檔案數字化的意義及存在的問題探討

趙 單

一、我國檔案數字化建設的重要意義

第一，數字化檔案建設推動了我國信息化的發展。檔案數字化對信息的儲存更加便捷、方便，由于很多信息數據處于分散狀態，利用傳統紙質檔案存儲的方法將它們進行集中整理非常困難，這是利用數字化進行儲存就變得更加容易了，借助于互聯網的優勢，能夠快速的儲存。第二，數字化檔案建設能夠滿足我國社會發展的趨勢。傳統紙質檔案在查詢、保管方面存在著很大的漏洞，很容易出現丟失信息，數字化檔案將避免發生這樣的事情，同時，能夠實現資源共享，讓檔案發揮最大的優勢。第三，數字化檔案順應主流時代的發展要求。由于現在檔案信息的存儲量變大，如何能夠增大容量，節省空間和成本成為很多人思考的問題。數字化檔案很好的解決了這個問題，利用最小的空間，實現最大的容量。數字化檔案能夠儲存很多原來的文件，方便以后查詢。第四，數字化檔案是我國檔案信息資源管理的升級。數字化檔案的建設推動了檔案信息資源的開發，為社會發展提供了有力的條件，為開辟網絡保護系統，提高了信息的準確性。時效性。第五，數字化檔案建設突破了地域的限制，實現無地域交流，實現了資源共享，為更多單位和個人提供便利的服務。

二、檔案數字化存在的問題

(一)檔案數字化過程中存在的技術難題

雖然數字化檔案建設有很多的優勢，但是依然存在著一定的技術問題，需要逐漸解決。第一個問題，數字化檔案所使用的軟件適用范圍有限，規范性相對比較差。數字化檔案管理所使用的軟件不能和某些軟件通用，軟件系統和計算機系統都需要不斷升級，這樣在某種情況下，就影響了數字化檔案信息的時效性和方便性。第二個問題，數字化檔案信息在保存過程中，遇到一些外在的制約條件。比數字化檔案信息都是電子文件的形式，電子文件儲存的載體是磁盤和光盤，磁盤和光盤在保存的過程中，受到外界溫度、濕度、磁場等很多方面的影響。同時，由于計算機很容易遭到病毒的侵襲，導致電子檔案信息存在很大的安全隱患。如果某個重要信息被病毒程序侵襲，就會導致這些信息丟失或者出現無法挽回的損失。

(二)傳統模式不適合管理數字化的檔案資源

數字化檔案是傳統紙質檔案的升級，但是現在檔案管理依然使用傳統的管理模式，這種管理模式嚴重制約了數字化檔案的發展。第一點，數字化檔案管理沒有明確的分工。有些單位的檔案工作人員無法將傳統的檔案管理和互聯網聯系起來，無法提高數字檔案的管理效率，對于自身的工作性質也不明確，嚴重阻礙了數字化檔案的發展。第二點，數字化檔案管理沒有管理標準。由于數字化檔案管理處于一種新型模式，檔案管理部門還沒有出臺統一的標準，導致很多檔案工作者無法了解自身的責任、工作內容，這對檔案資源的管理非常不利。

(三)檔案數字化建設過程中忽視了服務創新

數字化檔案建設是順應互聯網的發展而生，但是現在數字化檔案建設沒有充分的利用互聯網的優勢。單位在建設數字化檔案的過程中，依然延續著傳統檔案的服務模式，沒有做到與時俱進，對于互聯網的利用僅僅是傳遞電子文件，這就無形中限制了數字化檔案的應用范圍。數字化檔案所提供的服務人員過于單一，只能為單位內部管理者服務，這就無形中限制了數字化檔案的使用范圍，無法真正的滿足檔案資源需求者。

三、我國檔案數字化建設發展策略

(一)慎重選擇軟件和存儲載體

在數字化檔案建設過程中，要非常慎重的選擇檔案管理所使用的軟件，一定要選擇通用性非常強、適用范圍非常廣，符合社會大眾的軟件。在選擇軟件的過程中，還要結合單位自身的發展，從而實現檔案規范化管理，推動單位的發展。數字化檔案在進行維護的過程中，也要認真、仔細，減少操作問題失誤導致的數據丟失等問題。為了避免出現數據丟失等問題的發生，可以定期將檔案信息放到微縮膠片上進行備份。時刻關注存儲檔案信息的計算機是否遭到病毒的入侵，保證計算機的安全性。

(二)數字檔案管理要有明確分工

在數字化檔案管理過程中，檔案工作人員要充分的利用計算機技術，實現檔案資源管理優勢最大化。在數字化檔案管理過程中，要做到工作性質分工明確，要配備技術維修人員、電子文件管理人員。檔案工作者要根據單位的實際情況，制定出一套符合單位發展的管理標準。單位要制定科學合理的標準，讓每個檔案工作人員的義務和責任，實現優化管理。

(三)利用網絡創新檔案服務

有些單位已經實現了檔案資源數字化管理，要建立完善的檔案數字管理中心。檔案管理網站，從而方便單位所有人員的查詢。通過互聯網的優勢，擴大數字化檔案的服務對象和保證數字化檔案信息的精準性。要想保證信息的準確性和安全性，要適當的采取防偽手段。

(四)加強信息技術方面的學習

由于傳統檔案工作人員沒有學過專業的信息化方面的知識，在應用這些知識的過程中存在著很多問題。為此，單位要定期組織相應的培訓，提高檔案工作人員的知識層面。只有提高檔案工作人員對信息化技術的了解，才能更好的實現人機的和諧，使電子檔案信息更加精準，從而促進單位檔案數字化的發展。

[1]馮慧.檔案數字化助城市建設檔案館騰飛[J].東方企業文化,2014(21).

[2]何亮坤,惠新宇.從檔案數字化角度破解數字檔案館建設的困境[J].北京檔案,2015(04).

[3]潘淑淳,張寧.大力推進全省檔案數字化建設夯實河北區域數字檔案館基礎[J].檔案天地,2014(12).