提高公路工程檔案利用率的途徑分析

■黃祝娥/泉州市公路局直屬分局

公路建設的快速發展使得各個地域之間的經濟交流快速發展，因此加快公路的建設速度和建設里程，是未來公路建設的發展方向。公路建設方案的制定主要依靠的是公路檔案，但是在我國長期以來人們只注重如何提高公路建設，并沒有看到公路檔案資料的收集管理重要性，沒有強大的公路檔案管理機制，這樣就容易將檔案的利用價值變得很低，并沒有起到應有的效果，目前提高檔案的利用率仍然是公路檔案管理工作的重中之重。

一、公路檔案的利用價值

(一)公路檔案建設是工程竣工的驗收依據

公路工程的竣工驗收時是按照現在已有的檔案資料進行歸集，然后對施工企業的實際完成工程情況來進行驗收。在驗收的過程中，不單單是對施工現場進行勘察和檢測，更重要的是要通過各個單位提交的整個工程的施工過程的相關文件、施工原始記錄、圖片、影像、各個工序環節分部分項的驗收等檔案資料再依據國家標準、地方標準、行業標準的相關規定對整個公路進行質量評價，最后對試驗檢測內容和施工技術進行驗收，這些資料一定要經過業主還有政府等不同的部門的一致認可才行，只有這樣才可以作為驗收工程竣工的依據，最后形成工程內業檔案永久保存。

(二)對公路工程的利用價值

公路工程的建設要經歷立項論證、可行性研究、現場勘測以及實施方案設計等階段，這些重要的階段都需要非常多的檔案和資料作為支撐，要進行大量的數據和查檔工作搜集，這些檔案和資料既可為該工程立項認證和可行性研究提供有力的數據支撐，又可為該工程現場勘測實施方案設計的優化提供準確數據。

二、關于公路檔案利用率提升的相關措施分析

(一)正確認識公路檔案的重要性

公路檔案的管理一般有檔案收集、資料整理、統計信息、實施利用等具體環節，檔案的收集是最基本的環節，檔案的利用是其價值體現的關鍵環節。如果檔案沒有得到利用，那么之前的收集、整理、統計工作就變得沒有意義。在整個過程中，每個人都應該真正的了解檔案管理的正確價值，這樣才能讓每個人都能夠各司其職，從而使得檔案管理工作更加有序。對檔案管理工作的利用，能夠及時的將重要的信息反饋給工程施工部門，從而提前發現問題，并進行完善和整改。

(二)建立科學的管理機制

公路檔案具有范圍廣、數量多、分類復雜等特點，所以檔案管理工作更應該建立符合該特點的完善的公路檔案保護結構，在公路建設的整個過程中，建設單位、監理單位和施工單位等相關的工作人員要對公路的檔案進行完善的保管和收集。收集過程中對檔案進行成套的保管，保證各種資料都要以完整的被收錄在內，建立起完善、結構合理的收藏體系，各單位應嚴格履行對公路工程檔案管理的相應職責，保證公路工程檔案能充分反映整個工程的建設過程，為以后工程檔案的利用打下良好的基礎。

(三)改善檔案的利用條件

公路檔案的管理者應該明白自己的職責所在，要清楚自己是公路檔案的開發者，起到的是公路工程檔案的作用而不是單純的檔案歸集和整理。檔案管理者應該主動去研究和調查客戶的各種需求，進行分類管理，從而使得檔案查詢和使用更加便捷，找出能夠使工程施工過程得到改善的關鍵依據，從而更好的支撐起公路工程建設。

(四)創新檔案的使用方式

檔案管理工作是否成功直接決定檔案的利用效率，成功的檔案管理能夠將被動式服務變成主動式服務，積極主動的去分析檔案利用者的需要，對檔案資料的利用可能性進行預測，主動為需要檔案的一方提供優質服務。檔案利用除了傳統的咨詢服務和來室查閱等方式。隨著目前信息化時代的來臨，傳統的紙質檔案、和手工查閱方式已不能滿足現在的檔案借閱要求。數字化管理是提高利用率的有效途徑，數字化的管理模式能夠更加準確的為客戶提供可行的公路建設方案，大大的節省了翻閱書籍的時間，一些電子文件能快捷地為利用者提供數據分析，從而提高了檔案的利用效率。國家重點公路工程檔案軟件開發運用有的單位已在運用，這又將大大提高公路工程檔案的利用率。

三、結語

通過以上的介紹，可以得知公路檔案的使用情況是決定公路建設是否合理的關鍵因素，要想使公路建設得到進一步的發展，就應該對原有的公路進行改建的同時，更加重視公路的檔案管理工作，加強對公路工程檔案的管理，對于工程建設的發展有著長遠性的意義，不但能夠詳細地記錄公路的相關情況，而且為今后的公路建設提供了詳實的資料記錄，非常有利于工程建設的發展。

［1］張萬民.分析提高公路檔案利用率的最佳途徑［J］.黑龍江史志，2015（07）:142.

［2］劉澤珊.數據時代高速公路檔案信息化建設的幾點思考［J］.黑龍江史志，2015（09）:183.