高校數字化檔案與紙質檔案管理對策研究

■連美琴／河套學院

高校檔案記錄了高校的各種信息資源，是高校重要的資產，對檔案管理的優劣程度影響高校之后的發展，新技術的發明，新管理理念的誕生，新思維的發現都是檔案管理創新的源泉動力，也是檔案管理必須改革去適應的原因。為了充分發揮檔案管理的作用，可以讓高校高速發展，高效運作，我們必須順應時代潮流，引入數字化檔案管理，讓學校的管理更加規范。下面就主要從數字化與紙質檔案的優劣對比、促進數字化檔案與紙質檔案共同發展的措施。

一、數字化與紙質檔案的優劣對比

（一）數字化檔案的優劣

對于數字化檔案來說，是順應時代潮流的檔案管理措施，隨著時代的不斷變化發展，高校大部分檔案管理趨于自動化，大大節省了辦事效率，減小了整理難度，為學校的決策者提供了科學的管理與服務，數字化檔案也有利于資源的共享，方便師生快速查閱，為之后的學校建設、師資力量建設提供相應的依據，總體來說數字化檔案是未來發展的主要趨勢。

當然，數字化檔案也有很多不足之處，數字化檔案管理前期投入巨大，成本費用較高，錄入時間十分緩慢，許多高校離真正意義上的數字化檔案還有很遠的距離，再就是檔案管理人員操作技能不是很強，需要較專業的檔案管理知識，這也是阻礙數字化檔案管理的表現。

（二）紙質檔案管理的優缺點

紙質檔案管理就是傳統意義上的檔案管理，主要使用紙張記錄，紙張記錄比較仔細，可以保留很長時間，紙質檔案一旦形成就不易丟失，上面記載的信息具有可持久性，不容易被人更改，這也是紙質檔案管理的最大優點。

紙質檔案的缺點隨著時代的變化發展逐漸顯現，比如，紙質檔案管理難度過大，紙質檔案一旦查找起來是很繁瑣的，查找效率低下，還容易受到環境的影響，紙質檔案還極容易丟失，一些記載會隨著時間的變化而消失不見，所以，數字化檔案替代紙質檔案是一種必然趨勢。

二、促進數字化檔案與紙質檔案共同發展的措施

（一）完善數字化檔案信息系統

在現代科學技術的飛速發展背景下，計算機技術得到了廣泛的應用，檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。各高校要求信息要準確快速的傳遞，可以及時抓住機遇，所以信息化電子化管理的改革刻不容緩。檔案資料的數據修改復制、圖文轉換等都可以應用信息化設備快速完成，通過打印技術也可以實現電子和紙質的同時留存，不同級別的管理人員之間可以通過信息設備快速地共享信息，改進決策。同時還要加強防火墻設置，防止網絡病毒對學校檔案管理的入侵，要及時進行加密，設置專業管理人員，完善數字化檔案管理所帶來的不足，提高信息查閱的效率，促進學校數字化檔案管理建設。

（二）重視紙質檔案的保護

紙質檔案雖然有很多的弊端，在現代社會還是需要紙質檔案的穩定性與不可復制性，紙質檔案在未來的發展中，依然需要按照紙質檔案制度進行整理，所以之后的工作就要對紙質檔案進行一定程度的保護，采取科學的方法對紙質檔案進行保護，延長紙質檔案的壽命，但同時要進行電子檔案的備份，平時檔案查閱主要是以數字化檔案查閱為主，實在需要確認就去查閱紙質檔案，這樣可以減少對紙質檔案的傷害。

（三）制定完善的檔案管理制度

制定的制度必須要具有良好的可操作性，方便實用、簡單易行才可以更好的發揮規章制度的指導和規范作用。再次是堅持制度約束的地位平等性。制定的規章制度要求既要約束職工也要約束領導，職工和領導為制度的主要執行者和主要制定者，堅持制度約東的地位平等性，是制度順利執行的重要保障。最后是獎懲分明。高校在規章制度中既是管理者又是執行者，所以在規章制度的執行過程中，要保證制度執行的嚴肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。要形成專門統一的管理制度，完善日常的信息數據維護，檔案工作人員管理要團結一致，避免消極怠工，這就需要學校選拔高素質人才，先要進行嚴格培訓之后才能上崗，保證新形勢下數字化檔案與紙質檔案管理的科學性與有效性。

三、結語

高校的檔案管理工作作為高校管理的一個重要組成部分，它能否有效開展關系到高校能否長久穩定的發展，所以對檔案管理工作有效的改革創新勢在必行，檔案管理的發展必須是順應新形勢下的社會發展需求的，要利用新技術，新思想，新理念，不斷加強辦公室檔案的合理創新，推動辦公室檔案管理工作的發展，從而保證高校的可持續發展，檔案管理只有順應時代變化與發展才能夠長久。