醫院文書檔案管理問題與完善對策分析

■賈方琦/唐山市婦幼保健院

一、醫院文書檔案管理的重要性

(一)為醫療科研創新提供基礎

文書檔案是為醫院提供服務的部門之一，它的存在為醫療提供了很好的可查詢的資料和相關的數據，存有很多對科研有用的書籍和資料，是醫院的資料庫。醫院的檔案中對每一項手術以及疑難雜病的治療方法和過程都有精確記錄，所以當遇到同類病癥患者或者衍生病變患者，可以采取相同的治療方法，再結合患者自身情況，研究或開創出新的治療方法，推動醫療科研創新。

(二)為患者提供完善的醫療記錄

文書檔案室存有醫院的很多的數據的，對于病人的一些相關的數據和病人的病情的跟蹤記錄都會存儲，當患者接受治療后又出現一些并發癥，可以通過醫療記錄本對患者的病況、病因以及解決方法進行記錄，這樣會方便后期需要的時候進行查閱。為方便患者而服務，從而更好的服務于臨床一線科室。

(三)為管理決策提供依據

醫院也是在不斷的經營中完善和發展的，也要定期舉辦大型的醫療座談會以及派遣相關人員出去進修，學習國內外先進的檔案管理知識，或者醫院發展轉型與創新，要求工作人員帶著疑問去學習，要有學習的心得體會，要為醫院做與國際接軌的持續性改進計劃，這些行政類的管理決策往往也是需要依據和支持的，醫院的文書檔案對歷年來醫院發展的歷程以及相關活動和成果進行記錄，為后期醫院開展不同的行政部門以及做出重大會議決策提供參考。

二、醫院文書檔案管理存在的問題

(一)文書檔案工作人員的素質匱乏

醫院當下的管理現狀中，雖有對很多方面的人才培養的規劃、計劃、策略，但針對醫院文書檔案管理工作專職人員的培養大多沒有具體的規章制度及實施措施，有時更忽略了對專職人員的培訓工作，沒有強調專職人員的日常學習。由于他們缺少專業的文書檔案的管理知識，所以對從事這個行業的工作做的不是很完善、很完整，不能完完全全的按著規定來進行規范標準化來執行和完成工作。

(二)檔案管理制度不健全

檔案管理的重要性不必多言，對檔案資料的貯存、保護工作要強調，需要完整的規章制度相適應，對專職人員進行約束。在醫院要建立健全規章制度，要有明文規定，設立領導一系列的檔案管理制度，在很多的醫院里面都沒有對檔案管理有著正規的規定和規章制度，表現出規章制度不明確，所以人員在工作中會出現錯誤，很多應該處理的資料沒有及時的統一、高效的進行收集和處理，檔案室的管理不嚴密，管理規定脫節，這樣一來檔案室的工作不夠完善，這樣就產生了文檔的存儲較為混亂，這樣一來久而久之檔案的管理制度就很不健全。

(三)檔案管理基礎設施欠缺

在很多醫院都會出現這種情況，醫院里面的消防設備、檔案管理設備和檔案管理都非常的欠缺的，很多都不符合規定和標準的。同時醫院的檔案管理技術和設備較為落后，限制了文檔管理向前發展。傳統的檔案管理模式已經不能與醫院發展相適應，傳統的檔案管理不便捷性已非常突出，對重復的檔案手動檢索工作還不利于檔案貯存，我們必須要對傳統的文書檔案管理模式進行更新換代。

但集成化的信息管理、檔案管理工作受到重重因素的限制，致使醫院信息化檔案管理工作有所停滯，不能有效的做到完成的信息化模式。在這一方面，還需加強基礎設備建設，做到硬件與軟件相適應，人工與設備相結合。

三、完善醫院文書檔案管理策略分析

(一)提升檔案管理人員的素質

醫院要加強檔案管理專職人員的培訓，這樣會相應的提高了檔案室的材料的規整度。同時要加大對檔案管理的宣傳力度，要讓醫院的領導們和職工對文書檔案有進一步的認識和了解。所以努力提升檔案管理人員的素質也是檔案管理工作中不可缺少的一部分，平時要加強宣教工作，樹立工作典范，獎罰分明，建設良好的工作氛圍等。要強調責任意識，樹立良好工作風氣，領導者要起到模范帶頭作用。

(二)建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，使之始終與醫院的發展相適應，設立完整的、科學的體系，與醫院其他部門統籌規劃，互相呼應。制度制定要合理，體現以人為本，提高工作效率，發現問題要及時解決，提供對策。有了健全的管理體系，才能使工作更加行之有效，提高醫院檔案管理工作的工作效率。

(三)完善檔案管理基礎設備投入

要引進計算機軟件技術對文件進行歸類和整合，進行合理的搭配利用。這樣就可以大大提高了工作效率，利用互聯網還可以整合醫院的各個系統的自愿共享功能，很好的滿足了各科室和科研的很多需求，從而這樣會將檔案管理的基礎設施記性優化的同時也實現了檔案管理的現代化。

四、結語

綜上所述，通過對醫院檔案管理工作性質的了解，可得出文書檔案在醫院的發展建設中發揮著很大的重要作用，對醫療技術的改進，所以對當前醫院文書檔案管理中存在的問題進行總結和研究是一件具有研究價值的事項。

［1］李嬌.醫院文書檔案管理的現狀及改進措施［J］.中外醫學研究，2015（02）.

［2］彭詩媛.醫院文書檔案管理的難點及應對措施［J］.辦公室業務，2014（03）.