，并且能夠提供更加方面和有效的查詢和閱讀功能，實現高效率的檔案管理。第二：中小學檔案管理信息化的發展可以有效的推進學校管理系統的優化和完善，使得檔案管理信息化能夠更加規范和全面。檔案管理信息化的發展可以使得學校在信息化管理的專業性人才方面進行引進和培養，充分提升信息化管理的質量。并且現階段的中小學管理人員只專業素養和管理能力方面存在一定的局限性，檔案管理信息化的發展和建設可以有效的對管理人員的專業技能進行培養和優化，從而促進整體管理質量和效率的提升和完善，學校的管理系統也能夠更加的健全和優化。第三：可以有效的將學校或者地區的電子文件數據的管理中心的優勢充分的發揮和體現，將相關學生的檔案有效的在學校的管理網頁和系統里銜接，使得可以有效的便利教育機關和政府機關的信息檔案查詢，提供更加快捷有效的網上檔案信息服務，實際檔案管理的價值[2]。

二、中小學檔案管理信息化發發展的具體措施

隨著教育理念的不斷優化和發展，中小學檔案管理信息化發展可以有效的推進教育管理現代化，網絡化的科學發展的進程，可以將檔案管理的效率和質量進行有效的提升和優化，實現信息資源的有效管理。并且在網絡信息化建設中的檔案管理可以使得管理的行為更加規范和標準，可以成功的避免學生檔案信息的遺失，從而實現管理質量的提升和學生教育資源的積累。因而將針對檔案管理信息化發展的建設提出幾點意見：

首先：充分的重視和認識學生檔案管理信息化的重要性以及相關管理標準，從而有效的進行科學合理的檔案管理和信息化的建設。在實際的中小學的檔案管理信息化發展中，應該根據管理的標準和需求，全面有效的都信息管理的相應設備進行規劃和配置，其中就必須包括專業的管理人員以及全面的管理的系統，從而才能更加有效的為檔案的信息化管理提供技術和人才的支撐，實現檔案管理高質量的發展。并且應該對相關的檔案信息化的人員進行管理和規范，嚴格按照檔案信息化的管理系統對信息和數據的格式要求進行檔案的制作，充分重視檔案管理信息化的標準，使得各管理部分之間能夠相互合作和監督，實現中小學檔案管理建設的全面發展。其次：規范信息化的建設，將檔案資料更加合理化和科學化的發展。在對相關的檔案管理人員的選擇時，應該優先選擇熟悉學校的管理工作以及學校的基本學生的情況的管理人員，在進行管理時才能更加熟練的進行管理工作的開展。并且應該定期對相關的管理人員進行專業管理技術和知識的培訓和學習，使得檔案管理人員能夠更加的專業化科學化。以此同時，學校也應該抓住發展的先機，將自身的檔案管理數據庫進行優化和完善，從而使得學生的檔案管理能夠更加規范和全面，實現檔案的優化管理[3]。

其次：對檔案管理工作進行強化，有效的提升檔案管理的水平和質量。隨著學校教育理念以及管理理念的不斷優化，將檔案的管理工作更加現代化科學化的發展。而如何將檔案管理信息化工作更加規范全面的運行，主要可以分為兩點：第一：檔案管理的理念應該先進性發展，有效的對檔案管理是重要的信息資源的意識進行確立。在這樣端正先進的管理理念下，相關的管理人員的管理目標和積極性能夠更加有效的提升和優化，促進管理效率的提升。另外，將檔案管理信息化發展的管理體制進行完善和優化，使得相關的管理人員能夠進行有效的監督和控制，讓檔案管理運行的質量得到有效的保障。第二：制定有效的發展管理的計劃，推進檔案管理的科學化和現代化的發展。有效的將相關的檔案管理的設備，將計算機將檔案的收集，檔案的處理以及檔案的系統登載有效的結合利用，促進了檔案管理的流程更加規范和完善，是先檔案信息管理水平的提升和優化。最后就是學校方面應該有效的對相關的管理系統進行有效的開發和完善，強化網絡建設檔案管理的網頁建設的同時，提升學校的信息技術開發技能。并且可以和區域內的中小學進行有效的合作，可以實現相關資源的共享和建設，將計算機作為基礎的技術開發的設備，進一步提升中小學檔案管理的系統進一步優化和完善[4]。

三、結束語

總而言之，中小學檔案管理信息化建設是一項長期發展的任務和工程，學校，教師以及相關管理技術人員的共同努力和協助，實現中小學檔案管理信息化的穩定發展。并且在對檔案管理信息化管理的重視下，加大對檔案管理信息化建設的資金投入，對管理人員的綜合素養和專業能力進行優化和完善，為檔案管理信息化提供技術的支撐和保障。通過這樣管理方式的不斷發展和深入，不僅可以推進中小學管理工作的有效全面進行，還可以促進檔案的管理質量和效率的提升，為資料和檔案的管理提供更加便利的查詢通道，推進檔案管理的進步和優化的同時，中小學管理的能力和技能的提升，推進學校更加健康全面的發展。

參考文獻：

[1]孫翠云.中學檔案管理信息化建設探討[J].電子世界，2016（21）：40-40.

[2]高永安.中小學檔案管理信息化建設初探[J].辦公室業務，2016（7）.

[3]崔紅娟.中小學檔案管理信息化建設初探[J].科教導刊：電子版，2017（17）：46-46.

[4]王元.中小學檔案管理信息化建設思考[J].青海教育，2018（6）.