高校評估中教學檔案管理的重要性探析

劉謹

摘 要 教學檔案是高校教學評估的基礎，因此加強教學檔案管理是提高評估效果的必然選擇。基于此，本文從高校評估入手，結合評估與檔案的關系，探索檔案在評估中如何發揮不可替代的作用；同時根據目前高校教學評估中檔案管理方面的問題，結合實際對傳統檔案工作從觀念和管理方式方法進行創新，進而滿足高校評估的需要，促進高校教育教學工作的有效開展。

關鍵詞 高校評估 教學檔案管理 重要性 對策

1 高校評估中教學檔案管理的重要性

高校評估是推動高校建設發展的重要手段。教育部確定的高校教學評估的方針中指出評估的目的與過程應“以評促建，以評促改，以評促管，評管結合，重在建設”。而在具體工作中，高校評估的范圍有辦學理念、師資力量、教學效果、辦學特色、教學改革、教學管理等。這些評估內容最主要的體現方式就是檔案資料，因此，相關部門根據檔案資料為基礎，對高校的教育教學各環節進行綜合評價則成為當前教學發展的必然要求。

在分析檔案管理在教學評估中的重要性的時候，我們應該從二者相互依存、相互促進的關系入手，這樣才能全面展現綜合評估的目的，以及檔案管理的作用。首先從高校評估的目的來看，教育是推動社會發展的主要動力，高校是社會人才的培養基地，因此，教育部應該定期組織專業團隊對高校的辦學效果進行檢驗，以明確其對教育方針的貫徹落實情況，并督促學校針對評估中的問題做出及時的調整與改進，從而真正發揮其服務社會的作用。其次，教學評估能夠有效地推動學校館藏資源的豐富與完善，高校為了迎接專家組的評估，為了全面展現學校的教育特色和辦學成果，會將原本學缺乏一定科學管理體系的資料進行進一步整理，如原本散落在各學院、各部門的資料進行回收，并進行分類整理，將學校珍貴的館藏資源進行匯編歸檔，而這一檔案管理熱潮能夠強化各部門的檔案管理意識，從加強對館藏資源的保護，提高其應用價值。第三，推動了檔案管理的良性循環，在傳統教學實踐中，學校的檔案管理工作主要是為了應對上級檢查，其在日常管理中缺乏一定的科學流程，因此，在管理中甚至會存在資料造假、檔案缺失等問題，而為了迎接教學評估，學校的檔案部門會在外力下形成管理的積極性，尤其是在信息化檔案管理的背景下，構建新的檔案管理體系，優化管理流程，進而提高檔案質量，為評估提供充分可靠的依據。第四，從檔案性質來看，其在評估工作中發揮著基礎性作用。檔案是關于學校發展歷程的全面資料，它不僅記錄著學校教育教學工作的點滴，更是學校實現教學反思與改進的基本依據，因此，在教學評估中，專家組可以根據相關的檔案資料進行檢查、評價，如為評價高校的師資力量，專家組可以根據學校的高層次專家人數、專職教師和研究人員數量，具有博士學位的教師和研究人員比例、教師與學生數量比、學科交流和對外合作情況等信息確定教師的教學力量和科研力量，而這些教師的檔案以及科研工作成果都必須通過檔案加以呈現。第五，檔案資料為高校的自評提供了依據，專家組需要通過查、看、聽等工作實現高校的整體評估，而在工作中，對學校自我評估報告的監督與檢查則是重點，專家組可以根據相應的反饋報告對自評報告給出意見，進而給出更加公正、客觀的評價結果。最后，檔案能夠在評估中發揮宣傳的作用。檔案資料就是學校發展歷史、教學實力的具體體現，在評估中，學校可以將自己最具特色、最具優勢的專業學科展現出來，并獲得權威的評價結果，這不僅有利于學校獲得更加廣泛的社會肯定，還能夠提高其知名度，進而為辦學發展獲取更多的社會資源。

2 高校評估中教學檔案管理方面存在的問題

從上文的分析中我們可以明確檔案是反映高校教學管理水平和教學質量的重要標志之一，也是支持教學評價的基本憑證，因此，加強檔案管理，則成為了高校教育教學發展工作中的重點。但是從目前高校的檔案管理情況來看，許多學校的教學檔案質量有待提高，尤其是在檔案管理信息化日趨明顯的背景下，學校教學檔案管理中的問題更加凸顯。

2.1 教學檔案管理不規范的問題比較突出

高校教學檔案不僅涉及到每一個專業學院的教學工作內容，還涉及到相關的教學工作人員，因此一旦缺乏制度規范，必然會影響資料收集效果。目前高校檔案管理不規范的問題主要體現在以下幾個方面：其一，一些項目虎頭蛇尾，缺乏有效的書面記錄，如專業院系每年都會召開工作學習計劃，但是這些計劃滲透在后續的工作環節中，缺乏相應的記錄，使得許多工作只有開始，而沒有過程和結果的記錄；其二，由于管理者的忽視，許多教學檔案只是存在簡單的存檔資料，而沒有系統地整理歸檔，這些資料在評價中只能作為基本的信息，而難以形成系統的、有價值的參考資料；其三，資料整理的模式化嚴重，不同專業院系、不同的教職人員、不同的工作項目幾乎都采用相同的檔案記錄模式，難以體現學校的辦學特色；其四，數量充足，質量無法保證，現代教學活動日益頻繁，工作記錄內容也十分龐雜，但是有評估價值的信息也十分有限。

2.2 教學檔案的開發利用效率有待提高

高校的教學檔案不僅是對學校教育教學情況的真實記錄，還是教學發展的反饋信息，因此，除了在評估中為專家組提供有效的信息，還能夠為學校的自我反思提供信息支持。但是一些高校的目前的教學檔案管理中，將工作的重點都放在了資料的收集、歸檔、整理上，大量有價值的數據信息被束之高閣，而難以發揮其實用價值，從而影響了檔案的質量，影響了教學評估結果。

2.3 教學檔案管理人員的專業素養不足

在高校的教學管理中，一直將專業的教學工作作為核心工作，而檔案管理只是細枝末節，這樣的工作理念使得其在教學檔案管理中的投入必然不足，而檔案管理者也難以從中獲得體現個人價值的機會，導致其工作熱情不足。目前在高校教學檔案管理中，管理人員素質的問題一方面體現在專業性不強，缺乏科學系統的管理理論指導，只能完成信息收集功能，難以體現使用價值；另一方面缺乏責任感，在工作中敷衍，資料收集整理不及時，歸檔混亂等問題嚴重影響了資料的完整性和實用性。

3 提高高校評估中教學檔案管理效果的對策

3.1 加強教育宣傳，提高學校教學檔案管理意識

教學檔案管理工作時間跨度大、涉及的院系人員眾多、信息收集內容復雜，單純依靠檔案管理部門是很難完成工作的，因此，開展全校動員，提高檔案管理意識，積極參與管理則成為保證檔案質量的關鍵。在教學檔案管理中，學校一方面要扭轉片面重視專業教學，忽視檔案管理的現狀，在工作計劃中強調檔案管理的重要性，以實現對教學工作過程、效果的全方面跟蹤與記錄；另一方面還應該通過多途徑實現對檔案管理工作的宣傳，加強對檔案管理工作的專業指導，以保證檔案資料的綜合性與實用性。

3.2 健全教學檔案歸檔制度，實現檔案管理的制度化

歸檔是教學檔案管理的第一步，因此，將龐雜的信息資料進行有效歸檔是實現信息篩選，提高其應用價值的關鍵。在完善歸檔制度的過程中，首先要重視人員管理，利用責任制，將歸檔工作落實到個人，以保證檔案的有效收集，以奠定歸檔的基礎；其次，建立完善的歸檔制度，高校應該根據自身辦學特色，將檔案進行分類整理，不僅要保證檔案的完整，更要保證后期檢索的便利；最后，重視日常資料管理，無論是教研室、專業院系還是普通教師，在工作中，都應該將已形成的文件資料進行整理，并交給檔案管理部門歸檔，從而保證信息收集的及時性和完整性。

3.3 注重專業人才培養，提高教學檔案管理素質

工作人員的綜合素質直接決定著教學檔案管理工作的質量，因此，在實踐中，高校應該根據檔案管理的重要性出發，加強對工作人員的培養。在實踐中工作人員的素質培養主要體現在兩個方面：其一，注重其專業素質的培養，在傳統檔案管理中，工作人員多數都不具備專業素養，而根據經驗而形成的檔案管理工作很難適應信息化的發展要求，以及高校教學評估的需要，因此，學校應該加強對人員專業技能的培訓，在職業培養中，增加檔案管理內容，尤其是信息時代的檔案管理內容，以推動檔案的信息化進程；另一方面還應該注重對其責任心的培養，枯燥單調的檔案管理工作，微薄的工資讓許多工作人員失去工作的動力，難以將檔案工作的重要性與當前的工作現狀相對應，因此，學校不僅要利用職業道德培養，提高其責任感，還應該調整薪酬機制，調動其工作熱情。

3.4 注重管理投入，推進檔案管理信息化進程

信息化是當前高校教學檔案管理工作的主要趨勢。在傳統工作環境下，紙質檔案是管理的主要類型。這種檔案類型不僅規模龐大，存儲困難，也很容易出現人工失誤，造成檔案失真，而在信息技術的支持下，多數高校已經建立了相對完善的信息平臺，以實現數字化的檔案管理。從教學評估的角度講，高校教學檔案的信息化管理能夠確保工作的準確與效率。高校在目前的檔案管理中應該主動適應這一發展趨勢，一方面積極增加信息化平臺建設的物質投入，更新設備，優化工作環境；另一方面還應該重視對檔案資料安全性的管理，利用分層管理、設置權限、信息檢查等方式確保學校教學檔案的安全完整，進而提高其使用效率。

4 結束語

總之，高校評估是國家行政部門對高校實行監督和考核的主要形式，是國家判定一所高校是否合格以及選定重點高校重點學科的重要標準。而檔案則是評估過程中的主要參考依據，因此學校應該針對當前教學評估的需要，積極推進檔案的升級與整理工作的有效開展，以保證資料齊全、管理規范，這樣才能完整地體現高校教育工作過程，進而為高校完善教學設施，提高教學質量，提升辦學水平和管理水平提供巨大的動力。

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