房產檔案管理的問題與措施分析

■侯 婧/河北省唐山市豐潤區住房管理中心

近些年我國房地產行業發展迅速，在推動國民經濟增長方面發揮著重要作用。但是，在這過程中也暴露出了諸多問題，其中房產檔案管理不善問題尤為突出，不僅不利于房產檔案價值的有效發揮，同時還阻礙了我國房地產行業的健康、穩定發展。如何加強房產檔案管理，是當前房地產行業必須重視并解決的問題，已經引起了廣泛關注。

一、房產檔案定義

房產檔案是指在各項與房地產相關的活動中，包括房地產交易買賣、房地產發證登記、房屋動拆遷、建設用地及批租用地等，通過收集、整理、鑒定，以文字、圖片、圖紙、表格、視頻、音頻等形式，形成的文件材料，能夠反映出產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況等相關信息內容［1］。房地產檔案形成后，應通過科學、規范的管理，實時更新相關資料信息，進而才能確保其真實性、完整性和實效性，以便房產檔案應用價值的有效發揮。

二、房產檔案管理的問題

對我國現階段房產檔案管理基本情況進行分析，可以發現其中存在較多的問題有待改善，比較突出的主要體現在以下幾方面。

(一)檔案管理意識薄弱

管理意識薄弱是造成房產檔案管理不善的主要因素，雖然已經提出了房產檔案規范化、法制化管理，并且外部法制環境也得到了一定改善，但是仍存在法制觀念不強現象，對房產檔案管理不夠重視，歸檔不及時、資料不完整、利用率較低問題比較常見。比如部分房產檔案中沒有房產分幅平面圖、沒有房屋產權證登記資料等、沒有將視頻、聲音類材料歸檔等。

(二)檔案管理手段落后

部分地區房產檔案管理仍以傳統手抄方式為主，電子檔案沒有得到有效應用，不僅工作效率較低，而且檔案查詢也耗時耗力，新資料信息無法及時歸檔，經常出現堆積現象，影響了房產檔案的實時更新。并且，在房地產行業迅速發展背景下，房產檔案資料信息數量增長速度極快，檔案查詢及利用等各項工作，都需要先進技術手段支持［2］。

(三)風險抵抗能力不足

房產檔案載體形式多種多樣，除傳統的紙張外，還包括照片、視頻、音頻、數據底板等，但是當前很多房產檔案管理部門，所用到的檔案載體仍然以紙張為主，其他多種新型載體沒有得到有效應用。紙張經過長期保存，容易出現破損、污漬問題，導致房產檔案資料失效，再加上不可抗拒的自然災害等外界因素，都使得房產檔案存在較大風險問題。

三、房產檔案管理問題的改善措施

基于房產檔案管理的重要性，必須采取有效措施改善當前房產檔案管理中存在的問題，提高管理水平。

(一)強化管理利用意識

在開展房產檔案管理工作時，必須明確房產檔案的重要性，強化管理和利用意識。一方面，應加快房產檔案管理法制化建設，建立并完善相關制度規范，包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案利用制度等，加強檔案法制的學習和宣傳。并嚴格按照規范制度及標準流程開展管理工作，將房產檔案管理責任落實到具體負責人身上，調動管理人員工作熱情和工作積極性。另一方面，應使用多種形式載體收集房產檔案資料信息，確保其完整性和真實性，將各類材料都能夠及時歸檔。并通過建立高效的檔案檢索系統，提升檔案信息的調閱速度及檔案管理工作效率，進而實現檔案資料的有效利用。

(二)運用先進技術手段

面對快速增長的資料信息，傳統人工管理模式已經無法滿足房產檔案實際管理需求，創新工作模式已經成為必然趨勢，對此必須加大先進技術手段的應用力度。首先，房產檔案管理部門應積極開發和引入先進技術手段，借鑒國內外的成功經驗，探索全新的工作模式，并通過光盤存儲、全文掃描等方式開展管理工作。其次，應加快房產檔案數據庫的建設，建立信息化管理系統，加大電子檔案的應用力度，并制定統一標準，保證檔案信息資料的實時更新，完善房產檔案社會服務功能。

(三)增強風險抵抗能力

要想提高房產檔案管理水平，必須增強風險抵抗能力。第一，房產檔案管理部門在使用紙張檔案載體的同時，應充分利用圖片、視頻、音頻等各種新型檔案載體，并以電子形式進行歸檔和備份，避免因紙張保存時間較長或者自然災害，造成房產檔案缺漏、遺失。第二，應做好風險評估工作，深入分析房產檔案管理過程中可能出現的風險問題，結合以往工作經驗，制定有效預防措施和應急預案，降低風險發生的可能性，以此來增強房產檔案管理的抗風險能力。

四、結語

強化房產檔案管理，既是保護房屋產權人合法權益的必然要求，也是推動我國房地產市場規范、健康發展的有效舉措，同時也可以為政府部門管理及決策的制定提供可靠依據，具有多方面的重要意義。對此，必須充分認識到房產檔案管理的重要性，正視當前工作中所存在的問題，采取強化管理利用意識、運用先進技術手段、增強風險抵抗能力等針對性措施加以改善，進而才能實現房產檔案的科學、高效、規范管理。

［1］劉宏雨，虞新英.探析房地產檔案管理存在的問題及措施［J］.城市建筑，2013（8）:295～296.

［2］郭新華.芻議房地產檔案管理存在的問題及優化措施［J］.城市建筑，2016（21）:357.