文書管理工作的問題分析

黃楚然

文書檔案是我們了解國家各種政策的一個信息平臺，因此我們要重視文書檔案地重要性，發揮它的價值，幫助國家機關人員按規矩辦事，減少因為不明白上級命令而造成的失誤，減少損失。文書管理的工作量較大、分類較為繁雜，需要投入相對應的人力和物力，文書管理工作為其他工作的進行打下了一個重要的基礎，在現代科學技術快速發展的情況下，文書管理逐漸走向了智能化管理，這要求相關的管理人員要熟悉現代計算機的應用和計算機的一些普遍功能。為了完善文書管理這個系統，減輕相關管理人員的負擔和壓力，研究現在辦公室人員新的變化和需求，在實踐的基礎之上，提出相對應的管理手段和措施。

一、文書管理工作的重要意義

企業單位和機關單位要想獲得更長遠的發展，文書管理是重要的一個環節，它安排了其他工作的發展以及一些行程，保證的其他工作按照預期效果進行，重視文書管理工作的重要性是我們完善這個系統的前提和基礎。文書管理總結出了一個大的數據庫，其中的每一個數據都對我們有重要的幫助。為我們提供了抉擇的科學意義，減少彎路。也記錄著一個企業和一個機關單位的發展成果，展示了一個企業和一個機關單位的發展光明方向。文書管理工作者要及時了解公司和單位現在的運行狀況，與現實接軌才能夠記錄真實準確的數據，根據真實的數據記錄靈活地調整自身的發展方案。同時，不能根據老一套的文書管理工作模式進行，要及時根據社會的變化進行模式創新，提高自身在社會競爭當中的實力。

二、創新文書檔案管理工作的具體措施

(一)創新工作機制，順應檔案規律

第一，建立自我營銷機制。企業要提高利潤空間，為自身謀求更長遠的發展，就要將一部分權力下放，讓營銷有足夠的主動權，在遵循上級命令的同時，根據自身的實際情況靈活改變營銷路線，加大宣傳力度，提高品牌的知名度，在市場當中提高品牌的影響力。第二，建立和完善主動參與機制。文書檔案管理部能夠向傳統模式當中一直處于被動狀態，必須從被動走向主動。提高文書檔案管理相關人員的工作積極性，自下而上的提出一些珍貴的意見以供上級決策參考，把上游與下游的聯系密切起來，加強兩者的溝通。第三，銜接機制的作用。銜接機制是上級與下級溝通交流的一座橋梁，上級適時聽取下級的意見，提高自身決策貼近現實的意義。下級及時了解上次決策的緣由，減少了決策實施的障礙。兩者在溝通交流中形成一種共識，企業上下一心才能夠走得更遠，在市場當中也能夠樹立一個良好的口碑。檔案工作的管理工作變得順暢，生產環節與利用環節緊密扣在一起。

(二)提高檔案管理工作人員的水平

檔案管理工作人員是管理工作的直接者，對檔案管理工作發揮的作用不可小覷。企業通過隊伍素質和程序機制兩大方面對于員工進行有力的管理。建立競爭合作機制以及后期的評價機制，確保檔案管理工作人員的專業素質能力過強，以及保持一個高昂的工作情緒。第一，而且要嚴謹的考慮到檔案管理工作人員的環境和氛圍，單一的管理工作使得工作本身變得有些枯燥無味，企業要注重對人員工作量的安排，確保他們有足夠的休息時間，提高管理人員對企業本身的信心和支持力度。第二，然后管理工作量較大，數據繁雜，對工作人員有一定的耐心和細心的要求，實時引進一些高度認真負責的員工，減少數據的錯誤。第三，檔案管理的模式根據時代而改變，這要求管理人員及時更新自己的專業知識庫，熟練地掌握一些現代技術，企業可以定期或者根據管理工作內容對員工們進行一定的培訓，幫助管理工作人員梳理與時代相進的新型觀念。

(三)技術創新，提高服務效益

檔案管理工作有著嚴謹的工作程序，從簽收到銷毀，需要員工們切身投入工作當中。依托現代新型技術，企業要適時跟進更新自己的技術，提高自身的服務效率，減輕員工們的工作量。現在管理技術成為一個新興的媒介，連接了檔案管理信息的來源和銷毀，在很大程度上提高了工作效率，為企業創造更大的利潤。同時要完善自身的網絡檔案管理的系統，避免一些重要信息的流失以及外泄，造成企業一些不必要的損失。對于網絡談管理的研發者來說，要及時轉換自身的思想意識，從對檔案管理的片面走向全面，多維角度看待檔案管理，對于一個企業所做出的貢獻。企業在應用新技術進行難管理的同時，難免會遇到一些傳統觀念根深蒂固的員工，因為不想學習新技術而固守手工管理的辦法，企業要及時對他們的思想進行調整，讓他們跟緊時代的腳步，提高企業管理人員的水平。

網絡是一個檔案管理儲存的大數據庫，更是一個資源共享的平臺。重視網絡的作用，從數據的收集到應用離不開網絡的幫助。網絡甚至影響著一家企業管理水平，以及現代化建設進程。在利用網絡管理自身的重要信息的同時，要在吸取歷史教訓的基礎之上，不能將網絡生搬硬套融入自身的管理體系。根據自身的發展戰略需要以及現時的管理水平，將網絡靈活地應用在自身的管理，將網絡的價值最大化。

總之，企業在市場當中的成功競爭不僅依靠自身硬實力，更歸功于自身的管理軟實力。檔案管理是一家企業的筋骨，聯系的其它工作的開展，有利于企業正視其他工作的成效。在數據化的背景之下，企業及時轉換自身員工的管理意識，利用網絡這個有力的平臺，讓信息的下方和收集變得及時迅速，企業上層能夠及時得知發展的現狀，規劃適合自身發展的藍圖。

[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業技術學院學報,2010,23(4):3～4.

[2]李玲.文書檔案現代化管理的思考[J].山西檔案,2009(1):1～2.