中小型醫(yī)院后勤檔案管理中的問題與解決措施分析

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十堰市婦幼保健院

文字、圖表、簿冊(cè)、錄音、光盤、錄像等各門類載體中所記載的具有一定保存價(jià)值的醫(yī)院各項(xiàng)工作信息均為醫(yī)院檔案，其是使醫(yī)院在接受相關(guān)檢查、評(píng)估時(shí)能對(duì)其以往工作方法與工作思想予以重現(xiàn)的重要途徑，是醫(yī)院宣傳教育工作得以實(shí)施的前提，也是醫(yī)院各項(xiàng)科學(xué)研究工作得以開展的基礎(chǔ)。所以，科學(xué)、合理的對(duì)醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行管理、利用與開發(fā)具有相當(dāng)?shù)谋匾裕洳粌H可積極推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)，還能從客觀的角度對(duì)中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)與輝煌成就予以展現(xiàn)。現(xiàn)如今，許多中小型醫(yī)院較為傳統(tǒng)的后勤檔案管理模式已無法適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院的發(fā)展步伐。因此，需對(duì)醫(yī)院后勤檔案信息資源進(jìn)行充分挖掘利用，將醫(yī)院后勤檔案管理模式轉(zhuǎn)變過來，以有效推進(jìn)中小型醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。

一、中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作的具體意義

在醫(yī)院規(guī)劃與建設(shè)過程中充分發(fā)揮其憑證作用、在醫(yī)院日常管理過程中充分發(fā)揮其參考作用、為醫(yī)院未來發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障是中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作開展的主要意義。現(xiàn)如今，許多中小型醫(yī)院為對(duì)社會(huì)發(fā)展實(shí)際需求予以適應(yīng)均在持續(xù)擴(kuò)大自身規(guī)模，醫(yī)院的初始建設(shè)數(shù)據(jù)、資料與文件等檔案可為醫(yī)院擴(kuò)建工作提供真實(shí)、有效的歷史依據(jù)，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展十分重要。此外，醫(yī)院后勤檔案中還包括醫(yī)院后勤部門的物業(yè)管理、綠化保潔、維修管理、基本建設(shè)、生活保障等一系列工作狀態(tài)，可有效保障醫(yī)院的未來發(fā)展，且醫(yī)院后勤檔案內(nèi)容的真實(shí)性還可為醫(yī)院工作發(fā)展規(guī)律的總結(jié)與研究工作提供重要科學(xué)依據(jù)[1]。

二、當(dāng)前中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作中存在的不足

(一)未能予以后勤檔案管理工作足夠的重視

現(xiàn)如今，許多中小型醫(yī)院管理層未能予以后勤檔案管理工作足夠的重視，“重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案”現(xiàn)象嚴(yán)重，難以激發(fā)起醫(yī)院后勤檔案管理工作人員的工作主動(dòng)性與工作熱情，令醫(yī)院后勤檔案管理工作不能發(fā)揮出其應(yīng)有作用[2]。

(二)醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)與歸檔管理范圍不夠健全與規(guī)范

目前，大部分中小型醫(yī)院甚至還未對(duì)專門檔案管理部門予以明確設(shè)立，僅由行政科室人員或辦公室人員兼任醫(yī)院后勤檔案管理工作，使得醫(yī)院當(dāng)中的各類檔案得不到統(tǒng)一的集中管理，降低了醫(yī)院檔案的完整率與歸檔率，阻礙了醫(yī)院后勤檔案質(zhì)量的提升。

(三)醫(yī)院專業(yè)檔案管理人才缺失，相關(guān)人員綜合業(yè)務(wù)水平不高

許多中小型醫(yī)院的后勤檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平與政治素質(zhì)較低，缺乏應(yīng)有的理論水平與管理能力，不能對(duì)醫(yī)院當(dāng)中需要?dú)w檔的文件予以完整、及時(shí)、全面的收集，對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重制約。

三、可對(duì)中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作水平予以有效提升的幾點(diǎn)建議

(一)提升檔案意識(shí)、弘揚(yáng)檔案精神、宣傳檔案工作重要性

需在醫(yī)院后勤檔案管理工作開展過程中對(duì)其重要性予以大力宣傳，以使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、干部、職工的檔案意識(shí)得到有效提升，醫(yī)院檔案管理工作重要性宣傳工作可通過如醫(yī)院電子屏幕、醫(yī)院報(bào)刊、醫(yī)院宣傳欄、定期舉辦檔案工作專題會(huì)議、定期開展檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)等途徑實(shí)施開展，對(duì)與檔案工作有關(guān)的法律、法規(guī)、政策、方針進(jìn)行大力宣傳，弘揚(yáng)檔案精神。使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作專題會(huì)議中明確了解當(dāng)前中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作中存在的問題與困難，提升其對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作的重視程度。令醫(yī)院后勤檔案管理人員在檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)過程中強(qiáng)化自身檔案管理能力，以提升中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作的整體水平[3]。

(二)使醫(yī)院后勤檔案管理制度更為完善，對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)予以提升

建立健全醫(yī)院后勤檔案管理制度是提升中小型醫(yī)院后勤檔案管理水平的有效途徑，醫(yī)院后勤檔案管理人員可在此類制度的管理與約束下轉(zhuǎn)變自身工作作風(fēng)，有效提升其工作質(zhì)量。醫(yī)院可利用相應(yīng)的考核制度對(duì)后勤檔案管理人員工作質(zhì)量進(jìn)行考核與評(píng)估，并以獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)對(duì)其實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰。中小型醫(yī)院需將后勤檔案管理人員培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃當(dāng)中，為其提供專業(yè)培訓(xùn)與進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，致力于其綜合素質(zhì)的提升。

(三)制定并實(shí)施醫(yī)院后勤檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使醫(yī)院后勤檔案管理步入全新的工作局面

中小型醫(yī)院需將一系列科學(xué)性與規(guī)范性兼具的醫(yī)院后勤檔案管理工作體系制定出來，令醫(yī)院后勤檔案工作從收集、分類、整理、立卷直至歸檔的一系列工作流程更為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與科學(xué)，對(duì)電子公文檔案與磁性載體檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，確保對(duì)紙質(zhì)檔案、影像檔案、電子檔案與磁性載體檔案的管理均合乎醫(yī)院后勤檔案管理工作體制的要求與標(biāo)準(zhǔn)，令醫(yī)院后勤檔案能將醫(yī)院發(fā)展面貌更加形象、生動(dòng)、直觀的展現(xiàn)出來，為醫(yī)院日后對(duì)后勤檔案的開發(fā)利用提供便利。

(四)使醫(yī)院后勤檔案管理工作方法更具科學(xué)性，令醫(yī)院后勤檔案管理步入信息化

先進(jìn)管理設(shè)備的配備是中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作步入信息化的基礎(chǔ)，醫(yī)院檔案室需對(duì)檔案庫(kù)房予以合理規(guī)劃，并為其配備計(jì)算機(jī)、空調(diào)、除濕、除塵、烘干、溫濕度計(jì)與滅火器等等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房溫濕度予以科學(xué)控制，避免發(fā)生火災(zāi)、蟲害等不良災(zāi)害。與此同時(shí)，醫(yī)院需將局域網(wǎng)絡(luò)與先進(jìn)的檔案管理軟件充分利用起來，展開醫(yī)院后勤檔案管理部門與醫(yī)院其他各部門間的檔案信息資料管理工作，致力于將服務(wù)作為醫(yī)院后勤檔案信息化管理體系的主旨，使醫(yī)院后勤檔案信息資料服務(wù)于醫(yī)院當(dāng)中的各個(gè)部門[4]。另外，醫(yī)院還需樹立起牢固的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，對(duì)檔案資料保密制度予以嚴(yán)格執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的完整性與安全性。

(五)對(duì)醫(yī)院后勤檔案予以積極開發(fā)與利用

中小型醫(yī)院后勤檔案管理人員需以醫(yī)院的實(shí)際工作目標(biāo)與工作安排為依據(jù)對(duì)醫(yī)院后勤檔案予以充分利用，為醫(yī)院各科室積極提供具有一定參考價(jià)值的檔案資料，將全方位、多層面的信息資源提供給醫(yī)院臨床、教學(xué)、醫(yī)療與科研工作，明確醫(yī)院各部門在檔案信息資源方面的利用需求，有效支持中小型醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)。

四、結(jié)語

在當(dāng)前信息化高速發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)日益激烈條件下，中小型醫(yī)院若想自身后勤管理工作效率得到有效提升就必須對(duì)后勤檔案管理工作水平予以強(qiáng)化，明確醫(yī)院后勤檔案管理工作的開展任重而道遠(yuǎn)，對(duì)自身后勤檔案管理制度進(jìn)行完善，并在此同時(shí)推進(jìn)后勤檔案管理的信息化建設(shè)，以為醫(yī)院決策者與管理人員提供有效的備查依據(jù)，令中小型醫(yī)院后勤管理服務(wù)質(zhì)量與醫(yī)院整體水平得到有效提升，使之實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李靜,王艷君,趙振國(guó).淺談中小型醫(yī)院后勤檔案管理中的問題與解決[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,18(17):142～144,146.

[4]毛向陽(yáng),張為,陳亮.醫(yī)院后勤檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2015,24(3):135～136,138.