數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

■呂穎君／山東省聊城市東昌府區(qū)衛(wèi)生和計劃生育局

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容及意義

(一)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字化時代的企業(yè)檔案信息化管理，主要是以先進(jìn)的數(shù)字化現(xiàn)代科技為依托，利用計算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)等，手機(jī)各種信息，并進(jìn)一步進(jìn)行整理、加工和利用，將分散復(fù)雜的信息資源變成一個有序統(tǒng)一的整體。并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化設(shè)置，使企業(yè)檔案信息能夠被管理人員更加方便快捷的獲取。進(jìn)而提高企業(yè)管理效率，也使檔案資源發(fā)揮更大的效益。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容有以下兩個方面，一方面是數(shù)字化現(xiàn)有檔案，將紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)文件變成數(shù)字化電子版文件，同時，以建立索引的方式對電子版文件進(jìn)行整合；另一方面，將企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，企業(yè)檔案管理模式由傳統(tǒng)的面對面管理轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)化模式，這樣可以很大程度上減少人力、物力、時間等資源的投入。

(二)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

企業(yè)檔案管理信息化是企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略目標(biāo)。企業(yè)的信息化程度與企業(yè)的市場競爭力緊密相連，信息資源成為企業(yè)發(fā)展壯大的左膀右臂，企業(yè)檔案部門作為企業(yè)信息資源的集中陣地肩負(fù)著為企業(yè)決策層提供有效信息的重任［1］。企業(yè)檔案管理信息化是數(shù)字化時代的需要。數(shù)字化已經(jīng)遍布了企業(yè)管理的各個領(lǐng)域，現(xiàn)有的檔案管理的模式，已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的數(shù)字化社會需求。

二、數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理存在的問題

(一)滯后的檔案管理觀念影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理的過程中，仍然存在許多落后的思維觀念。有些企業(yè)的管理者認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)普通的管理事項(xiàng)，并沒有將其上升到企業(yè)戰(zhàn)略的高度上來。許多企業(yè)的管理者并沒有真正意識到檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，他們認(rèn)為引入檔案信息管理系統(tǒng)就完成了檔案信息化建設(shè)［2］。但是從整體上來說，檔案信息管理系統(tǒng)只是從屬于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一部分。就企業(yè)檔案信息化建設(shè)而言，一定要摒棄落后的檔案管理觀念以及方法制度，不斷發(fā)展完善企業(yè)檔案管理的新的制度體系。

(二)保密性較弱的檔案管理技術(shù)影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的縮影，既包含了企業(yè)員工的個人隱私，又包括許多企業(yè)商業(yè)機(jī)密類型的文件，是企業(yè)最具權(quán)威性，重要性的信息資源。在數(shù)字化時代，對企業(yè)檔案的安全管理和避免盜取，破壞的挑戰(zhàn)越來越大。主要的問題有兩點(diǎn)，一是企業(yè)檔案管理人員不按管理制度進(jìn)行查詢，在操作中安全保密意識較差，造成了企業(yè)檔案的外泄；二是黑客或不法分子對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行攻擊破解，造成信息泄露。當(dāng)今世界網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，信息傳播速度飛快，一旦檔案信息泄露，很快就會傳送到世界各地，對企業(yè)造成不可估量的印象。

(三)檔案管理人員自身水平不足難以勝任信息化檔案管理

在數(shù)字化時代中，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作日益完善，辦公自動化設(shè)備成為企業(yè)的重要組成部分。這些新形勢對企業(yè)檔案管理人員提出了更高的要求，需要其具備相應(yīng)的知識儲備以及能力建設(shè)。在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化的過程中，信息化管理人員作為主力，他們大多單純的認(rèn)為檔案信息化管理僅僅是一種技術(shù)操作流程，而不是企業(yè)安全管理的重要門戶，這使得企業(yè)檔案信息化管理遠(yuǎn)離了其原本的目的與初衷。

三、數(shù)字化時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對策略

(一)以安全高效的防護(hù)體系最為后備力量

在數(shù)字化時代的背景下，企業(yè)不僅要提升抵抗病毒與黑客的技術(shù)水平，也要完善檔案信息安全管理制度，從根本上防止企業(yè)檔案泄露，避免檔案泄露對企業(yè)造成的沖擊。企業(yè)應(yīng)完善機(jī)密信息保護(hù)制度，對機(jī)密信息進(jìn)行加密，僅限一定級別的員工查看，減少對機(jī)密信息的接觸。企業(yè)應(yīng)完善信息資源共享制度，明確可共享的范圍，制定復(fù)制傳播資源的制度性文件。企業(yè)應(yīng)完善信息審計制度，對數(shù)據(jù)的使用與傳播進(jìn)行密切監(jiān)控，建立信息泄露防范對抗機(jī)制，減少因信息泄露帶來的損失。

(二)成立高素質(zhì)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)人才團(tuán)隊(duì)

高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)對企業(yè)檔案信息化管理有著至關(guān)重要的作用，檔案的信息化管理，既需要技術(shù)型人才，也需要管理型人才；技能利用數(shù)字化手段對檔案進(jìn)行管理，又要具備以不變應(yīng)萬變的反應(yīng)能力與處理緊急事件的能力。企業(yè)既要從高校不斷招聘檔案信息化人才，為企業(yè)發(fā)展注入新鮮血液，同時又要不斷開展員工培訓(xùn)，提升員工素質(zhì)與能力。培訓(xùn)不僅僅局限于員工數(shù)字化技術(shù)水平的提升，也要向員工普及國家相關(guān)的法律法規(guī)，方針政策等。

四、結(jié)語

檔案管理信息化是在數(shù)字化時代背景下的新事物，既適應(yīng)了社會發(fā)展，又推動了社會發(fā)展。對我國企業(yè)的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。檔案管理信息化不僅有利于保護(hù)檔案的原件，也有利于檔案的分類管理與共享。相信在數(shù)字化時代背景下，我國企業(yè)檔案管理信息化之路會越來越平坦寬廣。

［1］張智平.加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理［J］.蘭臺世界，2011（S1）:87.

［2］李明明.基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策［J］.商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2011（6）:72～73.