淺議地方高校二級學(xué)院科研檔案管理工作

■段 紅 湯 艷／懷化學(xué)院

近年來，隨著高校本科科研評估工作的不斷加強，使得地方高校對科研的重視程度快速提高。然而，隨著科學(xué)研究能力的不斷提高、服務(wù)地方工作的不斷加強，漸漸暴露出地方高校二級學(xué)院科研檔案管理工作的不足，現(xiàn)有的科研檔案管理模式已經(jīng)不能滿足迅猛發(fā)展的現(xiàn)狀。因此，建立適應(yīng)地方高?？蒲袡n案管理新模式具有深遠的意義。

一、地方高校二級學(xué)院科研檔案管理存在的突出問題

（一）思想重視不夠，科研材料歸檔不齊

在地方高?？蒲袡n案管理中，思想重視不夠，科研材料歸檔不齊全，這是一個比較突出的問題。各二級學(xué)院的管理者檔案意識比較薄弱，他們把精力、重心放在教學(xué)上，以及科研項目的動員布置、實踐活動上，只是把檔案管理當(dāng)成可有可無的輔助性工作，更別提科研檔案管理工作了。他們注重科研論文、科研成果的發(fā)表、立項以及獲獎，對檔案管理的法律法規(guī)、歸檔范圍、歸檔程序、步驟一知半解，多數(shù)科研檔案沒有經(jīng)過規(guī)范化的整理，組卷混亂、分類不清、卷內(nèi)文件不齊全。導(dǎo)致科研檔案的收集、整理、歸檔工作處于分散凌亂的狀態(tài)，缺乏系統(tǒng)性和完整性。

（二）檔案管理體制不健全，科研檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

幾乎所有的地方高校都有獨立的檔案館，館舍但各二級學(xué)院沒有配備專職的檔案管理人員。檔案管理工作均由兼職人員完成，專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，百分之九十八以上的兼職人員沒有受到過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，憑借自身的智慧、能力，摸著石頭過河，工作效率不高，更沒有把全身心的精力投入到科研檔案的管理上來，對科研檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等知之甚少，勢必對科研檔案工作造成影響。

（三）條件簡陋，硬件設(shè)備嚴重不足

地方高校二級學(xué)院大多沒有專門的檔案室，缺乏必要的設(shè)備，條件極其簡陋。如：電腦配置低、沒有配備復(fù)印機、縮微設(shè)備、掃描儀、防盜報警監(jiān)控系統(tǒng)，除濕機、消毒滅菌機、更有甚者，沒有足量的檔案柜等。還停留在傳統(tǒng)的檔案保管模式，紙質(zhì)檔案多，電子檔案少，大大地降低了科研檔案利用價值，導(dǎo)致使用率低下。

二、加強地方高校二級學(xué)院科研檔案管理工作的主要措施

（一）提高對科研檔案管理的認識，規(guī)范管理

科研檔案管理是是一項非常有意義的工作，經(jīng)過檔案管理人員科學(xué)地組織，精心地維護，保存了科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，并充分發(fā)揮出獨有地功能和作用，服務(wù)于當(dāng)今社會。二級學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，熟知法律法規(guī)。

各二級學(xué)院要明確和落實科研檔案管理的職責(zé)，完善考核制度，獎懲分明，通過嚴格的獎懲辦法激勵工作人員嚴以律己，努力工作，以調(diào)動檔案人員的積極性，全身心地投入到科研檔案管理，進一步提高檔案工作水平?？蓪⒖蒲袡n案管理工作與責(zé)任人的年度考核、職稱評定、獎金掛鉤，使科研檔案管理目標明確、責(zé)任清晰、內(nèi)容具體，做到管理有依據(jù)、控制有力度，徹底消除檔案管理工作可有可無，形同虛設(shè)的局面，積極有效地推動科研檔案管理的良性發(fā)展。

（二）加大投入力度，改善硬件設(shè)施

當(dāng)前，我國的大多數(shù)高校的硬件條件非常好，但是有部分高校在經(jīng)費的開支上還是存在一定的困難。各二級別學(xué)院應(yīng)真正把科研檔案管理工作列入本部門的發(fā)展規(guī)劃中，建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案管理機構(gòu)，落實檔案庫房、以及管理所需的設(shè)備及經(jīng)費。在現(xiàn)有的條件下，制定出一個切實可行的計劃，分批分期逐步進行完善、更新，二級學(xué)院檔案館的硬件設(shè)施會很快得到改善的。

（三）提升二級學(xué)院科研檔案管理人員綜合素質(zhì)

一個優(yōu)秀的科研檔案管理員必須是業(yè)務(wù)過硬， 他的綜合素質(zhì)的高低反映出地方高校的整體管理水平，而二級學(xué)院是基礎(chǔ)，是根本。所以，要不斷強化二級學(xué)院科研檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，使之能力與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展相匹配。二級學(xué)院科研檔案管理人員應(yīng)熟知本單位科研檔案管理的工作流程，及時規(guī)范、督促科研檔案的收集、整理、歸檔、并及時做好檔案的編研、檢索、移交工作。二級學(xué)院科研檔案管理員在學(xué)校與院部之間起到承上啟下的作用，必須除了要有扎實的專業(yè)知識，熟練掌握科研檔案管理中的技能和技巧，還要有做好檔案部門和項目負責(zé)人之間的協(xié)調(diào)服務(wù)的能力，以確保科研檔案的真實、完整、規(guī)范。

（四）加強信息資源全面整合，實現(xiàn)信息資源共享

科研檔案作為地方高校的重要資源，是為教學(xué)、科研和地方經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)的，只有在廣泛利用的過程中才能充分體現(xiàn)其作用和價值。在信息化背景下，科研檔案的載體、類型呈多樣化迅速增加。科研檔案管理人員要主動增強服務(wù)意識，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息管理優(yōu)勢，有針對性的，多渠道、多層次的開展科研檔案的深加工，編研，提供相關(guān)科研檔案數(shù)據(jù)庫查詢，實現(xiàn)校、地科研檔案資源共享。使之成為高質(zhì)量的科研成果，更好的發(fā)揮科研檔案的作用，服務(wù)教學(xué)、服務(wù)地方經(jīng)濟。