武劍華

(上海交通大學(xué)機(jī)械與動(dòng)力工程學(xué)院，上海 200030)

0 引言

商務(wù)報(bào)價(jià)，簡(jiǎn)單來說就是首先根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部成本架構(gòu)，計(jì)算出符合企業(yè)利潤(rùn)需求的價(jià)格體系；其次，根據(jù)客戶提供的項(xiàng)目背景，規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部的投資需求；最后，草擬合同與客戶進(jìn)行談判，并通過幾輪與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的激烈競(jìng)爭(zhēng)之后，獲得客戶最終簽字確認(rèn)的商務(wù)合同即為成功收尾。

汽車制造企業(yè)的成本價(jià)格體系非常復(fù)雜，特別是對(duì)于功能性和安全性要求比較高的產(chǎn)品零件，需要根據(jù)客戶的要求做很多的內(nèi)部分析，通過內(nèi)部審核后，再給出報(bào)價(jià)競(jìng)價(jià)。即使是對(duì)此類產(chǎn)品非常熟悉，細(xì)節(jié)也可能決定成敗，其中的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)非常高。所以在當(dāng)前“短平快”的市場(chǎng)環(huán)境下，對(duì)于報(bào)價(jià)的精準(zhǔn)性和時(shí)間周期的要求就顯得非常嚴(yán)格。

F公司是一家外資汽車零部件制造企業(yè)，主要負(fù)責(zé)爭(zhēng)取我國(guó)內(nèi)地的項(xiàng)目業(yè)務(wù)。本文通過對(duì)F公司內(nèi)部報(bào)價(jià)流程體系的簡(jiǎn)單介紹，引入工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure，WBS)工作包的管理理念，并針對(duì)報(bào)價(jià)階段的關(guān)鍵工作包進(jìn)行匯總整合，理出關(guān)鍵點(diǎn)，最終繪制出網(wǎng)絡(luò)圖，給項(xiàng)目的報(bào)價(jià)時(shí)間管理提供明確的方向性指導(dǎo)。

1 短平快市場(chǎng)趨勢(shì)及項(xiàng)目

所謂短平快就是：短，即周轉(zhuǎn)周期短，流動(dòng)性大，也就是在很短的時(shí)間內(nèi)要完成較大的工作量；平，即價(jià)格相對(duì)適中，容易為大眾消費(fèi)者所接收，只有價(jià)格親民，才能獲得市場(chǎng)消費(fèi)者更多的青睞；快，即服務(wù)速度快，生產(chǎn)速度快及收效快，要求制造商可以靈活應(yīng)對(duì)市場(chǎng)需求，提供更高效的服務(wù)，遇到市場(chǎng)變化能夠快速響應(yīng)。

這種市場(chǎng)環(huán)境對(duì)于制造商來說其實(shí)是比較苛刻的，特別是研發(fā)創(chuàng)新類技術(shù)和產(chǎn)品。短平快的需求是對(duì)當(dāng)前各企業(yè)能力的一大挑戰(zhàn)，是制造業(yè)的新格局，需要各企業(yè)打破現(xiàn)有的舒適圈，進(jìn)行各個(gè)方面的優(yōu)化和創(chuàng)新，緊跟時(shí)代前進(jìn)的步伐。

對(duì)于短平快項(xiàng)目，項(xiàng)目開發(fā)經(jīng)理往往需要提前介入，因?yàn)樵跊]有相對(duì)適應(yīng)的流程情況下，項(xiàng)目預(yù)算會(huì)“失控”，或者樂觀點(diǎn)說“不易于管理”，這勢(shì)必需要投入相應(yīng)的人力去加以控制。而且為了能夠有效控制，對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的要求也會(huì)提高，相應(yīng)地還需要制訂多部門的溝通計(jì)劃。國(guó)內(nèi)的短平快項(xiàng)目是一種特殊的業(yè)務(wù)類型，需要額外的工作，必須建立一套標(biāo)準(zhǔn)的管理體系來提高效率，其中最為關(guān)鍵的就是時(shí)間進(jìn)度管理。

2 F公司項(xiàng)目管理流程概述

在汽車制造企業(yè)中，一個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)品從無(wú)到有，其發(fā)展過程要經(jīng)歷啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。F公司項(xiàng)目管理流程(Project Management System，PMS)反映了公司的整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展過程，其管理方法遵循上述5個(gè)主要過程，見圖1。

圖1 PMS流程簡(jiǎn)圖

針對(duì)這個(gè)過程，PMS將項(xiàng)目管理流程分為5個(gè)主要的門(Gate)，分別為Gate 1的項(xiàng)目獲得——第1階段，Gate 2A的產(chǎn)品和過程設(shè)計(jì)——第2階段，Gate 2B的設(shè)計(jì)方案驗(yàn)證——第3階段，Gate 3的生產(chǎn)建立及驗(yàn)證——第4階段，以及最后的投產(chǎn)爬坡——第5階段。本文對(duì)第1階段做重點(diǎn)分析。

第1階段的重點(diǎn)流程分為兩大部分，其中一部分與項(xiàng)目管理關(guān)系不密切，本文不做分析。而另一部分為商務(wù)報(bào)價(jià)，實(shí)際是做項(xiàng)目合同，對(duì)此本文重點(diǎn)闡述。商務(wù)報(bào)價(jià)并不是套一個(gè)模板直接往上填數(shù)字那么簡(jiǎn)單，而是需要遵循公司內(nèi)部制定的標(biāo)準(zhǔn)流程，全面評(píng)估公司內(nèi)部的成本影響。本文重點(diǎn)討論的就是針對(duì)短平快項(xiàng)目業(yè)務(wù)的整個(gè)報(bào)價(jià)流程的優(yōu)化。目前標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)流程太過煩瑣，并且需要的資源也較多，假如完全按照流程去操作的話，客戶已經(jīng)完成項(xiàng)目，商務(wù)報(bào)價(jià)卻還未必能完成。

商務(wù)報(bào)價(jià)是基于公司的業(yè)務(wù)計(jì)劃計(jì)算對(duì)象項(xiàng)目所涉及的公司內(nèi)部所有成本，最后加上相應(yīng)的目標(biāo)利潤(rùn)值而給出的。商務(wù)報(bào)價(jià)的基本架構(gòu)涉及多個(gè)部門，在整個(gè)汽車零部件行業(yè)基本都通用。基于不同的公司架構(gòu)，業(yè)務(wù)計(jì)劃中的計(jì)算方式會(huì)有所不同。但主要的時(shí)間路徑和通用類的成本分析環(huán)節(jié)是一樣的。不同公司之間的區(qū)別在于負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)成本的相關(guān)部門之間的輸入輸出順序不一致。比如有些公司依賴于強(qiáng)大的成本核算部門快速給出目標(biāo)價(jià)格約束其他部門；有些公司則僅僅是參考，不作為強(qiáng)約束， F公司項(xiàng)目案例中所分析的造成較大進(jìn)度影響的重要環(huán)節(jié)正是由非強(qiáng)約束結(jié)構(gòu)導(dǎo)致的。

商務(wù)報(bào)價(jià)結(jié)束后需要在過Gate 1之前定義好項(xiàng)目的復(fù)雜程度以決定審核需要投入的資源和內(nèi)部流程文件的數(shù)量。有時(shí)候，即使是進(jìn)行了很簡(jiǎn)單的復(fù)雜程度定義，也會(huì)因項(xiàng)目的重要程度特別提高其復(fù)雜程度的定義，從而能獲得更多的可使用資源來把項(xiàng)目管理得更好。

3 短平快項(xiàng)目WBS工作分解應(yīng)用

3.1 工作分解結(jié)構(gòu)

WBS是以項(xiàng)目的可交付結(jié)果為導(dǎo)向，對(duì)項(xiàng)目的任務(wù)進(jìn)行分組，WBS把項(xiàng)目整體任務(wù)分解成比較小的、易于管理和控制的若干子任務(wù)或工作單元，并由此明確工作范圍。工作分解機(jī)構(gòu)化繁為簡(jiǎn)，逐個(gè)擊破，列出條理清楚的工作清單，為日后制訂項(xiàng)目計(jì)劃奠定基礎(chǔ)。

上文提到F公司的內(nèi)部流程PMS和有關(guān)短平快項(xiàng)目的背景特點(diǎn)，針對(duì)WBS分解有兩點(diǎn)需要關(guān)注的相關(guān)聯(lián)事項(xiàng)：

(1)WBS的分解角度不同可以有不同的結(jié)構(gòu)。比如從各個(gè)部門的職能角度，可以直接定義每個(gè)部門的關(guān)鍵工作包從第一層開始往下展開；也可以把關(guān)鍵的門審核作為起點(diǎn)，按照PMS流程的定義來展開工作包；亦可以從客戶的里程碑角度，貼合PMS流程的適應(yīng)性做些調(diào)整，從而展開；甚至可以直接以時(shí)間節(jié)點(diǎn)作為第一層往下展開必須完成的內(nèi)容項(xiàng)，等等。

(2)針對(duì)不同角度的考量，需要從中選出最為合適的方式來構(gòu)建WBS，同時(shí)工作分解要結(jié)合團(tuán)隊(duì)資源的分配，確保在優(yōu)化調(diào)整的時(shí)候，團(tuán)隊(duì)的資源可以對(duì)應(yīng)調(diào)整，而不互相沖突，從而避免造成不得不“推翻重來”的結(jié)果。

3.1.1 WBS分層結(jié)構(gòu)的細(xì)化

根據(jù)以上提到的關(guān)聯(lián)事項(xiàng)，F(xiàn)公司最終定義為按照PMS流程的關(guān)鍵門審核作為第一層分解，因?yàn)檫@樣的好處是：首先，資源不會(huì)引起沖突；其次，在分解過程之后做的優(yōu)化會(huì)直接關(guān)聯(lián)到PMS流程以應(yīng)用于短平快項(xiàng)目的優(yōu)化；最后，PMS對(duì)于F公司內(nèi)部的工作具有規(guī)范和引導(dǎo)作用，在特殊情況下可以對(duì)資源的分配起到關(guān)鍵作用。

F公司的PMS系統(tǒng)已經(jīng)具備比較完善的工作包定義機(jī)制，但是在這種情況下，項(xiàng)目的開展依舊經(jīng)常出現(xiàn)延后的情況，之所以本文以短平快項(xiàng)目為例展開分析，就是因?yàn)榇祟愴?xiàng)目已經(jīng)在開展并且在關(guān)鍵的第1階段遇到了很大的挑戰(zhàn)和困難，因此需要具體分析其問題根源，并利用時(shí)間管理理論工具對(duì)其進(jìn)行分析優(yōu)化，得出結(jié)論，從而為后續(xù)的開發(fā)提供指導(dǎo)，確保項(xiàng)目在規(guī)定時(shí)間內(nèi)可以順利投產(chǎn)。

3.1.2 WBS第一層

既然工作包分解對(duì)象已經(jīng)確認(rèn)，在此就可逐一展開分解：項(xiàng)目報(bào)價(jià)階段相對(duì)比較簡(jiǎn)單，但是產(chǎn)生的問題也比較多，從時(shí)間管理角度先要將報(bào)價(jià)階段的每個(gè)關(guān)鍵步驟列出，見圖2左側(cè)。

3.1.3 WBS第二層：交付物進(jìn)度計(jì)劃安排

第一層定義基本清楚后，接下來是第二層，這層最為關(guān)鍵，其中各個(gè)工作包之間的關(guān)系最為重要：包含了許多內(nèi)容。但本文不做太多展開，只主要針對(duì)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)計(jì)劃環(huán)節(jié)展開，因?yàn)闃I(yè)務(wù)計(jì)劃環(huán)節(jié)的時(shí)間管理對(duì)項(xiàng)目報(bào)價(jià)階段起到90%的關(guān)鍵性決定作用，其展開后見圖2右側(cè)。

圖2 業(yè)務(wù)計(jì)劃更新WBS工作包

3.1.4 活動(dòng)關(guān)系確認(rèn)

分層完畢后，需要將各個(gè)WBS工作包相互之間的前后置關(guān)系圖定義清楚，即根據(jù)圖3中的工作包，匯總定義出如表1所示的關(guān)系圖。

表1 報(bào)價(jià)階段活動(dòng)關(guān)系表

關(guān)系表中包含了預(yù)估的持續(xù)時(shí)間，利用了計(jì)劃評(píng)審技術(shù)(PERT)的方法。

3.2 繪制網(wǎng)絡(luò)圖

進(jìn)行關(guān)鍵路徑選擇之前必須使用的時(shí)間管理工具是網(wǎng)絡(luò)圖。

先要將每個(gè)工作包的基本信息進(jìn)行羅列，然后利用關(guān)鍵路徑法確認(rèn)流程中的關(guān)鍵路徑。

在網(wǎng)絡(luò)圖中對(duì)每個(gè)工作包進(jìn)行具體時(shí)間參數(shù)的確認(rèn)以進(jìn)一步評(píng)估關(guān)鍵路徑。時(shí)間參數(shù)分為5種，分別如下：

(1)工作最早開始時(shí)間ES。

(2)工作最早結(jié)束時(shí)間EF。

(3)工作最遲開始時(shí)間LS。

(4)工作最遲結(jié)束時(shí)間LF。

(5)工作總時(shí)差TF。

門審核階段發(fā)現(xiàn)涉及的工作包和內(nèi)容項(xiàng)非常繁雜，需要進(jìn)行簡(jiǎn)化，因此組織相應(yīng)的專家組對(duì)項(xiàng)目涉及的內(nèi)容進(jìn)行了一輪排減。這樣既可以保證在尋找關(guān)鍵路徑的時(shí)候可以更加精確，同時(shí)也可以保證非關(guān)鍵項(xiàng)的干擾。

根據(jù)網(wǎng)絡(luò)圖制定方法，針對(duì)報(bào)價(jià)階段可以得出如圖3所示的結(jié)果。

圖3 報(bào)價(jià)階段網(wǎng)絡(luò)圖

4 項(xiàng)目結(jié)果匯總

短平快項(xiàng)目原計(jì)劃需要2個(gè)月的時(shí)間完成前期報(bào)價(jià)及項(xiàng)目門審核交接，實(shí)際花費(fèi)了近4個(gè)月的時(shí)間，本文通過WBS分解從理論結(jié)合實(shí)際的角度提出可以按時(shí)完成的方案。通過WBS分解和關(guān)鍵路徑優(yōu)化(A-C-G-E)，最終得出的優(yōu)化結(jié)果可以實(shí)現(xiàn)原計(jì)劃2個(gè)月的目標(biāo)時(shí)間，見表2。

表2 優(yōu)化結(jié)果匯總表

5 結(jié)語(yǔ)

本文將汽車零部件制造市場(chǎng)的現(xiàn)狀和趨勢(shì)作

為切入點(diǎn)，結(jié)合F公司短平快項(xiàng)目案例，通過對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目業(yè)務(wù)和公司內(nèi)部流程的分析，討論了商務(wù)報(bào)價(jià)階段公司內(nèi)部所面臨的問題和挑戰(zhàn)，利用項(xiàng)目時(shí)間管理的知識(shí)和工具探討了可以優(yōu)化的空間，得出具有可操作性的結(jié)論。

從本文所應(yīng)用的方法可以看出，目前行業(yè)雖然普遍對(duì)WBS和CPM有所了解，但是對(duì)于企業(yè)本身而言，實(shí)際上并沒有得到有效應(yīng)用。通過本文，這些成熟的時(shí)間管理工具的應(yīng)用得到了較好的展示，并且對(duì)于當(dāng)前以及未來的短平快行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)有一個(gè)引導(dǎo)作用。總體來說，可以根據(jù)項(xiàng)目需求對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的開發(fā)周期進(jìn)行非常有效的管控，具備一定的可借鑒性和可操作性。