機關離退休人員檔案利用淺見

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宜昌市人民政府辦公室

一、建立健全完善的檔案管理各項規章制度

機關離退休人員的檔案管理工作一方面需要做好保護與管理工作，另一方面更要提高信息服務質量，可以讓利用者享受好好的服務。檔案管理人員應該充分的認識到檔案管理工作的重要性，深知這是一份服務類型的工作，主動的為機關離退休人員提供服務，緊緊圍繞服務民生、服務經濟、服務社會這一宗旨，創新服務的方式，優化服務的手段，為機關離退休人員提供更優質的服務，把檔案管理工作應有的服務最大限度的表現出來，為調整待遇、查詢信息、社會化發放、社會化管理服務提供方便，建立離退休人員平臺，想方設法的為離退休人員進行優質服務。

管理體制的構建無疑對離退休人員檔案管理有著重大的意義，一個科學合理的檔案管理系統是開展管理工作的基礎，機關單位中應當對于機關離退休人員的檔案管理工作給予高度的重視，對于檔案管理工作應該成立專門的領導工作小組，專門負責管理機關離退休人員的檔案，對于檔案管理工作進行統籌規劃，對于離退休人員的檔案管理中出現的各種問題以及困難要及時進行解決和處理，確保檔案管理工作中責任清晰、任務明確。在檔案管理工作中，要嚴格按照國家檔案局制定的相關的檔案管理標準，并且結合機關單位自己的實際情況從而制定出適合機關單位內部離退休人員檔案管理的規章制度，進一步規范檔案管理工作，使得檔案管理工作有條不紊地進行。

在《檔案接收管理制度》中規定，對于檔案的接收、保存以及銷毀等處理必須要有齊全的手續，并且每一年的年終都要對離退休人員的檔案庫存進行一次全面細致的清點以及校對，確保沒有遺失或者混淆的檔案；對于使用完之后的檔案要及時地放回檔案庫中，并在放回之前進行檢查校對；檔案管理工作人員不得擅自對離退休人員的檔案內容進行修改、涂抹或者偽造，更不容許將檔案進行銷毀或者用作他途。對于機關離退休人員的檔案要加強管理和保護，根據機關單位的實際情況制定合理的并且行之有效的檔案保護制度，為了離退休人員的檔案的安全，應該建立專門的檔案存放庫房，做到防火、防盜、防塵、防蛀、防潮以及防高溫，以免檔案因為保存時間過長而受到損傷。并且要庫房中保存的檔案進行定期的全面的檢查，并將檢查的結果做好記錄，在檢查過程中如果發現檔案出現問題應該及時通過相應的有效措施進行處理，避免檔案受到更大的損傷。

二、建立現代化的檔案目錄自己檔案檢索

伴隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作迎來了新的發展契機，在檔案管理工作當中成功的引入現代化的手段，是讓其快速發展，滿足人們日益提高的需求的重要途徑，現代化的機關單位需要在離退休人員檔案管理過程中積極的引入先進的現代化管理手段，逐步增強機關離退休人員檔案管理的信息化水平，逐步完成現代化的轉變。詳細來說，目前的機關離退休人員檔案管理工作不應該繼續沿用古老的手工控制管理模式，應該把計算機技術成功的引入進來，建立計算機管理體制，通過應用計算機技術打造一個嚴格的、標準的、規范的離退休人員檔案數據庫，通過圖形、文字等形式來把機關單位離退休人員的有關資料數據進行有效的管理、通過計算機來完成存儲功能，如此一來能夠建立一個高效的檔案目錄控制模式，能夠更好的把離退休人員的檔案加以利用。依托于完整的計算機控制體系，然后能夠根據檔案的不同類型及內容建立系統的電子檔案目錄，如此一來更方便于機關離退休人員檔案管理工作的進行，并且有條不紊，完全符合相關的規范要求，實現協調統一的管理思想。

三、轉變傳統的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施

根據目前的發展形勢來看，離退休人員檔案管理工作越來越重要，機關單位應該一改原本忽視它的態度，深刻的體會到其具有的深遠意義，重視離退休人員檔案管理工作的開展，加大這方面內容的宣傳工作。機關單位的領導需要結合自身單位的發展情況與離退休人員的管理情況來形成一個健全、高效的離退休人員管理體制，并且需要在硬件上做出突破，研究新的檔案管理設備，或者成功引進新的技術，以此增強機關離退休人員檔案管理的全面效果，在針對機關離退休人員進行管理的時候，應該使用歸類管理的中心思想，針對不同類型的檔案應用不同的管理方針，提供給機關離退休人員更好的服務。對于社會化管理而言，機關離退休人員檔案管理工作是一項基礎性工作，利于保障退休人員的晚年生活。

四、結語

機關離退休人員的檔案管理工作是一項系統性非常強并且非常復雜的工作，機關單位進行機關離退休人員的檔案管理工作主要是為離退休人員服務。隨著國家對于機關離退休人員越來越重視，機關單位應該加強對于離退休人員的檔案管理工作的重視程度，切實保護好離退休人員的檔案，從而更好地為離退休人員提供服務。