淺談精細(xì)化理念在企業(yè)辦公室工作中的滲透

全晶

在企業(yè)辦公室工作中，資源占用過(guò)高、崗位協(xié)調(diào)性較差以及人員執(zhí)行力不足等問(wèn)題，都制約著辦公室工作成效的提升，在此背景下，將精細(xì)化理念滲透到企業(yè)辦公室工作中，對(duì)于推動(dòng)辦公室工作改革、提升辦公室工作效能發(fā)揮著重要作用。精細(xì)化管理理念在企業(yè)辦公室工作中的滲透，對(duì)于引導(dǎo)辦公室工作人員克服自身惰性、強(qiáng)化辦公室工作崗位之間的配合銜接、確保辦公室工作目標(biāo)得以有效實(shí)現(xiàn)具有重要意義。為此，企業(yè)需要重視強(qiáng)化辦公室工作人員的精細(xì)化管理意識(shí)與精細(xì)化管理能力，構(gòu)建起強(qiáng)調(diào)精細(xì)化管理的辦公室工作文化，從而為辦公室工作的高效開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、精細(xì)化理念的內(nèi)涵

精細(xì)化理念在企業(yè)管理中的滲透體現(xiàn)為精確的工作定位、細(xì)化的工作目標(biāo)與完善的考評(píng)體系。精確的工作定位能夠在明確崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上推動(dòng)崗位銜接；細(xì)化的工作目標(biāo)能夠確保工作內(nèi)容層層分解并得以有效落實(shí)；完善的考評(píng)體系則能夠?qū)ぷ髦写嬖诘膯?wèn)題做出及時(shí)反饋，并為工作的持續(xù)完善提供依據(jù)。精細(xì)化理念的目標(biāo)在于降低工作的資源占用并提升工作效能，追求工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及專業(yè)化發(fā)展。由此可見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化理念與企業(yè)辦公室工作的深度融合，對(duì)于提升企業(yè)辦公室工作水平具有重要意義。

二、精細(xì)化理念在企業(yè)辦公室工作中的滲透

（一）制定企業(yè)辦公室精細(xì)化管理目標(biāo)

精細(xì)化管理理念是推動(dòng)企業(yè)辦公室解決工作理念粗放化、降低工作成本、提升工作效率的重要推動(dòng)力。在企業(yè)辦公室精細(xì)化管理方案設(shè)計(jì)中，制定精細(xì)化管理目標(biāo)是最為基本也最為關(guān)鍵的一步，這對(duì)于精細(xì)化管理理念的貫徹以及評(píng)價(jià)工作都有著導(dǎo)向作用。

具體而言，企業(yè)辦公室精細(xì)化管理目標(biāo)的制定需要從以下幾個(gè)方面開(kāi)展：一是引導(dǎo)企業(yè)辦公室工作者了解精細(xì)化管理理念內(nèi)涵、樹(shù)立精細(xì)化管理意識(shí)，并要求企業(yè)辦公室工作者運(yùn)用精細(xì)化管理理念指導(dǎo)本職工作；二是對(duì)企業(yè)辦公室工作流程進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)提升內(nèi)部協(xié)同化程度，適當(dāng)縮小工作范圍，在提升辦公室系統(tǒng)工作效率的基礎(chǔ)上構(gòu)建起高效的工作流程體系；三是明確各個(gè)崗位的職責(zé)范圍、操作標(biāo)準(zhǔn)、考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，不斷推動(dòng)辦公室工作制度的精細(xì)化發(fā)展。

（二）明確企業(yè)辦公室精細(xì)化管理內(nèi)容

企業(yè)辦公室精細(xì)化管理內(nèi)容主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是工作成本控制工作的精細(xì)化。在企業(yè)辦公室工作中，如果企業(yè)預(yù)算制度執(zhí)行不到位、監(jiān)督體系不完善且辦公室工作產(chǎn)生了較大的成本，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在辦公室工作中的支出較大且難以得到有效的控制。針對(duì)這一問(wèn)題，企業(yè)有必要推動(dòng)工作成本控制工作的精細(xì)化，如企業(yè)可以將預(yù)算進(jìn)行細(xì)分并形成考核指標(biāo)，從而強(qiáng)化辦公室工作人員的成本意識(shí)，與此同時(shí)，企業(yè)有必要針對(duì)辦公室工作人員開(kāi)展教育培訓(xùn)，提升辦公室工作人員的成本控制能力。二是工作人員執(zhí)行力管理工作的精細(xì)化。辦公室工作人員所具有的執(zhí)行力，直接影響著企業(yè)辦公室的管理效率與管理水平，而提升辦公室工作人員執(zhí)行力管理工作的精細(xì)化程度，則是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化理念與企業(yè)辦公室工作深度融合的重要組成部分。對(duì)此，辦公室工作需要體現(xiàn)出協(xié)同化、標(biāo)準(zhǔn)化、嚴(yán)格化以及流程化等特點(diǎn)，通過(guò)推動(dòng)工作職責(zé)細(xì)化、考核標(biāo)準(zhǔn)量化，構(gòu)建工作問(wèn)題糾偏機(jī)制，對(duì)工作流程、工作能效等做出有效控制。三是崗位銜接配合的精細(xì)化。辦公室工作人員個(gè)人能力問(wèn)題以及崗位限制配合問(wèn)題等，都是制約企業(yè)辦公室工作成效提升的重要因素，因此，在精細(xì)化管理過(guò)程中，提升辦公室工作結(jié)構(gòu)協(xié)調(diào)性也是降低辦公室工作成本、提升辦公室工作效率的重要路徑。

（三）企業(yè)辦公室精細(xì)化管理實(shí)施流程

在將精細(xì)化理念融入企業(yè)辦公室工作的過(guò)程中，需要逐步推動(dòng)辦公室工作改革，在此方面，企業(yè)辦公室精細(xì)化管理實(shí)施流程主要體現(xiàn)為以下三個(gè)步驟：一是對(duì)企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀做出調(diào)查了解與分析。這要求企業(yè)能夠圍繞自身對(duì)辦公室工作發(fā)展的需求、針對(duì)辦公室工作特點(diǎn)，全面、客觀地了解辦公室工作現(xiàn)狀，挖掘、發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問(wèn)題，并以問(wèn)題糾偏為出發(fā)點(diǎn)，為精細(xì)化管理制度的完善提供依據(jù)。二是對(duì)企業(yè)辦公室工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效整改。針對(duì)企業(yè)辦公室崗位職責(zé)、工作流程、人員配合、工作制度等問(wèn)題，企業(yè)需要在合理分工、制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和考評(píng)機(jī)制的基礎(chǔ)上，確保企業(yè)辦公室工作問(wèn)題得以有效解決。三是對(duì)企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化程度進(jìn)行評(píng)估。在將精細(xì)化理念滲透到企業(yè)辦公室工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)之后，企業(yè)需要以提升辦公室工作效率、控制辦公室工作成本為出發(fā)點(diǎn)，構(gòu)建起全面的評(píng)估指標(biāo)體系，并定期對(duì)辦公室工作的精細(xì)化程度進(jìn)行評(píng)估，從而為辦公室工作的持續(xù)完善奠定良好基礎(chǔ)。

（四）企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的具體實(shí)施

在企業(yè)辦公室對(duì)精細(xì)化理念進(jìn)行踐行的過(guò)程中，企業(yè)需要通過(guò)做好以下幾個(gè)方面的工作，確保精細(xì)化理念能夠與企業(yè)辦公室具體工作實(shí)現(xiàn)良好、深度的融合：首先，企業(yè)有必要構(gòu)建精細(xì)化管理專家組，為企業(yè)辦公室精細(xì)化管理頂層設(shè)計(jì)工作奠定基礎(chǔ)。具體而言，精細(xì)化管理專家組在推動(dòng)辦公室工作從粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中發(fā)揮著指導(dǎo)作用，這一工作小組中的成員需要包括精細(xì)化管理領(lǐng)域的專家、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及辦公室工作人員代表，其中精細(xì)化管理領(lǐng)域的專家提供理論指導(dǎo)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作、辦公室工作人員代表則負(fù)責(zé)問(wèn)題的反饋與對(duì)精細(xì)化管理制度的可行性研究，這種小組架構(gòu)，對(duì)于提升企業(yè)辦公室精細(xì)化管理制度的科學(xué)性、針對(duì)性以及可操作性發(fā)揮著重要作用。其次，企業(yè)有必要針對(duì)辦公室工作人員開(kāi)展培訓(xùn)工作。在做好企業(yè)辦公室精細(xì)化管理頂層設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化企業(yè)辦公室工作人員的精細(xì)化管理意識(shí)與精細(xì)化管理能力成為了關(guān)鍵點(diǎn)，而在此方面，企業(yè)有必要構(gòu)建起完善的培訓(xùn)體系，為辦公室工作人員精細(xì)化管理意識(shí)與精細(xì)化管理能力的提升提供保障。從培訓(xùn)形式來(lái)看，在推動(dòng)精細(xì)化管理理念與辦公室工作深度融合的前期工作中，企業(yè)有必要以集中、高頻的培訓(xùn)作為主要形式，而在后期工作的開(kāi)展中，則可以使用要求辦公室工作人員撰寫(xiě)工作心得體會(huì)以及開(kāi)展內(nèi)部探討的形式推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理意識(shí)與精細(xì)化管理能力的提升。最后，在企業(yè)圍繞辦公室精細(xì)化管理工作構(gòu)建完善的考評(píng)體系基礎(chǔ)上，辦公室工作人員需要定期開(kāi)展自查自評(píng)，找出實(shí)際工作與考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)之間的差距，從而推動(dòng)辦公室精細(xì)化管理水平的持續(xù)提升。在此過(guò)程中，自查自評(píng)工作也有必要進(jìn)行量化比較，避免主觀臆斷，從而確保辦公室精細(xì)化管理中存在的問(wèn)題得到全面、客觀的反映。

三、結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)辦公室工作創(chuàng)新過(guò)程中，精細(xì)化理念的滲透對(duì)于提升辦公室工作成效發(fā)揮著不容忽視的作用，為此，企業(yè)有必要以推動(dòng)精細(xì)化理念與辦公室工作深度融合為出發(fā)點(diǎn)，制定辦公室精細(xì)化管理目標(biāo)、明確辦公室精細(xì)化管理內(nèi)容與流程，并在構(gòu)建精細(xì)化管理專家組、強(qiáng)化辦公室人員培訓(xùn)、引導(dǎo)辦公室人員開(kāi)展自查自評(píng)的基礎(chǔ)上，提升辦公室工作的精細(xì)化水平。

（作者單位：陜西延長(zhǎng)石油礦業(yè)有限責(zé)任公司）