探析信息化背景下民政檔案管理創新發展

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民政檔案管理工作與人民群眾的關系非常密切，民政檔案管理工作在民政部門工作中占有重要的位置，是民政部門管理工作中的重點。隨著科技的不斷發展，民政檔案管理工作也應融入信息化元素，借助高科技管理技術，提高民政檔案管理的效率。因此，分析信息化對民政檔案管理工作的作用，探討民政檔案管理在信息化大背景下如何創新發展具有重要的意義。

一、信息化對民政檔案管理工作的作用

(一)提高了檔案管理工作效率

民政工作主要面對的對象是人民群眾，民政工作的效率與質量直接關系著人民群眾的生活和社會的安定和諧。隨著社會發展的速度不斷加快，民政檔案管理工作也顯得愈加重要，但同時，其工作量也加大了，更多的資料需要整理歸類，如低保五保檔案、婚姻狀況等。我國民政檔案管理工作在不斷發展和進步，同時也在不斷改進，隨著我國制度的深化改革，民政檔案工作的范圍也不斷擴大，其領域更廣，職責更多。將信息化技術應用于民政檔案管理工作中，能夠加速分揀檔案文件、將其迅速進行歸類，從而提高了民政檔案管理工作的效率。其一，信息化技術使檔案本身的形式發生了轉變，由原來的紙質版，轉化為電子版。其二，在管理方式上發生了轉變，原來管理檔案的方式以人工分類、存儲為主，而信息技術的應用，使檔案的存儲形式轉變為虛擬的電子形式存檔。其三，檔案資源的檢索由原來的紙質資源搜索轉化為數字化檢索，在很短時間內即可完成檢索工作，大大提高了工作效率。

(二)優化了民政檔案服務質量

民政檔案管理工作的實質是為廣大人民群眾提供更優質的服務。以往的檔案管理工作過程很繁瑣，從收集資料、整理資料到最后形成一份完整的檔案，整個過程需要很長時間，而信息化管理技術的應用，縮短了檔案歸檔的周期，在很短時間內就可以形成一份完整的檔案可供使用，優化了為人民群眾服務的質量。

(三)更加方便了檔案的使用

傳統的民政檔案在使用時很不方便，如今，在信息技術的管理下，使用者只要有個人賬號和密碼就能隨時進行檔案的查閱，更加方便了用戶的使用。另外，對于民政檔案中的重要文件，可通過信息管理技術進行加密，其他人無法隨意復制。同時可通過安全軟件，對檔案文件進行安全檢測，避免黑客入侵。

二、信息化背景下民政檔案管理創新發展措施

(一)重視檔案數據信息化建設

在信息化迅速發展的今天，要提高民政檔案管理效率，促進民政檔案管理的發展，一方面要提高信息化檔案管理意識，另一方面要重視檔案數據信息化的建設。有關民政檔案管理人員要加強重視信息化管理，提高信息化管理意識，了解和掌握信息化管理民政檔案的重要性，加大信息化管理建設的投入，使信息化管理系統更完善，從而提高信息化檔案管理工作的效率和質量。在信息化大背景下，要求民政檔案信息系統更具安全性和可靠性，為此，民政部門要加強重視檔案數據化系統的建設。第一，要使用具有安全性和穩定性比較高的檔案數據管理系統，同時要定期完善和優化數據管理系統的安全性能。第二，設置防火墻，阻止來源不明的數據，避免黑客、木馬等病毒入侵。第三，對于檔案信息化管理的計算機，禁止接收不明信息，禁止使用QQ、MSN等進行閑聊。第四，禁止使用除了特定的U盤、光盤以外的存儲設備。第五，對數據庫要定期進行維護和更新，并派專業人員進行管理，建立并完善與之相關的數據保密和備份制度。

(二)培養專業信息化管理人才

信息化檔案管理工作過程中，其管理質量與管理效率和管理人員的專業水平有著直接的關系，因此，在完善的信息化系統基礎上，還要加強對管理人員進行專業的信息化管理培訓。由于傳統檔案管理模式的影響，很多民政部門的檔案管理人員對紙質檔案管理工作非常熟練，但對于信息化管理技術還缺乏一定的專業知識和管理技巧，因此，對信息化檔案管理的進程產生了一定的影響。對此，民政部門要采取有效措施，對現有的檔案管理人員要加強信息化技術方面的專業培訓，以提高管理人員信息化管理專業技能，與現代化民政檔案管理的發展要求相適應。

(三)充分利用云服務平臺

隨著信息化時代的到來以及信息化進程的加快，很多大型數據庫在建設方面開始應用了云服務平臺，數字化、云服務將成為未來發展的一種趨勢。對于民政檔案而言，其數據量很大，覆蓋范圍也廣，在這種情況下，實現全國聯網，對云服務器進行大力推廣其可能性非常大。比如，在民政檔案管理信息中的婚姻登記信息，通過現有的服務器已經無法進行及時、準確的查詢，其根本原因在于現有服務器其速度不夠快、平臺容量不夠大，已經無法滿足數據利用的標準。因此，要加強云服務在民政檔案信息化管理過程中的應用與推廣，使云服務器發揮其優勢，對數據進行分布、操作、和聚合，構建開放式的檔案利用格局，使民政檔案在使用效率上得以提高。

三、結語

在信息化背景下，民政檔案管理工作也應與時俱進，及時轉變觀念，創新管理方法和管理模式，將信息化管理技術充分利用，以便應對信息化時代信息技術對傳統民政檔案管理模式的沖擊。民政管理部門應加強提高信息化技術管理意識，不斷優化信息管理平臺，使其更加安全可靠，加強推廣應用云服務，促進民政檔案管理數據化的實現。