談檔案管理數字化的意義

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一、優化了管理者知識結構和隊伍結構

信息技術高速發展，其在我國社會各領域運用也日漸廣泛。信息時代下，推進檔案管理領域同數字化發展是一項重要任務。縱觀傳統的檔案存儲和利用，可以發現一些影響檔案安全存儲和高校利用的因素。在信息時代下，合理地運用現代信息技術，促進檔案存儲方式的多樣化發展。目前，檔案歸檔材料已經逐步從傳統的單純以紙質材料為主，轉變為包括磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等在內的多種存儲方式。但是，隨著存儲方式的多樣化發展，檔案管理工作的重要性更為突出。在推動檔案管理數字化建設過程中，要求檔案管理工作人員應加強專業知識學習，注重專業知識與與管理知識的相互滲透與互為補充。在檔案數字化發展下，檔案管理工作人員既要熟練的掌握檔案方面的專業知識，也要熟悉電子計算機信息管理方面的技術技能。同時，應積極地加強檔案管理隊伍建設，多引入一些專業性的檔案管理工作人員，力求強化檔案管理工作隊伍中人才知識結構、能力結構的合理優化和搭配，促進檔案管理水平的提升。二是進一步加大在檔案管理人才培育方面的資金和資源投入，培育符合檔案數字化管理需求的現代化、高素質、高技術的檔案事業人才，滿足檔案管理數字化發展的人才需求。三是加強針對檔案管理工作人員的培訓活動。培訓中，應主要側重關于數字通訊技術、計算機管理技術以及電子檔案基礎知識等方面的培訓，優化檔案管理工作隊伍，改善檔案管理數字化人才匱乏現狀，提升檔案管理數字化水平。

二、促進現代管理技術應用，提高了工作效率

豐富的檔案信息資源是檔案行業的主要特征之一。通過豐富的信息資源，可以更為全面的對社會發展中各個時期的發展情況予以反映。豐富的檔案信息資源蘊含海量的知識內容，在實際的檔案整理工作中存在一定的復雜性且工作強度較大。在數字化環境下，合理利用現代網絡技術、信息技術和數字技術，將會達到事半功倍的效果。具體體現在三個方面：一是提升檔案分類的準確性，減少手工操作。傳統地檔案立卷主要是通過檔案整理人員依據個人理解對文件進行分類。但是，由于個人理解存在差異，造成對某一份檔案的歸檔和分類出現分類不同的現象，會對案卷整理質量有所影響，且不利于工作效率的提升。而計算機技術的運用，則可以借助計算機模擬人工立卷，，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印。這可以有效地減少人為因素的影響，提升工作效率。二是以往的檔案文書立卷方法依然出現遺漏或者需要完善時，需要對已立卷的檔案進行拆卷，且需要對卷內文件進行重新排序、編號和裝訂。而在運用現代信息技術后，則可以通過計算機方法快速插入和修改目錄；三是人工立卷歸檔時，需要對文件進行接邊切邊，在實際操作中十分容易損壞件全貌，甚者可能對文件中的一些領導簽字或者批示造成損壞。在數字化環境下，運用計算機立卷歸檔則不會出現這種情況，可以盡可能地確保文件的原貌，有效地節省工作人員的工作量，且有助于工效率的提升。此外，工作人員可以按時完成歸檔工作，可以更加集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作。

三、有效保護了原紙質檔案，改善了利用方式

現階段，我國現存著豐富的歷史檔案資料和古籍書刊等，涉及歷朝歷代的檔案、歷史地圖和珍貴歷史文獻，具備極高的史學價值。這些珍貴的檔案資料記載并反映著中華民族燦爛的歷史和文化。因此，必須高度重視對這些檔案的保存，確保得到有效地保存，并延長其保存期限。但是，紙質材料本身的不足無法得到這一目的。因此，必須充分利用數字技術，借助掃描技術對這些珍貴歷史文獻的數字化處理，以數字化的方式來保存這些檔案的副本，同時方便學者們進行交流和利用。同時，這種方法可以有效地延遲原件的保存時間，防止閱覽而造成的損壞，避免人為因素和環境因素的損壞，達到對檔案資料的有效保護的作用。

此外，利用現代數字化技術，遠程訪問成為了可能。而遠程共享訪問解決的一個重要問題，就是檔案的利用不再受“孤本”的限制，可要實現多人本地、異地共享查閱。同時，異地調閱利用也有效地節約了利用者的時間和利用效率。借助數字化的檔案信息管理和檔案利用平臺，利用者可以隨時隨地的利用各種設備進行訪問，即實現了利用方式的有效改善，也實現了對原始版檔案的有效保護。

四、結語

總之，伴隨現代信息技術的高速發展，實現檔案管理數字化已成為必然趨勢。檔案管理數字化的優勢逐步顯現出來。為此，我們立足檔案管理數字化建設的重要性爭取認識的基礎上，必須不斷地審時度勢，立足實際，不斷探尋新的理論和方法，解決遇到的各種新問題，不斷地推進檔案數字化建設的進程。

參考文獻：

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